Czego sądy powszechne mogą nauczyć się z doświadczeń KRZ?
Portal Informacyjny przestaje być jedynie miejscem, w którym można sprawdzić stan sprawy, i zaczyna stawać się narzędziem komunikacji procesowej z sądem. To dobry kierunek. Doświadczenia Krajowego Rejestru Zadłużonych pokazują jednak, że prawdziwym wyzwaniem nie jest już samo przeniesienie postępowania do internetu. Znacznie trudniejsze jest stworzenie spójnego środowiska cyfrowego, w którym poszczególne systemy współpracują ze sobą, rozwiązania techniczne odpowiadają konstrukcjom procesowym, a informatyzacja rzeczywiście upraszcza postępowanie zamiast tworzyć nowe wymagania formalne – pisze sędzia Błażej Jaracz z Sądu Rejonowego dla Łodzi-Śródmieścia.
Polskie sądownictwo znajduje się dziś w szczególnym momencie procesu cyfryzacji. Od 1 marca 2026 r. Portal Informacyjny Sądów Powszechnych pełni również funkcję elektronicznego biura podawczego, umożliwiając wnoszenie określonych pism procesowych przez profesjonalnych pełnomocników. Ponadto od 1 czerwca 2026 r. obywatele i przedsiębiorcy mogą zdecydować się na doręczanie im pism sądowych za pośrednictwem tego portalu. Ministerstwo Sprawiedliwości jako cel na lata 2026–2027 wskazuje stworzenie jednolitego punktu dostępu do wnoszenia pism, odbioru doręczeń i przeglądania akt sprawy.
Kierunek ten należy ocenić jako naturalny. Trudno wyobrazić sobie nowoczesny wymiar sprawiedliwości, w którym podstawowym sposobem komunikacji między sądem a profesjonalnym pełnomocnikiem pozostaje papierowa przesyłka, a dostęp do akt wymaga wizyty w czytelni. Warto jednak wykorzystać doświadczenia systemu, który podobną drogę przeszedł już wcześniej. Tym systemem jest Krajowy Rejestr Zadłużonych.
Czytaj: Sędzia Przybylska-Lewandowska: Cyfryzacja sądów mogłaby pomóc także przy karze łącznej>>
Od 1 października 2029 r. pełnomocnik obowiązkowo będzie wnosił pisma przez portal sądowy>>
Cyfryzacja jest potrzebna, ale sposób jej wdrożenia ma znaczenie
Krajowy Rejestr Zadłużonych stanowi jeden z najważniejszych przykładów informatyzacji postępowań sądowych w Polsce. Choć jego nazwa może sugerować przede wszystkim funkcję informacyjną, w rzeczywistości jest on rozbudowanym środowiskiem teleinformatycznym, za pośrednictwem, którego prowadzone są postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne. System umożliwia wnoszenie pism i dokumentów, dokonywanie doręczeń, publikowanie obwieszczeń i orzeczeń, dostęp do akt oraz wykonywanie licznych czynności procesowych.
Doświadczenia związane z funkcjonowaniem KRZ pozwalają dostrzec istotną prawidłowość: pozytywna ocena samej idei cyfryzacji postępowań sądowych nie musi oznaczać równie pozytywnej oceny sposobu jej wdrożenia. Potwierdzają to wyniki przeprowadzonych przeze mnie badań ankietowych wśród zawodowych użytkowników KRZ. Respondenci wysoko oceniali korzyści wynikające z elektronizacji postępowań, w szczególności łatwiejszy dostęp do informacji, zwiększenie jawności postępowania oraz funkcjonowanie elektronicznej Tablicy Obwieszczeń. Znacznie więcej zastrzeżeń budziły natomiast poszczególne rozwiązania techniczne i funkcjonalne zastosowane w systemie.
