Kadry i BHP
Wzór procedury dotyczącej usunięcia danych gromadzonych przez pracodawcę w związku z ZFŚS

Wzór procedury dotyczącej usunięcia danych gromadzonych przez pracodawcę w związku z ZFŚS

Aleksandra Baranowska-Górecka

Prawo pracy RODO

Pytania i odpowiedzi

Data dodania: 07.04.2020

Źródło: iStock

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych zbieranych w związku z działalnością socjalną, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Ekspert LEX Ochrona Danych Osobowych wyjaśnia, jak powinna wyglądać procedura dotycząca usunięcia danych gromadzonych przez pracodawcę w związku z ZFŚS.

PROCEDURA

PRZEGLĄDU I USUWANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH W ZWIĄZKU Z GOSPODAROWANIEM ŚRODKÓW Z ZFŚS

Niniejsza Procedura została wprowadzona w związku z koniecznością realizowania obowiązków wymienionych w art. 8 ust. 1d ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1352 ze zm.).
Ilekroć mowa o:
a) pracodawcy – należy przez to rozumieć ………......................................................................
b) Funduszu, ZFŚS – należy przez to rozumieć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
c) Zakładowej Komisji Świadczeń Socjalnych (ZKŚS) – należy przez to rozumieć zespół rozstrzygający sprawy socjalned) procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę przeglądu i usuwania danych osobowych przetwarzanych w związku z gospodarowaniem środków z ZFŚS.
Dane osobowe, udostępniane pracodawcy przez osobę uprawnioną w celu skorzystania ze świadczenia z ZFŚS, ulgowej usługi, dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, mogą być przetwarzane przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Pracodawca jest zobowiązany do dokonywania przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z gospodarowaniem środkami ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.
Przegląd, o którym mowa w ust. 4 powyżej może być dokonywany przez członków Zakładowej Komisji Świadczeń Socjalnych.
Przegląd, o którym mowa w ust. 4 dokonywany jest do końca marca każdego roku. W razie potrzeby może być on dokonywany częściej.
Okres przechowywania poszczególnych danych osobowych określa ……….................................................
W razie wątpliwości co do wymaganego okresu przechowywania poszczególnych danych osobowych członkowie ZKŚS zobowiązani są zwrócić się do Działu Prawnego z zapytaniem co do wymaganego okresu przechowywania.
Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów, dla których zostały one zebrane.
Dane osobowe powinny być usunięte w sposób uniemożliwiający ich ponowne odczytanie i w sposób zapewniający zachowanie poufności tych informacji. W szczególności dane zapisane na nośnikach papierowych (dokumenty), powinny zostać zniszczone w niszczarce.
Do przetwarzania danych osobowych w związku z przyznawaniem świadczeń z ZFŚŚ i ustalaniem ich wysokości, mogą zostać dopuszczone jedynie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.