Zakup lokalu przed rejestracją do VAT - czy można zaktualizować VAT-R i odliczyć podatek z wcześniejszych faktur?
Można zaktualizować zgłoszenie VAT-R, wskazać wcześniejszy okres rozliczeniowy oraz odliczyć VAT od wydatków poniesionych przed formalną rejestracją, jeżeli już w momencie ich ponoszenia podatnik działał z zamiarem wykonywania czynności opodatkowanych. Brak numeru NIP oraz wskazanie danych obojga małżonków na fakturach nie pozbawiają prawa do odliczenia, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów ustawowych.
W lutym 2024 r. wspólnie z żoną nabyłem od dewelopera lokal użytkowy z przeznaczeniem na odpłatny wynajem przedsiębiorcom, opodatkowany VAT. Pierwszą fakturę zaliczkową otrzymałem w lutym 2024 r. Faktury dokumentujące zakup zostały wystawione na dane moje i żony, jednak nie zawierają mojego numeru NIP. Lokal będzie wykorzystywany wyłącznie do czynności opodatkowanych, a działalność w zakresie wynajmu będę prowadził samodzielnie. W październiku 2026 r. zarejestrowałem się jako czynny podatnik VAT. Przez pomyłkę wskazałem w zgłoszeniu VAT-R październik 2026 r. jako pierwszy okres rozliczeniowy, zamiast lutego 2024 r., w którym poniosłem pierwsze wydatki inwestycyjne. Po wykryciu błędu złożyłem aktualizację VAT-R, wskazując luty 2024 r., oraz zaległe deklaracje VAT, w których wykazałem podatek naliczony z faktur otrzymanych przed rejestracją. Czy mogłem zaktualizować zgłoszenie VAT-R, wskazać luty 2024 r. jako pierwszy okres rozliczeniowy oraz odliczyć VAT z faktur wystawionych przed rejestracją, mimo braku numeru NIP i wskazania na nich danych obojga małżonków? - pyta Czytelnik.
Moim zdaniem mógł Pan zaktualizować zgłoszenie VAT-R, wskazać wcześniejszy okres rozliczeniowy oraz odliczyć VAT od wydatków poniesionych przed formalną rejestracją, jeżeli już w momencie ich ponoszenia działał Pan z zamiarem wykonywania czynności opodatkowanych. Brak numeru NIP oraz wskazanie danych obojga małżonków na fakturach nie pozbawiają Pana prawa do odliczenia, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów ustawowych.
Status podatnika VAT a formalna rejestracja
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przysługuje Panu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. Podstawowym warunkiem odliczenia jest zatem związek poniesionych wydatków z działalnością opodatkowaną.
W przedstawionej sytuacji lokal użytkowy został zakupiony z zamiarem wykorzystywania go do odpłatnego najmu na rzecz przedsiębiorców. Planowane usługi będą opodatkowane VAT i nie będą korzystały ze zwolnienia. Oznacza to, że już w momencie ponoszenia wydatków inwestycyjnych istniał związek pomiędzy zakupem nieruchomości a przyszłymi czynnościami opodatkowanymi.
Należy przy tym odróżnić moment uzyskania statusu podatnika VAT od formalnej rejestracji jako podatnik VAT czynny. Z art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o VAT wynika bowiem, że działalność gospodarcza obejmuje również wykorzystywanie towarów w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Status podatnika VAT może Pan zatem uzyskać już na etapie przygotowywania działalności, w szczególności w momencie ponoszenia pierwszych wydatków inwestycyjnych.
Samo dokonanie rejestracji w późniejszym terminie nie oznacza, że wcześniejsze zakupy zostały dokonane poza działalnością gospodarczą.
Co prawda, art. 88 ust. 4 ustawy o VAT wyłącza możliwość realizacji prawa do odliczenia przez podmioty niezarejestrowane jako podatnicy VAT czynni, jednak nie wymaga, aby rejestracja nastąpiła już w momencie otrzymania faktury. Warunek ten powinien zostać spełniony przed faktycznym skorzystaniem z prawa do odliczenia.
Stanowisko to potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14 lipca 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.269.2025.2.MG. Organ rozpatrywał sytuację osoby, która otrzymała faktury zaliczkowe dokumentujące zakup nieruchomości przed dokonaniem rejestracji do VAT. Potwierdził zarówno możliwość odliczenia podatku naliczonego, jak i prawo do aktualizacji zgłoszenia VAT-R oraz wskazania wcześniejszego okresu rozliczeniowego.
