Podstawowym dokumentem, w jaki powinna być wyposażona każda maszyna jest “Instrukcja obsługi”. Zgodnie bowiem m.in. z rozporządzeniem Ministra Gospodarki z 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (Dz. U. nr 191, poz. 1596 z p. zm.) maszyny mogą być oddane do użytku, jeżeli po prawidłowym zainstalowaniu i konserwacji oraz zastosowaniu zgodnym z przeznaczeniem lub w warunkach, które można przewidzieć, nie stwarzają zagrożenia dla bezpieczeństwa i zdrowia obsługi oraz są wyposażone w instrukcje obsługi. Treść instrukcji powinna być podana w języku użytkownika i zawierać cały szereg informacji określonych w przepisach, w tym rysunki, schematy, opisy i objaśnienia niezbędne do użytkowania, konserwacji i naprawy maszyny oraz sprawdzenia prawidłowości jej działania. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wymagań zasadniczych (Dz. U. z 2008 r. Nr 199, poz. 1228) o dostrzeżonych wadach lub uszkodzeniach maszyny zauważonych podczas obsługi maszyny pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić przełożonego. Przepisy nie określają formy zawiadomienia – na ogół wystarczające powinno być zawiadomienie ustne, ale pracownik może to zrobić w formie notatki pisemnej. Poza wymaganiami określonymi w instrukcji obsługi pracodawca powinien zapewnić, aby maszyny narażone na działanie warunków powodujących pogorszenie ich stanu technicznego, co może spowodować powstawanie sytuacji niebezpiecznych, poddawane były okresowej kontroli, a także badaniom, jeżeli zachodzi możliwość pogorszenia bezpieczeństwa związanego z maszyną, a będącego wynikiem np. prac modernizacyjnych, wydłużonego czasu postoju maszyny, albo niebezpiecznych uszkodzeń oraz wypadków przy pracy.
Więcej na ten temat w Serwisie BHP.