Wybitni eksperci, bogaty program i owocne dyskusje to tylko niektóre z wyznaczników konferencji pt. „Prawne problemy wykorzystywania nowych technologii w administracji publicznej i w wymiarze sprawiedliwości” zorganizowanej przez Wolters Kluwer Polska i Uniwersytet Gdański. O powodzeniu wydarzenia świadczy m.in. to, że zarezerwowane kilkudziesięciominutowe przerwy na debaty okazały się niewystarczające. Wynikało to przede wszystkim z intrygującej tematyki wpisanej w trzy kolejne panele: „Systemy informatyczne w procedurach sądowych i administracyjnych”; „Elektroniczne zasoby informacyjne administracji i wymiaru sprawiedliwości” oraz „Szanse i zagrożenia wykorzystywania systemów informatycznych w administracji i w wymiarze sprawiedliwości”.
Po uroczystym otwarciu konferencji – przez prof. Dariusza Szpopera oraz dr Krzysztofa Grajewskiego (obaj z Uniwersytetu Gdańskiego) – forum rozpoczęło zagadnienie pt. „Elektroniczne postępowanie upominawcze – uwagi de lege ferenda” podjęte przez prof. Jacka Gołaczyńskiego (Uniwersytet Wrocławski) – „Model takiego postępowania opiera się na wzorcach stosowanych w Anglii, Walii czy Niemczech. Dla przykładu, angielski portal rządowy Money Claim Online – związany z sądem rejonowym hrabstwa Northampton – umożliwia elektroniczne wnoszenie pism procesowych i bieżące zapoznanie się z tokiem sprawy przez Internet. Z kolei wprowadzenie płatności przy użyciu karty kredytowej zapewnia identyfikację powoda i stanowi o jego wiarygodności”.
Zalety elektronicznego postępowania upominawczego (EPU) są następujące – „Kluczowym zagadnieniem projektu jest rozpoznawanie spraw przez jeden dla całego kraju tzw. e-sąd, który rozstrzyga sprawy bez względu na wartość przedmiotu sporu oraz rodzaj jego podmiotu (wcześniej zastanawiano się czy postępowanie ograniczyć do jednego trybu np. pomiędzy przedsiębiorcami)” – mówił Gołaczyński. Dodał też, że elektroniczne postępowanie upominawcze dedykowane jest przede wszystkim tzw. powodom masowym – instytucjom, które tygodniowo generują mnóstwo spraw, np. banki, firmy windykacyjne.
Identyfikację elektronicznego formularza zapewnia login i hasło, podpis elektroniczny (jako opcja, a nie obowiązek), PESEL (jest możliwość uzyskania go przez cudzoziemców) oraz regulacja opłaty wyłącznie drogą elektroniczną. Co więcej, nie ma prawnej możliwości załączenia dowodów – „Powód może je wymienić i opisać, ale nie wnosi ich wraz z pozwem” – powiedział Gołaczyński. Wspomniał także, że do pozwu nie dołącza się pełnomocnictwa. Zaproponowano by adwokaci i radcy prawni mieli kody dostępu do Elektronicznego Postępowania Cywilnego na podstawie których będzie dokonywana ich weryfikacja.
Z kolei o strukturze, organizacji i wykorzystaniu Rejestru Zastawów mówił Marek Kulawczyk – Dyrektor Departamentu Centrum Ogólnopolskich Rejestrów Sądowych (CORS) i Informatyzacji Resortu przy Ministerstwie Sprawiedliwości. – „We wrześniu 2008 roku dokonano nowelizacji Rejestru Zastawów (wejdzie w życie 1.01.2009 r.), która zakłada, że zastawnikiem może pozostać dowolna osoba (warunkiem jest posiadanie numeru PESEL) i tylko na terenie Polski. – „Do tej pory takie uprawnienia miały wyłącznie instytucje finansowe i banki”. – tłumaczył Kulawczyk. Dodatkowo, przewidziano wymóg wszczęcia postępowania rejestrowego w ciągu miesiąca od podpisania umowy zastawczej. Kolejnym ułatwieniem jest to, że jednym zastawem można objąć kilka wierzytelności następujących po sobie. Co więcej, przewiduje się, że do 2011 roku wszystkie elementy Rejestru Zastawów będą istniały w postaci elektronicznej.