Szczególnie wymowne są wyniki dotyczące interfejsu KRZ. W badaniu obejmującym sędziów i asesorów sądowych jego czytelność i intuicyjność oceniono średnio na zaledwie 4,42 w skali od 1 do 10, natomiast wśród doradców restrukturyzacyjnych średnia ocena wyniosła 4,00. Ponadto wśród najczęściej podnoszonych zastrzeżeń związanych z funkcjonowaniem systemu podnoszono jego awaryjność, częste pracy serwisowe oraz ograniczoną funkcjonalność formularzy.
Wyniki te prowadzą do istotnego wniosku dla dalszej cyfryzacji sądownictwa. Samo udostępnienie możliwości elektronicznego prowadzenia postępowania nie przesądza jeszcze o sukcesie informatyzacji. Równie istotne jest zapewnienie, aby system był intuicyjny, niezawodny i rzeczywiście ułatwiał wykonywanie czynności procesowych. Doświadczenia KRZ pokazują zatem, że należy wyraźnie odróżnić zasadność kierunku reformy od jakości jej realizacji.
Największym zagrożeniem jest cyfrowa fragmentacja
Mówiąc o dalszej cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości, należy postawić podstawową tezę: cyfrowy wymiar sprawiedliwości nie może być zbiorem osobnych systemów teleinformatycznych.
Z perspektywy obywatela nie ma większego znaczenia, który podmiot odpowiada za stworzenie określonego systemu, na podstawie jakiej ustawy został on utworzony ani gdzie technicznie przechowywane są dane. Osoba, która chce załatwić sprawę w sądzie, powinna otrzymać jeden spójny sposób komunikowania się z wymiarem sprawiedliwości. Tymczasem coraz łatwiej wyobrazić sobie sytuację, w której uczestnik obrotu prawnego musi znać zasady funkcjonowania kilku odrębnych środowisk elektronicznych: Portalu Informacyjnego, KRZ, systemów związanych z Krajowym Rejestrem Sądowym oraz kolejnych publicznych usług cyfrowych.
Problem nie sprowadza się przy tym do konieczności posiadania kilku kont czy stosowania różnych sposobów logowania. W tym zakresie coraz większą rolę mogą odgrywać wspólne mechanizmy identyfikacji i uwierzytelniania użytkownika, w tym rozwiązania wykorzystywane w ramach mObywatela. Znacznie istotniejsze są różnice dotyczące wyglądu interfejsu, sposobu wnoszenia pism, podpisywania dokumentów, uzyskiwania dostępu do sprawy, odbierania korespondencji, ustalania początku biegu terminów czy potwierdzania skutecznego dokonania określonej czynności.
Dobrym przykładem są różnice pomiędzy poszczególnymi modelami doręczeń elektronicznych. W modelu przewidzianym w art. 131¹ k.p.c. odbiór pisma następuje co do zasady z chwilą pierwszego uwierzytelnienia się użytkownika na koncie po umieszczeniu na nim pisma. W postępowaniu upadłościowym samo uwierzytelnienie się w systemie KRZ nie jest wystarczające, a odebranie pisma wymaga oznaczenia jego odbioru przez uwierzytelnionego uprawnionego użytkownika. Z kolei w przypadku doręczeń za pośrednictwem Portalu Informacyjnego odbiór pisma następuje przez wywołanie funkcji „Odbierz” w module „Moje doręczenia”. Już na przykładzie jednej czynności procesowej widoczne jest zatem funkcjonowanie odmiennych mechanizmów technicznych prowadzących do zbliżonego skutku procesowego.
Jeżeli każda dziedzina postępowania otrzyma własne rozwiązania i własną logikę obsługi, państwo przerzuci na obywatela ciężar integracji systemów, które samo stworzyło. Docelowo powinno być dokładnie odwrotnie: integracja powinna następować po stronie państwa, a nie po stronie użytkownika.
System teleinformatyczny staje się częścią procedury
Doświadczenie KRZ prowadzi również do drugiego, być może jeszcze ważniejszego wniosku. W postępowaniu elektronicznym system teleinformatyczny przestaje być wyłącznie technicznym narzędziem służącym wykonaniu norm procesowych. W praktyce sam zaczyna współkształtować sposób ich realizacji. Najlepiej widać to na przykładzie wcześniej wskazanych doręczeń.
