Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Pracownik pracuje na 1/2 etatu (poniedziałki 8 godzin, wtorki 8 godzin, środy 4 godziny). Z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych przyznano mu ryczałt na 700 km. Samochód ma pojemność pow. 900 cm3. W dniach od 4 do 14 sierpnia 2014 r. pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym.W jakiej wysokości przysługuje mu ryczałt za miesiąc sierpień 2014 r.?
Odpowiedź:
Ryczałt miesięczny należy za sierpień pomniejszyć o 6/22.
Uzasadnienie:
Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę w granicach limitu, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalonego przez pracodawcę w granicach limitu, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Z pytania wynika, że pracownik świadczy pracę wyłączenie od poniedziałku do środy. Będąc na urlopie w okresie od 4 do 14 sierpnia 2014 r. pracownik opuścił zatem 6 dni roboczych. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu uznać należy, że ryczałt trzeba pomniejszyć o 6/22. Pozostałe dni były bowiem dla pracownika dniami wolnymi, a w konsekwencji nie można mówić o nieobecności w pracy.
Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedzi udzielono 8 września 2014 r.