Wraz z postępem technologicznym pracodawcy wykorzystują do ewidencji czasu pracy coraz nowsze rozwiązania. Obok tradycyjnych list z podpisami często wykorzystywane są karty elektroniczne, a od pewnego czasu na popularności zyskują metody oparte np. na sprawdzaniu odcisku palca. Czy jednak wszystkie powyższe metody są zgodne z obowiązującymi przepisami?
Zgodnie z art. 149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W tym celu pracodawca powinien opracować zasady określające sposób prowadzenia ewidencji. Powszechnie wykorzystywaną metodą jest stosowanie list obecności, w których pracownicy własnoręcznym podpisem potwierdzają obecność w pracy w danym dniu w konkretnych godzinach. Innym szeroko stosowanym rozwiązaniem jest wykorzystanie kart elektronicznych, za pomocą których możliwe jest dokładne ewidencjonowanie czasu przyjścia do pracy oraz jej opuszczenia. Ze względu na pewne niedoskonałości tych metod pracodawcy niejednokrotnie poszukują innych sposobów ewidencjonowania czasu pracy. Wraz z postępem technologicznym coraz większą popularność zyskują metody oparte na wykorzystaniu danych biometrycznych pracowników tj. odcisku palca czy zdjęcia tęczówki. Są one charakterystyczne dla każdej osoby i umożliwiają poprawną identyfikację w systemie ewidencji pracy. Nie można jednak nie wspomnieć, iż z uwagi na obowiązujące wymagania prawne systemy te budzą wiele kontrowersji.
W art. 221 k.p. określony został katalog danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Są to:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Dodatkowo pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, także:
- innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz datę urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Pracodawca może również żądać podania innych danych osobowych niż określone w art. 221 § 1 i 2 k.p., jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. W zakresie nieuregulowanym w art. 221 § 1–4 k.p. do danych osobowych stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. Powołane przepisy stały się przedmiotem sporów prawnych w zakresie możliwości wykorzystania przez pracodawcę uzyskanych danych pracowników.
Warto przytoczyć treść wyroku NSA z dnia 1 grudnia 2009 r., I OSK 249/09, zgodnie z którym brak równowagi w relacji pracodawca-pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażenia zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 k.p. katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) – dalej u.o.d.o. za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 k.p., stanowiłoby obejście tego przepisu.
Ryzyko naruszenia swobód i fundamentalnych praw obywatelskich musi być proporcjonalne do celu, któremu służy. Skoro zasada proporcjonalności wyrażona w art. 26 ust. 1 pkt 3 u.o.d.o. jest głównym kryterium przy podejmowaniu decyzji dotyczących przetwarzania danych biometrycznych, to stwierdzić należy, że wykorzystanie danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracowników jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania.
Podobna interpretacja została zawarta w wyroku NSA z dnia 6 września 2011 r., I OSK 1476/10, zgodnie z którym jedną z podstawowych merytorycznych przesłanek przetwarzania danych osobowych jest zgoda zainteresowanego (osoby, której dane dotyczą), a uregulowanie to jest pochodną przyznania każdej osobie prawa do ochrony własnych danych osobowych. Wymóg ten w ocenie NSA realizowany jest wyłącznie w ramach swobodnego, nieskrępowanego podjęcia decyzji i wyrażenia woli. Wyrażona na życzenie pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych w opisanym zakresie narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli. Za tak sformułowanym stanowiskiem przemawia zależność pracownika od pracodawcy. Generalnie więc brak równowagi w relacji pracodawca-pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność w wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Jak wynika z utrwalonego orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego, uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych (art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o.) za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 k.p. stanowiłoby naruszenie tego przepisu k.p.
Pracodawca powinien dokonać starannej analizy wykorzystywanej metody prowadzenia ewidencji czasu pracy. Nie może on zapominać, iż w świetle obowiązujących przepisów prawnych nie każda – niezależnie od stopnia zaawansowania technologicznego – będzie zgodna z wymaganiami prawnymi.
Łukasz Wawszczak