W tradycyjnym postępowaniu sposób doręczenia korespondencji określały przede wszystkim przepisy proceduralne. W środowisku elektronicznym równie istotne staje się to, komu system pozwala odebrać dokument, jak identyfikuje takiego użytkownika i jakie zdarzenie techniczne uznaje za odbiór pisma.
W KRZ odbioru pisma nie musi dokonać osobiście właściciel konta. Może dokonać go również odpowiednio uprawniony i uwierzytelniony użytkownik działający na jego koncie. Czynność techniczna wykonana przez konkretną osobę w systemie może zatem prowadzić do powstania skutku procesowego wobec innego podmiotu. Jeżeli natomiast pismo nie zostanie odebrane, po upływie ustawowego terminu może nastąpić skutek doręczenia niezależnie od faktycznego zapoznania się adresata z dokumentem. To pokazuje, że obecnie takie pojęcia jak „konto”, „uprawniony użytkownik”, „administrator konta” czy „uwierzytelnienie” nie są jedynie terminologią informatyczną, tylko mogą mieć bezpośrednie znaczenie dla realizacji prawa procesowego.
Podobnie jest z formularzami elektronicznymi. Samo ich wprowadzenie należy uznać za krok w dobrym kierunku. Właściwie zaprojektowany formularz, w teorii powinien prowadzić użytkownika przez kolejne elementy pisma, ograniczać liczbę błędów, tym samym ułatwiając komunikację procesową z sądem. Doświadczenia KRZ pokazują jednak, że osiągnięcie tego celu nie jest proste. W przeprowadzonym przeze mnie badaniu funkcjonalność formularzy dostępnych w KRZ została oceniona przez sędziów i asesorów sądowych średnio na zaledwie 3,29 w skali od 1 do 10, a przez doradców restrukturyzacyjnych na 5,28. Co znamienne, sama możliwość elektronicznego wnoszenia pism była oceniana znacznie lepiej.
Formularz elektroniczny ma sens tylko wtedy, gdy rzeczywiście upraszcza dokonanie czynności procesowej. Jeżeli wymaga od użytkownika odnalezienia nieintuicyjnych pól, dostosowania dokumentów do nieoczywistych ograniczeń technicznych albo ustalenia metodą prób i błędów, w jaki sposób skutecznie przekazać sądowi określoną informację, zamiast zmniejszać formalizm, rodzi skutek odwrotny. Ma to szczególne znaczenie w przypadku nieprofesjonalnych uczestników postępowania, dla których formularz powinien być przede wszystkim przewodnikiem po czynności procesowej, a nie dodatkowym źródłem bariery w kontakcie z sądem.
Można zatem uchwalić bardzo dobrą regulację procesową, ale jeżeli system teleinformatyczny nie pozwala na jej intuicyjne i jednoznaczne wykonanie, problem prawny nie znika, a zmienia jedynie swoją postać. Dlatego przy tworzeniu cyfrowej procedury legislator, sędzia, pełnomocnik oraz projektant systemu nie mogą działać niezależnie od siebie. System powinien być od początku projektowany i testowany z udziałem osób, które później będą wykonywały w nim rzeczywiste czynności procesowe.
Cyfryzacja nie powinna prowadzić do podwójnego obiegu dokumentów
Kolejnym błędem byłoby uznanie, że cyfryzacja została zakończona w momencie, w którym papierowy dokument zastąpimy plikiem PDF. Doświadczenia KRZ pokazują, że niepełna elektronizacja może prowadzić wręcz do powstania podwójnego obiegu dokumentacji. W określonych sytuacjach dokument pojawia się w aktach elektronicznych, ale jego papierowy oryginał nadal musi być przechowywany w odrębnym zbiorze dokumentów. Zamiast eliminować papierowy obieg dokumentacji, system elektroniczny zaczyna więc funkcjonować równolegle z nim.
