Nowe rozporządzenie może ułatwić życie ponad 14 mln obywateli UE, którzy mieszkają w innym państwie członkowskim niż kraj, z którego pochodzą. Załatwiając różne sprawy urzędowe w kraju zamieszkania często trzeba uzyskać pieczęć (tzw. apostille) poświadczającą autentyczność dokumentów urzędowych, takich jak akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu.
Zgodnie z nowym rozporządzeniem taka pieczęć i procedury biurokratyczne związane z jej uzyskaniem nie będą już wymagane przy przedstawianiu dokumentów urzędowych wydanych w innym kraju UE. Dokumenty urzędowe (np. akty urodzenia, akty małżeństwa lub zaświadczenie o braku wpisu w rejestrze karnym) wydane w jednym z państw Unii, muszą zostać uznane za autentyczne w innym państwie członkowskim bez poświadczającej tę autentyczność pieczęci.
Rozporządzenie znosi także obowiązek dostarczania w każdej sytuacji kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem i uwierzytelnionego tłumaczenia takich dokumentów urzędowych. Będzie można dołączać do dokumentów – jako pomoc translatorską – wielojęzyczne standardowe formularze dostępne we wszystkich językach urzędowych UE, aby w ten sposób uniknąć konieczności tłumaczenia dokumentów na inny język.
Przewidziano także zabezpieczenia mające zapobiec nadużyciom. W przypadku gdy organ przyjmujący dokument urzędowy będzie miał uzasadnione wątpliwości co do jego autentyczności, będzie mógł ją zweryfikować, kontaktując się z odpowiednim organem drugiego państwa za pośrednictwem specjalnej platformy informatycznej – systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI).
Przepisy dotyczą określonych kategorii dokumentów urzędowych, mających na celu stwierdzenie narodzin, pozostawania przy życiu, zgonu, potwierdzenia imienia i nazwiska, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia takiego związku i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), rozwiązania związku partnerskiego, separacji partnerów i unieważnienia związku, pochodzenia dziecka, przysposobienia, stwierdzenia miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa oraz potwierdzenia braku wpisu do rejestru karnego.
Rozporządzenie obejmuje też dokumenty wymagane do potwierdzenia prawa do głosowania i kandydowania w wyborach lokalnych i w wyborach do Parlamentu Europejskiego.
Standardowe, wielojęzyczne formularze, które zastąpią tłumaczenie, będą dołączane do aktów urodzenia, aktów zgonu, dokumentów, potwierdzających pozostawanie przy życiu, dokumentów dotyczących małżeństwa oraz związku partnerskiego, miejsca pobytu i zamieszkania oraz braku wpisu w rejestrze karnym.
Europosłowie dodali do rozporządzenia klauzulę rewizyjną, dzięki której lista dokumentów objętych nowymi przepisami będzie mogła zostać rozszerzona np. o dyplomy uniwersyteckie czy świadectwa o niepełnosprawności.
"Lista dokumentów ma szansę w kolejnych latach się wydłużyć. Jeśli nowy system sprawdzi się wobec podstawowych dokumentów urzędowych, być może również kolejne kategorie dokumentów, jak dyplomy czy akty własności, znajdą się na liście" - wskazał europoseł PO Tadeusz Zwiefka, członek komisji prawnej PE.
Jak ocenił, nowe przepisy "wychodzą naprzeciw oczekiwaniom obywateli, by ich codzienne życie i kontakty z urzędami państw członkowskich stały się prostsze".
Kraje unijne będą mieć dwa i pół roku na przyjęcie niezbędnych rozwiązań, umożliwiających bezproblemowe stosowanie rozporządzenia. W pełni ma ono obowiązywać od 2019 roku.
Anna Widzyk (PAP)