W piśmie tym możemy przeczytać:
„(...) Realizacja prawa do odliczenia podatku VAT z faktur zaliczkowych dotyczących nabycia nieruchomości (...) otrzymanych przed dokonaniem rejestracji, może nastąpić dopiero po uzyskaniu przez Panią statusu zarejestrowanego (czynnego) podatnika podatku od towarów i usług i po złożeniu przez Panią zaległych deklaracji podatkowych dla potrzeb podatku od towarów i usług za poszczególne okresy rozliczeniowe (...)”.
Powyższe rozstrzygnięcie ma istotne znaczenie dla Pana sytuacji. Potwierdza bowiem, że rozpoczęcie inwestycji przed formalną rejestracją nie pozbawia prawa do odliczenia wyłącznie z powodu późniejszego zgłoszenia się do VAT.
Aktualizacja VAT-R i wskazanie wcześniejszego okresu rozliczeniowego
Kolejną kwestią jest możliwość aktualizacji zgłoszenia VAT-R i wskazania lutego 2024 r. jako pierwszego okresu rozliczeniowego, pomimo że formalnej rejestracji dokonał Pan dopiero w październiku 2026 r.
Zgodnie z art. 96 ust. 1, 4 i 12 ustawy o VAT zgłoszenie rejestracyjne służy identyfikacji podatnika dla potrzeb VAT, a zmiany danych objętych zgłoszeniem podlegają aktualizacji.
W analizowanym przypadku błędne wskazanie października 2026 r. jako pierwszego okresu rozliczeniowego powinno zostać skorygowane poprzez aktualizację VAT-R.
Za takim rozwiązaniem przemawia fakt, że już w lutym 2024 r. poniósł Pan pierwsze wydatki związane z planowaną działalnością opodatkowaną. Zakup lokalu miał charakter inwestycyjny, a nie konsumpcyjny, co powinno znajdować potwierdzenie w dokumentacji dotyczącej nieruchomości oraz planowanego najmu.
Możliwość takiego postępowania została potwierdzona w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 27 stycznia 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.528.2019.1.MS.
Organ uznał, że osoba, która poniosła wydatki na zakup lokalu przed formalną rejestracją do VAT, może dokonać aktualizacji zgłoszenia VAT-R i wskazać wcześniejszy okres rozliczeniowy odpowiadający faktycznemu rozpoczęciu działalności gospodarczej.
W piśmie tym możemy przeczytać:„(…) Należy wskazać, że Wnioskodawczyni może zrealizować powyższe przez złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R w trybie aktualizacji. Zatem okres rozliczeniowy, za który Wnioskodawczyni złoży pierwszą deklarację podatkową, powinien być wskazany w oparciu o datę faktycznego rozpoczęcia działalności gospodarczej (poniesienia pierwszych wydatków na potrzeby tej działalności - uiszczenia zaliczki na poczet wskazanego we wniosku pokoju hotelowego)(…)”.
Organ wskazał ponadto na konieczność złożenia zaległych deklaracji VAT za kolejne okresy rozliczeniowe, z wykazaniem podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych przed rejestracją.
Analogiczne stanowisko wynika z interpretacji Dyrektora KIS z 27 listopada 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.530.2020.1.KP, dotyczącej możliwości rejestracji do VAT oraz odliczenia podatku z faktur dokumentujących wydatki inwestycyjne poniesione przed rejestracją.
W konsekwencji może Pan dokonać aktualizacji VAT-R i wskazać luty 2024 r. jako pierwszy okres rozliczeniowy, jeżeli w tym miesiącu faktycznie rozpoczął Pan działalność w rozumieniu przepisów o VAT poprzez poniesienie pierwszych wydatków inwestycyjnych.
Brak NIP i wskazanie danych obojga małżonków na fakturze
Odrębnego rozpatrzenia wymaga okoliczność, że faktury dokumentujące zakup nieruchomości zostały wystawione na Pana i żonę oraz nie zawierają Pana numeru NIP.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT faktura powinna zawierać numer identyfikacyjny nabywcy. Brak tego numeru stanowi jednak uchybienie formalne, które nie przesądza automatycznie o utracie prawa do odliczenia.
Istotne jest, aby dokument potwierdzał rzeczywistą transakcję, pozwalał zidentyfikować Pana jako nabywcę oraz aby zakup miał związek z wykonywanymi przez Pana czynnościami opodatkowanymi. Sam brak numeru NIP nie został wymieniony w art. 88 ustawy o VAT jako przesłanka wyłączająca prawo do odliczenia.
Szczególne znaczenie ma w tym zakresie interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 8 marca 2023 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.7.2023.2.OS.
Sprawa dotyczyła zakupu nieruchomości przez małżonków pozostających we wspólności majątkowej. Faktury wystawiono na dane obojga małżonków, bez numeru NIP. Dyrektor KIS potwierdził prawo do odliczenia VAT przez małżonka wykorzystującego nieruchomości do wykonywania czynności opodatkowanych.