Dobrym przykładem jest art. 216a ust. 1e pr. up., który w przypadku dołączenia do pisma elektronicznej kopii dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej nakłada obowiązek złożenia w sądzie jego oryginału albo odpowiednio poświadczonego odpisu, i to bez wezwania, w terminie zaledwie trzech dni. Obowiązek ten powstaje niezależnie od tego, czy autentyczność dokumentu lub zgodność jego elektronicznej kopii z oryginałem budzi jakiekolwiek wątpliwości.
Oczywiście nie sposób całkowicie wyeliminować konieczności posługiwania się dokumentami papierowymi. Trudno jednak znaleźć racjonalne uzasadnienie dla rozwiązania, które wymaga od uczestnika postępowania najpierw zeskanowania dokumentu i wprowadzenia go do systemu, a następnie fizycznego dostarczenia tego samego dokumentu do sądu, nawet jeżeli nikt nie kwestionuje jego wiarygodności. Rozwiązanie takie generuje dodatkowe obowiązki zarówno po stronie uczestników postępowania, jak i pracowników sądów, a ponadto zwiększa koszty przechowywania i archiwizacji dokumentacji.
Znacznie bardziej racjonalne byłoby przyjęcie zasady, zgodnie z którą obowiązek przedstawienia papierowego oryginału dokumentu powstawałby dopiero na żądanie sądu lub w razie zakwestionowania zgodności elektronicznej kopii z oryginałem. Cyfryzacja powinna bowiem prowadzić do eliminowania zbędnych czynności, a nie do ich mnożenia. Samo przeniesienie części dokumentacji do systemu teleinformatycznego nie stanowi jeszcze rzeczywistego usprawnienia postępowania, jeżeli jednocześnie zachowujemy wszystkie obowiązki charakterystyczne dla tradycyjnego, papierowego modelu prowadzenia akt.
Cyfryzacja nie może prowadzić do cyfrowego wykluczenia z sądu
Dalsza elektronizacja postępowań rodzi jeszcze jeden problem, którym jest wykluczenie cyfrowe. Prawo do sądu nie może być w praktyce uzależnione od tego, czy obywatel posiada odpowiedni sprzęt, środek identyfikacji elektronicznej i wystarczające kompetencje, aby samodzielnie poruszać się w rozbudowanym systemie teleinformatycznym.
Co istotne, wykluczenie cyfrowe nie oznacza wyłącznie braku dostępu do internetu. Użytkownik może posiadać komputer i smartfon, a mimo to mieć trudności z założeniem konta, uwierzytelnieniem się, złożeniem podpisu elektronicznego, odnalezieniem właściwego formularza, dołączeniem dokumentów albo ustaleniem, czy określona czynność rzeczywiście została skutecznie dokonana. W tym kontekście warto przytoczyć najnowsze dane Komisji Europejskiej. Zgodnie z nimi w 2025 r. jedynie 50,4% mieszkańców Polski posiadało co najmniej podstawowe kompetencje cyfrowe, podczas gdy średnia dla całej Unii Europejskiej wynosiła 60,4%. Oznacza to, że pomimo postępującej cyfryzacji znaczna część społeczeństwa nadal nie dysponuje umiejętnościami pozwalającymi na swobodne korzystanie z usług cyfrowych.
W przypadku postępowania sądowego konsekwencje niedostatecznej zdolności do obsługi systemu mogą mieć przy tym doniosłe skutki takie jak uchybienia terminowi, nieskuteczne wniesienie pisma albo powstanie skutku doręczenia. Doświadczenie KRZ pokazuje dlatego, że pełna cyfryzacja nie może oznaczać prostego zamknięcia wszystkich tradycyjnych kanałów komunikacji. W szczególności w odniesieniu do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej potrzebne jest zachowanie alternatywnych sposobów dokonywania określonych czynności procesowych. Nie oznacza to rezygnacji z cyfryzacji. Jest to raczej konieczny mechanizm bezpieczeństwa pozwalający pogodzić rozwój postępowania elektronicznego z rzeczywistym prawem dostępu do sądu.