Sporną kwestią dwu wystąpień okazał się problem posiadania PESELA warunkującego dostęp do EPU i Rejestru Zastawów. „Obowiązek posiadania PESELA przez cudzoziemców jest dla nich utrudnieniem, ale umożliwia wiarygodną weryfikację osoby i tym samym podnosi bezpieczeństwo rejestu” – powiedział Kulawczyk. Nie da się jednak ukryć, że brak jednolitego sposobu rejestracji jednostek i podmiotów gospodarczych w całej Unii Europejskiej stanowi utrudnienie.
„Wpływ informatyzacji administracji publicznej na dostęp do informacji publicznej” to temat wystąpienia prof. Małgorzaty Jaśkowskiej (UKSW) rozpoczynający drugi panel forum. Prof. Jaśkowska zwróciła uwagę na to, że informatyzacja wpływa na poszerzanie się bazy informacji prostych, które stają się ogólnodostępne. Tak jest np. ze wszystkimi Orzeczeniami Sądu Administracyjnego. Niejasny jest jednak sposób udzielania informacji. – „Ustawa mówi jedynie, że kiedy informacja może być niezwłocznie udzielona nie wymaga stosownego wniosku.” – mówiła Jaśkowska. Dodała, że problem pojawia się także wtedy, gdy organ chce obciążyć wnioskodawcę kosztami – „Nałożenie opłaty następuje, gdy jest to czynność, która wynika z mocy prawnej”. Pewne są natomiast dwie kwestie. Pierwsza: dane publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej zwalniają organizacje z udzielania informacji. I druga: rejestry dotyczące spraw gospodarczych są w pełni jawne.
Dr Grzegorz Sibigia z Instytutu Nauk Prawnych PAN w module pt. „Konsekwencje zastosowania technologii informacyjno-telekomunikacyjnych (ICT) dla wykonania obowiązku ochrony informacji – wybrane problemy” – zwrócił uwagę na negatywne aspekty wynikające ze stosowania ICT w administracji. Jak mówił – „ Technologie ICT powodują większe zagrożenie dla ochrony informacji, naruszając jej naturalne bariery przetwarzania. Obszary zagrożenia obejmują m.in. systemy wymiany informacji ogólnodostępnych i korporacyjnych, oprogramowania, bazy danych, sieci rozległe, pojedyncze komputery, użytkownika oraz outsourcing. Dane wymagają więc prawnego zabezpieczenia od strony organizacyjnej, sprzętowej, programowej i formalnej”. Kontrowersyjną kwestią okazał się przede wszystkim coraz bardziej powszechny outsourcing, w którym poziom zagrożenia jest olbrzymi (outsourcer ma jeszcze podwykonawców dysponujących naszymi danymi). Zwrócono jednak uwagę, że w niektórych przypadkach jest on nieodzowny, np. przy hostowaniu stron.
Do powyższego zagadnienia nawiązał prof. Jakub Stelina – prodziekan Wydziały Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego – w wystąpieniu pt. „Zatrudnianie w formie telepracy w urzędach administracji publicznej” inicjującym ostatni blok konferencji. „Wyraźną przeszkodą w stosowaniu telepracy są ograniczenia prawne wynikające z kwestii zachowania poufności” – zaznaczył Stelina. Utrudnienia w stosowaniu telepracy wiążą się głównie z braku regulacji precyzujących, jak kontrolować pracownika, na kim ma spoczywać płacenie i odpowiedzialność za sprzęt itp. Ponadto, wykorzystanie telepracy w urzędach wydaje się znikome.
Problemem budowy społeczeństwa informacyjnego zajęła się prof. Grażyna Szpor (UKSW) w wystąpieniu pt. „Informatyczne narzędzia przetwarzania danych w sądach i urzędach administracji publicznej”. – „Plan Informatyzacji Państwa 2007-2010 ma na celu poszerzanie oferty zdalnego załatwienia spraw, bez użycia nośnika papierowego (w tym e-usług) dla tych, którzy mogą i chcą z niego korzystać.” – mówiła Szpor. – „Trudność informatyzacji wiąże się z radykalną zmianą organizacji pracy. Należałoby także zapewnić przejrzystość i stabilność przepisów prawnych, ustalić wyraźne granice jawności i poufności oraz złagodzić rygory dotyczące e-podpisu”.
