Odpowiedź:

W przedstawionej przez Państwa sytuacji, w związku z odbywanymi podróżami służbowymi przez prokurenta, spółka powinna naliczyć diety z tytułu podróży służbowych, które będą wolne od podatku.
Jeżeli jednak czynności prokurenta byłyby świadczone w ramach prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej to diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach, będą mogły zostać rozliczone w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przez prokurenta.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
W art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f. wskazano natomiast, że przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
W świetle powyższych regulacji wskazać należy, że ustawodawca zwalnia od podatku dochodowego diety i inne należności wypłacane z tytułu podróży służbowych nie tylko pracowników ale także każdej innej osoby która odbywa podróż służbową.
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 29 lutego 2008 r., ITPB3/423-201/07/MK zwraca uwagę, iż gdy prokurent nie jest związany ze Spółką umową o pracę (nie otrzymuje wynagrodzenia) ani umową zlecenia, zgodnie z którą przyjmujący zlecenie to zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego). O ile więc postanowienia regulaminów, uchwał i statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami, pozostających w związku z realizacją zadań osoby prawnej, to powinny one również określać zakres bądź warunki realizacji tych należności.
W przedstawionej przez Państwa sytuacji w związku z odbywanymi podróżami służbowymi przez prokurenta spółka powinna naliczyć diety z tytułu podróży służbowych, które będą wolne od podatku.
Równocześnie zarówno diety jak i inne koszty związane z podróżą służbową będą mogły zostać rozliczone w kosztach działalności spółki.
Jeżeli jednak czynności prokurenta byłyby świadczone w ramach prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej to diety i inne należności z tytułu podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych przepisach będą mogły zostać rozliczone w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przez prokurenta.
Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 52 u.p.d.o.f. nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
W przedstawionej przez Państwa sytuacji wydatki związane z pobytem prokurenta w podróży służbowej są dokumentowane fakturami wystawianymi na spółkę. Moim zdaniem kontrahenci mogą przyjąć takie rozwiązanie. Jeżeli jednak usługi są świadczone przez prokurenta w ramach działalności gospodarczej powinno to być uwzględnione przy wycenie usługi przez prokurenta.
Diety jednak zawsze będą rozliczane w działalności gospodarczej prokurenta.

Artur Kowalski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego
Odpowiedzi udzielono 1.03.2016 r.