W piśmie tym możemy przeczytać: „(...) przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie uzależniają prawa podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od umieszczania numeru NIP nabywcy na fakturach. Ustawodawca bowiem przewidział sytuacje, których wystąpienie wyłącza możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, które zostały wskazane w art. 88 ustawy(…)”.
Organ potwierdził również, że wskazanie na fakturach danych małżonki nie stanowi przeszkody w realizacji prawa do odliczenia przez osobę prowadzącą działalność opodatkowaną.
Warto podkreślić, że wspólność majątkowa małżeńska nie oznacza, iż małżonkowie stanowią jednego podatnika VAT. Jeżeli działalność opodatkowaną prowadzi wyłącznie Pan, a cała nieruchomość jest wykorzystywana do tej działalności, co do zasady przysługuje Panu prawo do odliczenia całości podatku naliczonego, a nie jedynie 50 proc. jego wartości.
Nie ma zatem podstaw do ograniczania odliczenia wyłącznie do udziału odpowiadającego połowie wartości nieruchomości tylko z tego powodu, że lokal został nabyty do majątku wspólnego.
Powyższe stanowisko znajduje również oparcie w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
W wyroku z 21 października 2010 r., sygn. C-385/09, Nidera Handelscompagnie BV, TSUE wskazał, że niedopełnienie formalnego obowiązku rejestracji do VAT nie może samoistnie prowadzić do pozbawienia prawa do odliczenia, jeżeli spełnione zostały materialne przesłanki tego prawa.
Z kolei w wyroku z 21 kwietnia 2005 r., sygn. C-25/03, HE, Trybunał rozpatrywał sytuację nieruchomości nabytej wspólnie przez małżonków, której część była wykorzystywana do działalności gospodarczej przez jednego z nich. Potwierdził, że faktura wystawiona łącznie na oboje małżonków, bez rozdzielenia ceny i podatku pomiędzy nich, może stanowić podstawę realizacji prawa do odliczenia.
W Pana przypadku oznacza to, że uchybienia formalne dotyczące rejestracji oraz danych zamieszczonych na fakturach nie powinny prowadzić do definitywnej utraty prawa do odliczenia, jeżeli rzeczywiście poniósł Pan wydatki na potrzeby działalności opodatkowanej.
Termin odliczenia VAT z faktur otrzymanych w 2024 r.
Ostatnią kwestią jest ustalenie właściwego okresu, w którym powinien Pan wykazać podatek naliczony.
Zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia powstaje w okresie, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie otrzymania faktury.
Jeżeli zatem pierwszą fakturę zaliczkową otrzymał Pan w lutym 2024 r. i w tym miesiącu u dewelopera powstał obowiązek podatkowy, właściwym okresem odliczenia może być luty 2024 r.
Powinien Pan zatem uwzględnić podatek naliczony w odpowiednich deklaracjach JPK_V7 za okresy, w których powstało prawo do odliczenia, z uwzględnieniem terminów przewidzianych w art. 86 ustawy o VAT.
Istotny jest również art. 86 ust. 13 ustawy o VAT, który przewiduje możliwość realizacji prawa do odliczenia poprzez korektę rozliczeń w terminie pięciu lat, liczonych od początku roku, w którym powstało to prawo.
W odniesieniu do podatku naliczonego, do którego prawo do odliczenia powstało w 2024 r., termin ten upływa 31 grudnia 2028 r. Oznacza to, że w październiku 2026 r. nadal znajduje się Pan w ustawowym terminie umożliwiającym realizację prawa do odliczenia.
Nie oznacza to jednak dowolności w wyborze okresu rozliczeniowego. Powinien Pan prawidłowo przyporządkować poszczególne faktury do okresów, w których powstało prawo do odliczenia, oraz złożyć wymagane zaległe deklaracje JPK_V7.
Podsumowując, moim zdaniem może Pan zaktualizować zgłoszenie VAT-R i wskazać luty 2024 r. jako pierwszy okres rozliczeniowy, pomimo dokonania formalnej rejestracji dopiero w październiku 2026 r. Przysługuje Panu również prawo do odliczenia VAT z faktur otrzymanych przed rejestracją, nawet jeżeli nie zawierają Pana numeru NIP i zostały wystawione na oboje małżonków. Warunkiem jest rzeczywiste przeznaczenie nieruchomości do wykonywania czynności opodatkowanych, zachowanie ustawowych terminów oraz prawidłowe uporządkowanie rozliczeń VAT. Skuteczność aktualizacji i zasadność odliczenia mogą podlegać weryfikacji przez właściwy urząd skarbowy.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
