Podczas rozmowy dwóch osób zajęcie przy biurku lub stoliku pozycji „twarzą w twarz”, czyli na przeciw siebie powoduje, że krótki dystans ogranicza i krępuje rozmówców, poza tym mebel stanowi dla nich symboliczną barierę. Lepszym rozwiązaniem jest pozycja na skos, czyli przez róg stołu – umożliwia odpowiedni kontakt wzrokowy,  a oddzielający dwie osoby kawałek blatu zapewnia neutralność i poczucie bezpieczeństwa.

W przypadku spotkania większej liczby osób znaczenie ma kształt stołu: przy prostokątnym lub kwadratowym wytwarza się atmosfera współzawodnictwa, a nawet walki. Pozycje poszczególnych osób z góry wyznaczają ich rolę i siłę. Przyjmuje się, że stoły okrągłe lub owalne sprzyjają dyskusji i partnerskiemu nastawieniu rozmówców, choć oczywiście także tutaj można doszukać się pozycji współzawodnicząco-defensywnych. Zgodnie z regułą Artura (od legendy o królu Arturze), górna część stołu to strefa władzy – miejsce u szczytu stołu zajmuje szef, po obu bokach są strefy neutralne (przy czym kompetencje interlokutorów maleją wraz z oddaleniem się od pozycji szefa), a na przeciw strefy władzy znajduje się pole opozycji. Podobnie, ale bardziej szczegółowo rolę rozmówców przy okrągłym stole określa reguła zegara: na godzinie 12 siedzi szef, godz. 1, 2 oraz 10 i 11 – to odpowiednio „adiutanci” i „czyhacze”, godziny 3 i 9 to „wypełniacze”, 8 i 4 to „indywidualiści”, a 5, 6 i 7 to oponenci.

Warto pamiętać, że każdy człowiek ma własna strefę ochronną. Jest to przestrzeń, której naruszenie przez drugą osobę traktuje się jako wejście lub nawet atak na swoje terytorium, dlatego jej wyczucie jest tak ważne w relacjach osobistych i biznesowych. W antropologii wyróżnia się 4 kategorie dystansu pomiędzy rozmówcami:
- intymna – zasięg do 45 cm,
- osobista (przyjaźni i poufałych rozmów) o zasięgu do 120 cm,
- oficjalna (narady, posiedzenia w mniejszym gronie) – do 360 cm,
- publiczna (sala konferencyjna, wykładowa) – powyżej 360 cm.

Rozmowy z klientem odbywają się często spoza biurka – należy mieć świadomość, że wytwarza to po stronie klienta mimowolną sztywność i formalizm i narzuca mu z góry pozycję petenta. Osoby siadające naprzeciw siebie najpierw wyznaczają swoje terytorium, a potem walczą o nie – dzieje się to np. poprzez przesuwanie po blacie biurka znajdujących się na nim przedmiotów.

Zdaniem specjalistów od mowy ciała znaczenie ma usytuowanie pokoju osoby zarządzającej firmą: wpływy biurze maleją wraz z rosnącym oddaleniem od narożnego pokoju – dlatego tam właśnie powinien znajdować się pokój szefa.

Oprac. na postawie, Andy Collins „Mowa ciała”, Oficyna Wydawnicza Rytm, Warszawa.