Finalny temat – „Dlaczego informatyka w administracji publicznej nie przynosi oczekiwanych efektów ekonomicznych – i co ma do tego prawo? – omówił dr Kajetan Wojsyk – Szef Biura Informatyka Miejskiego w Urzędzie Miasta Częstochowy. Nawiązując do słów prof. Szpor – „Informatyzacja to nie tylko problem technicyzacji, lecz humanizacji pracy” – powiedział – „Jeśli chce się iść do przodu, należy szybko podążać za przemianami. Ważne, by wiadomo, w jakim celu coś się robi, kto ma dany obowiązek wykonywać i w jakim czasie”. Wojsyk podkreślił, że edukowanie pracowników administracyjnych jest konieczne – „Musi powstać naturalny ruch opanowywania nowych technologii. Szczególnie, że uporczywe trwanie przy papierze jako nośniku informacji wynika nie tylko z pewnej tradycji, ale także z tzw. niepiśmienności informatycznej” – powiedział. Wiadome jest, że utrzymanie tradycyjnych archiwów jest bardzo kosztowne i nieekologiczne, a w „e-świecie” nie ma tego problemu – „Informacja nie ma masy, a to co nie ma masy nie angażuje energii”. – powiedział Wojsyk. Dodał też, że jego marzeniem jest by środowisko w którym funkcjonuje cechowało się przemyślanymi działaniami i miało dobrze prosperujące systemy informatyczne.
Konferencja przebiegała pod znakiem mocnych dyskusji na temat konsekwencji praktycznych informatyzacji w administracji i sądownictwie. Prof. dr hab. Jarosław Warylewski – Dziekan Uniwersytetu Gdańskiego – dziękując Gościom i Organizatorom podkreślił, że liczy na to, iż forum wpisze się w kalendarz cyklicznych konferencji i będzie dostrzegane przez środowisko naukowe. Za puentę spotkania można uznać słowa dr Grzegorza Sibigi, który odpowiadając na pytanie – „Co wybierać: bezpieczeństwo czy efektywność?” odpowiedział – „Efektywność, która jest skuteczna i bezpieczna. I właśnie dlatego takie konferencje są potrzebne – by próbować znaleźć złoty środek”.
Po uroczystym otwarciu konferencji – przez prof. Dariusza Szpopera oraz dr Krzysztofa Grajewskiego (obaj z Uniwersytetu Gdańskiego) – forum rozpoczęło zagadnienie pt. „Elektroniczne postępowanie upominawcze – uwagi de lege ferenda” podjęte przez prof. Jacka Gołaczyńskiego (Uniwersytet Wrocławski) – „Model takiego postępowania opiera się na wzorcach stosowanych w Anglii, Walii czy Niemczech. Dla przykładu, angielski portal rządowy Money Claim Online – związany z sądem rejonowym hrabstwa Northampton – umożliwia elektroniczne wnoszenie pism procesowych i bieżące zapoznanie się z tokiem sprawy przez Internet. Z kolei wprowadzenie płatności przy użyciu karty kredytowej zapewnia identyfikację powoda i stanowi o jego wiarygodności”.
Zalety elektronicznego postępowania upominawczego (EPU) są następujące – „Kluczowym zagadnieniem projektu jest rozpoznawanie spraw przez jeden dla całego kraju tzw. e-sąd, który rozstrzyga sprawy bez względu na wartość przedmiotu sporu oraz rodzaj jego podmiotu (wcześniej zastanawiano się czy postępowanie ograniczyć do jednego trybu np. pomiędzy przedsiębiorcami)” – mówił Gołaczyński. Dodał też, że elektroniczne postępowanie upominawcze dedykowane jest przede wszystkim tzw. powodom masowym – instytucjom, które tygodniowo generują mnóstwo spraw, np. banki, firmy windykacyjne.
