Nowoczesna firma, nowoczesne narzędzie do zarządzania benefitami - System MyBenefit w AmRest Sp. z o.o.

AmRest Sp. z o.o., polska reprezentacja AmRest Holdings SE, firmy prowadzącej sieci restauracji w Europie Środkowo-Wschodniej, Hiszpanii i USA, po okresie zmagań z problemami natury administracyjnej, zaczęła poszukiwać bardziej przejrzystego systemu zarządzania benefitami. Firmie udało się znaleźć i wdrożyć nowoczesne i sprawne narzędzie, które dobrze spełnia swoje funkcje zarówno w opinii pracowników, jak i pracodawców.

Artykuł powstał na podstawie wystąpienia i prezentacji Irminy Kochman, kierownik ds. wynagrodzeń i benefitów w firmie AmRest Sp. z o.o., pt. „Zarządzanie benefitami on-line w firmie AmRest Sp. z o.o.”. Wystąpienie miało miejsce podczas konferencji „Pieniądze to nie wszystko – rola benefitów w procesie wynagradzania.” (organizator Sedlak & Sedlak, Warszawa 29 listopada 2011 r.)

AmRest Holdings SE (AmRest, WSE: EAT) jest największą niezależną firmą prowadzącą sieci restauracji w Europie Środkowo-Wschodniej. Od 1993 roku Spółka rozwija portfolio czołowych marek w swoich kategoriach, mianowicie KFC, Pizza Hut, Burger King, Applebee's i Starbucks, w oparciu o franczyzę i współpracę typu joint venture. Obecnie AmRest zarządza ponad 700 restauracjami w segmencie restauracji szybkiej obsługi (Quick Service Restaurants) i restauracjami z obsługą kelnerską (Casual Dining Restaurants).
Firma AmRest Sp. z o.o. oferuje swoim pracownikom prawie wszystkie rodzaje świadczeń spotykane na rynku. Zapewnia m.in. opiekę medyczną, pakiety stomatologiczne (rozumiane jako rozszerzenie opieki medycznej), ubezpieczenia, udział w funduszach inwestycyjnych, rachunki inwestycyjne, wycieczki zagraniczne i karty na zajęcia sportowe.
– Długo korzystaliśmy z rozwiązania intranetowego, które polegało na tym, że pracownik zaznaczał na bardzo prostym formularzu, z jakich świadczeń chciałby korzystać i które z nich mają być opłacone przez pracodawcę, a za które jest gotów sam zapłacić. Do obsługi systemu kafeteryjnego zatrudnialiśmy etatowego pracownika. Okazało się jednak, że w najbliższej przyszłości grozi nam konieczność zatrudnienia kolejnej osoby, czego chcieliśmy uniknąć – mówi Irmina Kochman, kierownik ds. wynagrodzeń i benefitów w firmie AmRest Sp. z o.o.
Pracownicy firmy korzystali także z benefitu Travelplanet i co miesiąc decydowali, która część z dostępnej puli uzbieranych punktów miała zostać wykorzystywana na wycieczki, bilety i usługi spa. Firma miała jednak administracyjny problem z opodatkowaniem tych świadczeń. Aby się z nim uporać, stworzono bazę danych w Excelu. Odtąd w chwili wykorzystania danego świadczenia firma potrącała składki ZUS oraz podatek z wynagrodzenia danej osoby.
– Nasi pracownicy byli bardzo niezadowoleni z tego rozwiązania, ponieważ przy jednorazowym wykorzystaniu dużej puli gromadzonych punktów wysokość potrącanego z wynagrodzenia podatku i składek ZUS była nierzadko bardzo znacząca. Ich zdaniem, świadczenie przestawało być tym samym dla nich korzystne. Dlatego drugim istotnym dla nas punktem była możliwość opodatkowywania gromadzonych punktów w ujęciu miesięcznym– wyjaśnia Irmina Kochman

