Sekrety menadżerów HR, dzięki którym zorganizujesz efektywne spotkanie

Korzyści płynące z efektywnego spotkania w firmie są nie do przecenienia. Dowiedz się, jak dobrze zaplanować i przeprowadzić owocne zebranie. Te i wiele innych wskazówek znajdziesz w Serwisie HR.

Ekspertka Serwisu HR, Małgorzata Sidor-Rządkowska:

Prowadząc od wielu lat szkolenia poświęcone zarządzaniu czasem, stwierdziłam pewną prawidłowość. Uczestnicy proszeni o sporządzenie listy najpoważniejszych „zasadzek czasowych”, a więc sytuacji, które w ich odczuciu powodują największe straty czasu pracy, na pierwszym miejscu nieodmiennie umieszczają wszelkiego rodzaju zebrania. Z badań wynika, iż menedżerowie różnych szczebli zarządzania spędzają na rozmaitych spotkaniach, naradach i konferencjach 40, 50, a w niektórych przypadkach nawet 70% (!) czasu pracy.

Panuje powszechne przekonanie, iż dyskusje w trakcie zebrań nie prowadzą do wartościowych rozwiązań. Nierzadkie są opinie, iż najlepiej byłoby w ogóle zrezygnować z tego typu spotkań. Wniosek taki byłby jednak co najmniej pochopny. Dobrze przygotowane i przeprowadzone zebranie pociąga za sobą korzyści, których nie sposób przecenić. Należy tu wymienić:

1. Spojrzenie na problem z wielu różnych punktów widzenia.

2. Możliwość przedyskutowania pewnych zagadnień przez wszystkich zainteresowanych.

3. Wymiana informacji.

4. Ułatwienie współpracy.

5. Możliwość przeprowadzenia „burzy mózgów”.

6. Uświadomienie jednostce celu grupowego i sposobu, w jaki jej praca wpływa na sukces zespołu.

Zebraniom zagraża jednak także wiele niebezpieczeństw, z których najpoważniejsze to:

1. Brak dyscypliny – zbyt wiele osób mówiących zbyt dużo.

2. Tendencje do zdominowania zebrania przez jednostki o silnych osobowościach.

3. Trudności w podjęciu jednoznacznych decyzji.

4. Wdawanie się w dygresje, koncentracja na drobiazgach, a nie na kwestiach istotnych.

5. Zbyt duży nacisk na osiągnięcie kompromisu, utrudniający wyrażanie krytycznych opinii.

Co więc trzeba czynić, aby osiągnąć korzyści wynikające z organizowania zebrań, a uniknąć związanych z tym niebezpieczeństw? Spróbujmy prześledzić najważniejsze elementy składające się na efektywność zebrania:

Należy zacząć od odpowiedzi na podstawowe, jednak stanowczo zbyt rzadko zadawane pytanie: czy zebranie jest naprawdę potrzebne? Nie ma bowiem nic gorszego niż odrywanie od, często ważnych, spraw wielu osób, angażowanie ich czasu i uwagi tylko po to, aby móc umieścić w odpowiednim sprawozdaniu odbycie spotkania.

Jeżeli dochodzimy do wniosku, iż zebranie jest niezbędne, konieczne staje się precyzyjne określenie jego celów. Cele te należy ustalać w sposób realistyczny i rygorystycznie pilnować ich realizacji. W przeciwnym wypadku wśród uczestników łatwo wytwarza się przekonanie, iż zebranie było po prostu... bezcelowe.

Ogromnie ważną sprawą jest wybór osoby prowadzącej spotkanie. Powinien to być człowiek zarazem taktowny i stanowczy, odporny na wszelkiego rodzaju naciski; najlepiej usytuowany „z boku” hierarchii przedsiębiorstwa, tak aby kwestie podległości służbowej i relacje przełożony – podwładny nie wpływały np. na kolejność udzielania głosu poszczególnym dyskutantom.

Kluczową rolę pełni właściwy dobór uczestników spotkania. Na tym etapie popełnia się szczególnie wiele błędów. Trzeba więc starannie przemyśleć, kto otrzyma zaproszenie, by odpowiedź na pytanie: „Czy na zebraniu są właściwi ludzie?” mogła być twierdząca.