Identyfikację elektronicznego formularza zapewnia login i hasło, podpis elektroniczny (jako opcja, a nie obowiązek), PESEL (jest możliwość uzyskania go przez cudzoziemców) oraz regulacja opłaty wyłącznie drogą elektroniczną. Co więcej, nie ma prawnej możliwości załączenia dowodów – „Powód może je wymienić i opisać, ale nie wnosi ich wraz z pozwem” – powiedział Gołaczyński. Wspomniał także, że do pozwu nie dołącza się pełnomocnictwa. Zaproponowano by adwokaci i radcy prawni mieli kody dostępu do Elektronicznego Postępowania Cywilnego na podstawie których będzie dokonywana ich weryfikacja.
Z kolei o strukturze, organizacji i wykorzystaniu Rejestru Zastawów mówił Marek Kulawczyk – Dyrektor Departamentu Centrum Ogólnopolskich Rejestrów Sądowych (CORS) i Informatyzacji Resortu przy Ministerstwie Sprawiedliwości. – „We wrześniu 2008 roku dokonano nowelizacji Rejestru Zastawów (wejdzie w życie 1.01.2009 r.), która zakłada, że zastawnikiem może pozostać dowolna osoba (warunkiem jest posiadanie numeru PESEL) i tylko na terenie Polski. – „Do tej pory takie uprawnienia miały wyłącznie instytucje finansowe i banki”. – tłumaczył Kulawczyk. Dodatkowo, przewidziano wymóg wszczęcia postępowania rejestrowego w ciągu miesiąca od podpisania umowy zastawczej. Kolejnym ułatwieniem jest to, że jednym zastawem można objąć kilka wierzytelności następujących po sobie. Co więcej, przewiduje się, że do 2011 roku wszystkie elementy Rejestru Zastawów będą istniały w postaci elektronicznej.
Sporną kwestią dwu wystąpień okazał się problem posiadania PESELA warunkującego dostęp do EPU i Rejestru Zastawów. „Obowiązek posiadania PESELA przez cudzoziemców jest dla nich utrudnieniem, ale umożliwia wiarygodną weryfikację osoby i tym samym podnosi bezpieczeństwo rejestu” – powiedział Kulawczyk. Nie da się jednak ukryć, że brak jednolitego sposobu rejestracji jednostek i podmiotów gospodarczych w całej Unii Europejskiej stanowi utrudnienie.
„Wpływ informatyzacji administracji publicznej na dostęp do informacji publicznej” to temat wystąpienia prof. Małgorzaty Jaśkowskiej (UKSW) rozpoczynający drugi panel forum. Prof. Jaśkowska zwróciła uwagę na to, że informatyzacja wpływa na poszerzanie się bazy informacji prostych, które stają się ogólnodostępne. Tak jest np. ze wszystkimi Orzeczeniami Sądu Administracyjnego. Niejasny jest jednak sposób udzielania informacji. – „Ustawa mówi jedynie, że kiedy informacja może być niezwłocznie udzielona nie wymaga stosownego wniosku.” – mówiła Jaśkowska. Dodała, że problem pojawia się także wtedy, gdy organ chce obciążyć wnioskodawcę kosztami – „Nałożenie opłaty następuje, gdy jest to czynność, która wynika z mocy prawnej”. Pewne są natomiast dwie kwestie. Pierwsza: dane publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej zwalniają organizacje z udzielania informacji. I druga: rejestry dotyczące spraw gospodarczych są w pełni jawne.
Dr Grzegorz Sibigia z Instytutu Nauk Prawnych PAN w module pt. „Konsekwencje zastosowania technologii informacyjno-telekomunikacyjnych (ICT) dla wykonania obowiązku ochrony informacji – wybrane problemy” – zwrócił uwagę na negatywne aspekty wynikające ze stosowania ICT w administracji. Jak mówił – „ Technologie ICT powodują większe zagrożenie dla ochrony informacji, naruszając jej naturalne bariery przetwarzania. Obszary zagrożenia obejmują m.in. systemy wymiany informacji ogólnodostępnych i korporacyjnych, oprogramowania, bazy danych, sieci rozległe, pojedyncze komputery, użytkownika oraz outsourcing. Dane wymagają więc prawnego zabezpieczenia od strony organizacyjnej, sprzętowej, programowej i formalnej”. Kontrowersyjną kwestią okazał się przede wszystkim coraz bardziej powszechny outsourcing, w którym poziom zagrożenia jest olbrzymi (outsourcer ma jeszcze podwykonawców dysponujących naszymi danymi). Zwrócono jednak uwagę, że w niektórych przypadkach jest on nieodzowny, np. przy hostowaniu stron.
