Opinię taką prawniczka wygłosiła podczas zorganizowanej w miniony piątek konferencji Legal Market Day.
 
Jak mówiła, jej kancelaria specjalizuje się w prawach własności intelektualnej i pracuje zarówno dla tych, którzy tworzą dobra niematerialne, dla artystów, przedsiębiorców, producentów muzycznych, producentów filmowych, firm informatycznych, ale także dla tych, którzy korzystają z takich dóbr, a więc przedsiębiorców, którzy zamawiają kampanie reklamowe, czy choćby stworzenie swojego logo. – To są klienci wymagający, kreatywni, ale też trochę „odformalizowani”. Oni często oczekują, by spotkania odbywały się na przykład na planie filmowym, zdarza się, że w niestandardowych godzinach. Bywamy w różnych miejscach i musimy w nich wykonywać swoją pracę. A do tego własność intelektualna nie zna granic, co często wymaga współpracy w środowisku międzynarodowym. To wymaga rozwiązań technicznych, które ci partnerzy znają i do których mają zaufanie. To jest potrzebne także do tego, że często przekazujemy pojemne pliki z dokumentami, z nagranymi filmami, z ciężkimi grafikami, także osobom spoza kancelarii – opowiadała.

Jak podkreślała, jej kancelaria korzysta z kilku programów wspierających pracę prawników, w tym z systemu informacji prawnej LEX, z elektronicznego dostępu do dokumentów sądowych, ze specjalnego programu do monitorowania znaków towarowych oraz z Kleosa, na który to system zwróciła szczególną uwagę w kontekście efektywności pracy zespołu kancelarii. Jak mówiła, jest to system nie wymagający wdrażania w kancelarii ani specjalnych przygotowań, ponieważ korzystanie z niego możliwe jest po wykupieniu dostępu do specjalnej bazy. Wykupienie przez kancelarię odpowiedniej liczby dostępów pozwala jej na przejście ze swoją pracą do tego systemu.


 
Kleos connect, czyli dobra komunikacja
Ta funkcjonalność systemu polega na możliwości przekazywania plików z dedykowanej kancelarii bazy w Kleosie. – Kiedy jeszcze nie używaliśmy Kleosa, często trudno było przekazać jakieś większe lub bardzo ciężkie pliki, nie raz trzeba było zamawiać kuriera, żeby zawiózł klientowi materiały na jakimś nośniku. Gdy korzystam z Kleos connect wygląda to tak, że klient otrzymuje ode mnie powiadomienie, że jakieś pliki zostały mu udostępnione i on ze swego komputera wchodzi jako gość do naszej bazy dokumentów w Kleosie. Może pobrać wskazany plik, otworzyć go, a przekazanie tego pliku jest bezpieczne – mówiła Małgorzata Gradek-Lewandowska.
 
Kancelaria w telefonie
Aplikację Kleosa można pobrać na urządzenie mobilne, co pozwala z telefonu, praktycznie w każdym miejscu „wejść do kancelarii”, otworzyć każdy dokument, każdy mail, każde zadanie, zrobić to, co w tradycyjnym modelu było możliwe tylko przebywając w biurze. – Walory mobilności Kleosa najbardziej doceniłam wtedy, gdy kilka lat temu przebywając pod koniec grudnia na urlopie 2 tys. km od kraju odebrałam telefon od klienta, który poinformował mnie, że nagrywa właśnie świąteczny program i okazało się, że nikt nie ma ze sobą umowy, a nastąpił zbiorowy bunt statystów, którzy odmówili udziału w zdjęciach. Czas telewizyjny wykupiony, wszystko przygotowane i nikt nie wie, czego może od nich wymagać, w tym czy są podpisane zgodny na wykorzystanie wizerunku. Potrzebowałam 15 minut żeby zalogować się do Kleosa na swoim telefonie, wyszukać odpowiedni dokument i oddzwonić do klienta, że co trzeba mają w umowie zapisane, a potem przesłać mu ten dokument, żeby mógł go tym zbuntowanym statystom pokazać. To był późny wieczór między świętami, nikogo nie było w kancelarii, a można było coś takiego załatwić – opowiada Małgorzata Gradek-Lewandowska. I podkreśla korzyści z takiej trybu pracy, ale też zastrzega, że czasem bywa to uciążliwe. – Bo klienci wiedzą, że ja mam kancelarię praktycznie w kieszeni i czasem to wykorzystują, ale to już efekt uboczny jednak bardzo korzystnego rozwiązania.

Wirtualny segregator
Inną funkcjonalnością Kleosa, którą chwaliła prawniczka podczas konferencji, jest baza spraw, czyli „wirtualny segregator” utworzony w systemie dla każdej sprawy prowadzonej przez kancelarię. Są tam podpięte dokumenty, kontakty, maile, wszystko związane z daną sprawą. Mogą być tam zapisywane poszczególne czynności związane z daną sprawą, a szczegóły sprawy pojawiają się w każdym module, ponieważ wszystkie te informacje, włącznie z telefonem i innymi kontaktami wiązane są z tą sprawą. Jak mówi Małgorzata Gradek-Lewandowska, to ułatwia monitorowanie sprawy, wykonywanie kolejnych czynności, przygotowywanie kolejnych dokumentów, generowanie raportów i sprawozdań.
Jako bezcenną funkcjonalność, szczególnie z punktu widzenia osoby zarządzającej kancelarią,  Małgorzata Gradek-Lewandowska traktuje możliwość przydzielania i tworzenia zadań. – Te zadania dedykujemy pracownikom, sami sobie tworzymy terminy wykonania, możemy je przekazywać, nad jednym zadaniem może pracować kilka osób - mówi.

Kleos dopilnuje terminów
Jak podkreślała prawniczka, jednym z trudniejszych elementów pracy kancelarii jest pilnowanie terminów procesowych, spotkań z klientami, terminów umownych, wchodzących w życie i tracących ważność przepisów. - Jeśli taki termin zapiszemy w Kleosie, to system już będzie o nim pamiętać i w odpowiednim czasie nam przypominać. Możemy też tworzyć tzw. zadania terminowe, czyli wpisać jakiś termin i wyznaczyć z jakim wyprzedzeniem system ma mi przypomnieć, że mam w związku z tym coś przygotować. Na przykład, że mam jeszcze tylko trzy dni na złożenie apelacji. To duża pomoc – mówiła.

System podsumuje i oceni prace
Kleos może przygotowywać raporty o pracach wykonywanych w kancealarii. – Jeśli chcemy znać efektywność pracy w kancelarii to dobrze wiedzieć, ile czasu poświęciliśmy na daną sprawę, ile włożyliśmy w to pracy, jak bardzo obciążeni są pracownicy, jak rozkładają się proporcje w tej dziedzinie. Kleos zbiera te dane z różnych źródeł, ponieważ współpracuje z Officem i Excelem – mówiła Małgorzata Gradek-Lewandowska. Podkreślając jednocześnie, że to tylko część możliwości tego systemu.