Chodzi o zmianę uregulowań Kodeksu pracy dotyczących zakresu i czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawców. Jak zaznacza resort w uzasadnieniu, proponowany projekt ustawy uwzględnia zasadę nienaruszania dotychczasowych uprawnień pracowników.

Czytaj: Będzie rewolucja w przechowaniu dokumentów pracowniczych

W tej chwili według Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany przechowywać gros dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników przez 50 lat od dnia, gdy pracownik przestał u niego pracować, i to w większości w formie pisemnej.

Według szacunków resortu gospodarki łączne roczne koszty administracyjne w gospodarce z tytułu takiego prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych wynoszą 130 mln zł.

Dlatego resort chce określić trzy okresy (0, 5 i 50 lat) przechowywania dla określonych rodzajów dokumentów. Część z nich będzie mogła zostać zniszczona po zakończeniu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Dokumentację, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy, będzie trzeba przechowywać przez pięć lat, a pięćdziesięcioletni okres przechowywania po ustaniu zatrudnienia będzie co do zasady dotyczył dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych.

Ministerstwo Gospodarki przewiduje opracowanie zamkniętych katalogów dokumentów, które można zniszczyć od razu, lub przechowywać przez 50 lat. Pozostałe dokumenty podlegałyby obowiązkowi przechowywania przez okres 5 lat od ustania zatrudnienia.

Jak przekonuje MG w uzasadnieniu do projektu ustawy, "wskazany 5-letni okres przechowywania dokumentacji dla celów dochodzenia roszczeń pracowniczych jest optymalny", z danych resortu sprawiedliwości wynika bowiem, że dla ponad 99,6 proc. spraw czas trwania postępowania sądowego, od dnia pierwszej rejestracji w sądzie I instancji do uprawomocnienia się sprawy w I instancji, wynosi do 5 lat. Średni czas trwania postępowania sądowego wynosi: w sądach rejonowych (gdzie rozpatrywanych jest 98 proc. spraw) 6-7 miesięcy, a w sądach okręgowych ok. 10 miesięcy.

Pracodawco! Prowadzenie dokumentacji kadrowej to podstawa

Projekt zakłada też, że to od pracodawcy będzie zależało, czy po upływie wymaganego okresu zniszczy dokumenty, czy będzie je przechowywać dalej do maksymalnego pół wieku. Jak podano w uzasadnieniu, chodzi o to, by oszczędzić przedsiębiorcom wysiłku i kosztów związanych z przeglądaniem teczek pracowników i wyciąganiem z nich części akt. Proponuje także, by zmienić sposób archiwizowania dokumentów i od razu porządkować je pod kątem okresu przechowywania.

Wg. szacunków przedstawionych w ocenie skutków regulacji po zmianach spośród wszystkich gromadzonych dokumentów pracowniczych (około 175 rodzajów) ok. 18 proc. nadal będzie przechowywanych przez okres 50 lat (brak zmiany w stosunku do obecnych przepisów), ok. 69 proc. dokumentów będzie mogło być przechowywanych przez okres 5 lat (zamiast obecnych 50 lat), natomiast ok. 13 proc. dokumentów nie będzie musiało być w ogóle przechowywanych po zakończeniu zatrudnienia. Potencjalne oszczędności z tego tytułu różnią się w poszczególnych latach i sięgają ok. dwudziestu paru milionów zł rocznie.

Ustawa miałaby wejść w życie z dniem 1 stycznia 2016 r.

Konsultacje projektu potrwają do 4 maja. (PAP)