Ekspert Serwisu BHP odpowiada na pytanie Użytkownika programu:

Czy sporządzając protokół powypadkowy powinno się go sporządzić w liczbie egzemplarzy stosownie do potrzeb? Jeśli sporządza się protokół powypadkowy w 3 egzemplarzach, czy mają to być 3 oryginały, czy 1 oryginał, a 2 egzemplarze można podbić pieczątką za zgodność z oryginałem? Czy mogą to być kopie?

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie
Serwis BHP
Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów

Odpowiedź

Mimo że przepisy nie precyzują, czy wszystkie egzemplarze dokumentacji powypadkowej mają być oryginałami, czy też wystarczy jeden oryginał, a resztę mogą stanowić uwierzytelnione kopie, wskazane byłoby każdorazowe przygotowanie protokołów powypadkowych w oryginałach dla pracodawcy, pracownika i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Uzasadnienie

Stosownie do art. 234 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.), w razie wypadku przy pracy pracodawca ma obowiązek podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym i ustalić w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyny wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom w przyszłości.

Okoliczności i przyczyny zdarzenia, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870) analizuje zespół powypadkowy (co do zasady składający się z pracownika służby bhp oraz społecznego inspektora pracy), który powinien tego dokonać nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku. Potwierdzeniem pracy tego zespołu jest protokół powypadkowy, sporządzony według wzoru ustalonego w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 227, poz. 2298). Protokół ten powinien być sporządzony w niezbędnej liczbie egzemplarzy i wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową doręczony niezwłocznie pracodawcy w celu zatwierdzenia.

Przytoczone przepisy nie precyzują, czy wszystkie egzemplarze dokumentacji powypadkowej mają być oryginałami, czy też wystarczy jeden oryginał, a resztę mogą stanowić uwierzytelnione kopie. Należy jednak przypomnieć, że jeżeli poszkodowany zdecyduje się na wnioskowanie do ZUS o wypłatę świadczeń odszkodowawczych (np. jednorazowego odszkodowania), w takim przypadku pracodawca będzie zmuszony przekazać tam oryginał dokumentacji. Również pracownik, który będzie chciał skorzystać z dodatkowej, prywatnej polisy ubezpieczeniowej, może zostać zobowiązany przez ubezpieczyciela do dostarczenia oryginału dokumentacji.

Zasadnym będzie więc sporządzanie od razu takiej liczby protokołów powypadkowych, które są pracodawcy niezbędne (dla poszkodowanego, dla ZUS, do dokumentacji wewnętrznej prowadzonej przez pracodawcę, ewentualnie dodatkowy do działu zajmującego się naliczaniem wynagrodzeń itp.).

Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 19 maja 2016 r.