Do powyższego zagadnienia nawiązał prof. Jakub Stelina – prodziekan Wydziały Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego – w wystąpieniu pt. „Zatrudnianie w formie telepracy w urzędach administracji publicznej” inicjującym ostatni blok konferencji. „Wyraźną przeszkodą w stosowaniu telepracy są ograniczenia prawne wynikające z kwestii zachowania poufności” – zaznaczył Stelina. Utrudnienia w stosowaniu telepracy wiążą się głównie z braku regulacji precyzujących, jak kontrolować pracownika, na kim ma spoczywać płacenie i odpowiedzialność za sprzęt itp. Ponadto, wykorzystanie telepracy w urzędach wydaje się znikome.
Problemem budowy społeczeństwa informacyjnego zajęła się prof. Grażyna Szpor (UKSW) w wystąpieniu pt. „Informatyczne narzędzia przetwarzania danych w sądach i urzędach administracji publicznej”. – „Plan Informatyzacji Państwa 2007-2010 ma na celu poszerzanie oferty zdalnego załatwienia spraw, bez użycia nośnika papierowego (w tym e-usług) dla tych, którzy mogą i chcą z niego korzystać.” – mówiła Szpor. – „Trudność informatyzacji wiąże się z radykalną zmianą organizacji pracy. Należałoby także zapewnić przejrzystość i stabilność przepisów prawnych, ustalić wyraźne granice jawności i poufności oraz złagodzić rygory dotyczące e-podpisu”.
Finalny temat – „Dlaczego informatyka w administracji publicznej nie przynosi oczekiwanych efektów ekonomicznych – i co ma do tego prawo? – omówił dr Kajetan Wojsyk – Szef Biura Informatyka Miejskiego w Urzędzie Miasta Częstochowy. Nawiązując do słów prof. Szpor – „Informatyzacja to nie tylko problem technicyzacji, lecz humanizacji pracy” – powiedział – „Jeśli chce się iść do przodu, należy szybko podążać za przemianami. Ważne, by wiadomo, w jakim celu coś się robi, kto ma dany obowiązek wykonywać i w jakim czasie”. Wojsyk podkreślił, że edukowanie pracowników administracyjnych jest konieczne – „Musi powstać naturalny ruch opanowywania nowych technologii. Szczególnie, że uporczywe trwanie przy papierze jako nośniku informacji wynika nie tylko z pewnej tradycji, ale także z tzw. niepiśmienności informatycznej” – powiedział. Wiadome jest, że utrzymanie tradycyjnych archiwów jest bardzo kosztowne i nieekologiczne, a w „e-świecie” nie ma tego problemu – „Informacja nie ma masy, a to co nie ma masy nie angażuje energii”. – powiedział Wojsyk. Dodał też, że jego marzeniem jest by środowisko w którym funkcjonuje cechowało się przemyślanymi działaniami i miało dobrze prosperujące systemy informatyczne.
Konferencja przebiegała pod znakiem mocnych dyskusji na temat konsekwencji praktycznych informatyzacji w administracji i sądownictwie. Prof. dr hab. Jarosław Warylewski – Dziekan Uniwersytetu Gdańskiego – dziękując Gościom i Organizatorom podkreślił, że liczy na to, iż forum wpisze się w kalendarz cyklicznych konferencji i będzie dostrzegane przez środowisko naukowe. Za puentę spotkania można uznać słowa dr Grzegorza Sibigi, który odpowiadając na pytanie – „Co wybierać: bezpieczeństwo czy efektywność?” odpowiedział – „Efektywność, która jest skuteczna i bezpieczna. I właśnie dlatego takie konferencje są potrzebne – by próbować znaleźć złoty środek”.