Praktyka prawnicza zorientowana na klienta – co to oznacza w praktyce? - czytaj w LEX >
Jednocześnie rozwiązania te powinny być projektowane racjonalnie i prowadzić do sytuacji, w której działanie poza systemem będzie wyjątkiem, a nie regułą. Ponadto dobrze funkcjonujący system sam powoduje, że uczestnicy z chęcią korzystają z jego funkcjonalności. Dobrym przykładem w tym zakresie jest wcześniej już wskazany mObywatel lub program e-PIT, które upowszechniły się nie tylko dlatego, że są dostępne, lecz przede wszystkim dlatego, że realnie upraszczają kontakt obywatela z państwem.
W przyszłości należałoby więc odejść od prostego pytania: „kto może nie korzystać z systemu?”, na rzecz pytania: jak zaprojektować postępowanie elektroniczne, aby obowiązkowa cyfryzacja nie pozbawiała nikogo realnej możliwości skutecznego działania przed sądem i jednocześnie zachęciła osoby do korzystania z systemu?
Jeden punkt dostępu zamiast kolejnych portali
Z punktu widzenia użytkownika optymalny model powinien być prosty. Po zalogowaniu w jednym miejscu uczestnik postępowania powinien widzieć swoje sprawy, móc złożyć pismo, odebrać korespondencję, uzyskać dostęp do akt i orzeczeń oraz sprawdzić, jakie czynności zostały dokonane i jakie terminy aktualnie biegną. Nie powinno mieć dla niego znaczenia, czy technicznie dane pochodzą z jednego, pięciu czy kilkunastu systemów działających po stronie administracji.
Nie oznacza to konieczności zbudowania jednego gigantycznego systemu informatycznego dla całego wymiaru sprawiedliwości. Poszczególne systemy mogą funkcjonować niezależnie na poziomie technicznym. Z perspektywy użytkownika powinny jednak tworzyć jeden ekosystem cyfrowego sądu, oparty na wspólnych zasadach identyfikacji, komunikacji, podpisywania dokumentów, doręczeń oraz dostępu do akt.
Dlatego szczególnie istotna jest zapowiedź stworzenia jednolitego punktu dostępu do pism, doręczeń i akt sądowych. Jeżeli ma on jednak spełnić swoją funkcję, nie powinien stać się po prostu kolejnym portalem ustawionym obok już istniejących rozwiązań, tylko być miejscem integrującym cały cyfrowy kontakt obywatela z sądownictwem.
Cyfrowy sąd powinien być niewidoczny
Paradoksalnie najlepszy system teleinformatyczny jest takim systemem, o którym użytkownik nie musi zbyt wiele wiedzieć. Nie powinien zastanawiać się, przez który portal ma dokonać czynności, gdzie znajduje się dokument, czy musi ponownie wprowadzić dane znane już państwu, jaka instytucja administruje konkretną bazą ani dlaczego w dwóch rodzajach postępowań podobna czynność wykonywana jest w zupełnie inny sposób. Dlatego sukcesu cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości nie należy mierzyć liczbą uruchomionych systemów, formularzy czy nowych funkcjonalności tylko tym, czy postępowanie stało się prostsze dla uczestnika i sprawniejsze dla sądu.
KRZ pokazał, że prowadzenie postępowania sądowego na szeroką skalę w środowisku cyfrowym jest możliwe. Pokazał również coś równie ważnego: informatyzacja nie usuwa problemów proceduralnych, lecz często przenosi je na nowy poziom czy to interfejsu, uprawnień użytkowników, formularzy, czy też ogólnego sposobu działania systemu.
Dzisiaj, kiedy cyfryzacja zaczyna obejmować kolejne obszary sądownictwa powszechnego, warto potraktować doświadczenia KRZ nie jako problem jednej wyspecjalizowanej gałęzi postępowania, lecz jako laboratorium, z którego można korzystać w ramach dalszych eksperymentów związanych z tworzeniem cyfrowego wymiaru sprawiedliwości.
Czytaj też w LEX: Phishing w kancelariach – jak z nim walczyć? >