O zebraniu – co wydaje się oczywiste, a jednak często bywa lekceważone – należy poinformować uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem. Pomijając sytuacje wyjątkowe, kiedy konieczne jest szybkie zorganizowanie spotkania, wyprzedzenie powinno wynosić przynajmniej tydzień. Nieprzestrzeganie tej reguły jest wyrazem braku szacunku dla ludzkiego czasu; pracownicy zaproszeni na spotkanie muszą się przecież do niego starannie przygotować, a także odpowiednio ułożyć pozostałe zajęcia.

W Serwisie HR można znaleźć wzór formularza informującego o spotkaniu:

Wielu osobom taka procedura może wydać się zbyt biurokratyczna; jednak doświadczenia znanych mi firm pokazują, że stosowanie podobnych formularzy ma sens. Unika się w ten sposób wszelkiego rodzaju nieporozumień, będących na porządku dziennym wówczas, gdy zaproszenia przekazujemy ustnie lub telefonicznie.

Ważne jest, aby informacje o mającym się odbyć spotkaniu przekazać wszystkim uczestnikom, jeśli to możliwe, w tym samym czasie. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak bardzo pracownicy wyczuleni są na równość dostępu do informacji; przepaść między tymi, którzy są zawsze „dobrze poinformowani”, a pozostałymi bywa głęboka i bolesna.

We własnym dobrze pojętym interesie organizator zebrania powinien uczynić wszystko, aby umożliwić uczestnikom dobre przygotowanie się do spotkania. Należy zadbać o odpowiednio wczesne dostarczenie materiałów, takich jak np. dane statystyczne, różnego rodzaju ekspertyzy, kosztorysy itp. Zebranie ma przecież służyć przede wszystkim dyskusji; nie warto tracić czasu na zapoznawanie uczestników z faktami, które mogą poznać wcześniej.

Zebrania zawsze powinny rozpoczynać się punktualnie. Praktykowane często opóźnianie rozpoczęcia do czasu przybycia osób, które uważa się za najważniejsze, jest nie do przyjęcia z dwóch powodów. Po pierwsze, kłóci się z zasadą, zgodnie z którą wszyscy uczestnicy spotkania biorą w nim udział na równych prawach; po drugie, wytwarza u niektórych postawę: „nie muszę się spieszyć, beze mnie i tak nie zaczną”. Również, sympatyczny skądinąd, zwyczaj rozpoczynania spotkań „z kwadransem akademickim” nie ma racji bytu. Doświadczenie wykazuje, iż jedyną metodą nauczenia pracowników punktualności w przybywaniu na zebrania jest ich rozpoczynanie z wybiciem ustalonej godziny.

[-DOKUMENT_HTML-]

Pamięć ludzka jest – jak powszechnie wiadomo – zawodna. Zebranie należy więc starannie protokołować. Na ogół czyni to wyznaczony „na siłę” uczestnik spotkania, często najmłodszy stażem lub wiekiem. Jest to poważny błąd; nie da się równocześnie dokładnie notować przebiegu zebrania i aktywnie w nim uczestniczyć. Rolę protokolanta najlepiej powierzyć doświadczonej sekretarce; w przypadku braku takiej możliwości pomocą powinna służyć osoba spoza grona uczestników zebrania.

Warunki konieczne do tego, aby zebranie było efektywne, można więc najogólniej określić następująco:

1. Staranne zaplanowanie działań związanych z organizacją zebrania.

2. Jasne określenie celu.

3. Precyzyjne opracowanie porządku obrad (tzw. agenda).

4. Umożliwienie uczestnikom zapoznania się z materiałami przed zebraniem, a nie dopiero w jego trakcie.

5. Zapewnienie uczestnictwa osób właściwych do podejmowania decyzji.

6. Zapewnienie konstruktywnej atmosfery, zachęcającej uczestników do swobodnego wyrażania opinii.

Dobrze zorganizowane i poprowadzone zebranie powinno kończyć się opracowaniem wniosków, ustaleniem trybu ich realizacji oraz działań sprawdzających wprowadzanie podjętych decyzji w życie. Wszystko to należy uwzględnić przy planowaniu następnego spotkania.

Jeszcze jedna istotna uwaga – zawsze musimy pamiętać o groźbie potęgowania straty czasu. Jeżeli w zebraniu bierze udział 15 osób i będziemy czekać na przybycie jednej, która spóźni się „tylko” 4 minuty, stracony czas wyniesie godzinę!