Idealny system on-line do zarządzania benefitami
Postanowiono poszukać nowoczesnego narzędzia do zarządzania benefitami – funkcjonalnego i przejrzystego zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Najbardziej korzystne okazały się dla firmy rozwiązania systemu MyBenefit. Wdrożono go w AmRest w czerwcu 2011 roku.
– Byliśmy pierwszym klientem firmy, w związku z tym system został zindywidualizowany i dopasowany do naszych potrzeb. Zdecydowaliśmy się na skorzystanie z wycieczek, pobytów w spa i biletów do kina. Każdy z pracowników, który używa w ramach kafeterii MyBenefit, może zalogować się do systemu, sprawdzić, ile ma punktów, oraz zdecydować, w jaki sposób je zrealizować. Świadczenia opłacają pracownicy punktami, gdzie jeden punkt równa się jednemu złotemu. Pracownicy nie zgłaszają problemów z korzystaniem z MyBenefit. W razie kłopotów, na stronie systemu znajdą instrukcję dla użytkowników w formie filmu – wyjaśnia Irmina Kochman.
MyBenefit jest częścią systemu kafeteryjnego, który zgodnie z polityką firmy przysługuje w sumie 1300 spośród około 10 000 pracowników AmRest w Polsce. Są to menadżerowie restauracji, czyli kierownicy zmian, asystenci kierownika restauracji oraz osoby zatrudnione w biurze. Na przyszłość firma rozważa rozwiązanie, dzięki któremu pracownicy nieobjęci kafeterią będą mogli również wykupić pewne świadczenia ze zniżką, dzięki wykorzystaniu efektu skali (wielkości firmy) w negocjacjach z dostawcami.
AmRest zdecydowało się na bycie administratorem systemu MyBenefit, tzn. zakładanie nowych kont i wprowadzanie do systemu nowych pracowników oraz dokonywanie wszelkich zmian rodzaju świadczeń, z których pracownicy korzystają. Panel do wprowadzania danych jest bardzo przejrzysty, np. założenie nowego konta trwa 30 sekund.
Do administrowania systemem zatrudniana jest na etacie jedna osoba. – Nie chodzi tylko o obsługę MyBenefit, bo szacuję, że w tym rozwiązaniu on-line na dokonanie wszelkich zmian wystarcza jeden dzień. Potrzebujemy osoby do obsługi kafeterii i nanoszenia zmian dotyczących np. ubezpieczenia. Takiej, która musi dopilnować, aby pracownik dopełnił wszelkich formalności związanych z wnioskami, z podpisami, z poprawnością danych oraz ich zmianą, np. przy zmianie nazwiska. Ważne jest, żeby ubezpieczyciel miał aktualne dane – po to, aby uniknąć problemów przy ewentualnych roszczeniach – tłumaczy Irmina Kochman.

Finanse
Benefity rozliczane są w skali miesiąca, dzięki czemu łatwiej jest zaplanować koszty pracy. Pracownicy wybierają głównie opiekę medyczną i ubezpieczenia, czyli świadczenia opłacane w cyklu miesięcznym. W przypadku limitu rocznego problem mógłby się pojawić, gdyby dana osoba w pierwszym kwartale wykorzystała całą pulę roczną, a w drugim kwartale już nie pracowała w firmie.
Koszt miesięczny dofinansowania benefitów przez firmę w skali restauracji wynosi około 600 zł brutto na 4 menedżerów. W przypadku biura kwoty są wyższe. Zarówno w przypadku restauracji jak i biura dostępna miesięczna pula zależy od poziomu zaszeregowania danego pracownika w strukturze firmy.
– Z naszego punktu widzenia kafeteria ułatwia zarządzanie budżetem wynagrodzeń w planie finansowym firmy. Jesteśmy w stanie bardzo konkretnie oszacować – nawet przy zmianach cen u naszych usługodawców – ile na jaką kafeterię wydamy. Świadczenia te są zaplanowane jako koszty pracy i występują oprócz wynagrodzeń podstawowych – mówi Irmina Kochman.

Przewaga zalet nad wadami
Z perspektywy pracownika główną zaletą zarządzania benefitami on-line jest to, że ma on dostęp do systemu przez 24 godziny na dobę, również z domu, co oznacza bardzo duże ułatwienia w zakresie dostępności do świadczeń typu bilety do kina czy wykupienie wycieczek. Ma to tym większe znaczenie, że restauracje bardzo często działają po godzinach pracy biura. Według pracowników, przegląd wszystkich dostępnych świadczeń jest łatwy, a oferta czytelna. Duże znaczenie ma też to, że ZUS i podatek od wartości świadczeń są odprowadzane na bieżąco.
Korzyść pracodawcy wiąże się z kształtowaniem wizerunku nowoczesnej firmy, korzystającej z nowoczesnych rozwiązań. System MyBenefit upraszcza administrację, rozliczenia (z dostawcami i pracownikami) oraz sprawozdawczość.
– Przy rozwiązaniu intranetowym mieliśmy problemy ze stroną do składania sprawozdań; zmuszało to do czasochłonnej – w dużym stopniu ręcznej – pracy przy sprawdzeniu faktur, monitorowaniu wewnętrznego systemu intranetowego oraz skanowaniu wszystkich plików. Rozwiązanie on-line jest wygodniejsze dlatego, że wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu, możemy je w bardzo łatwy sposób przesłać i opracować pod kątem prezentacji i zestawień dla zarządu lub do prywatnej informacji. Warto dodać, że dane z systemu MyBenefit można błyskawicznie przenieść do systemu payrollowego i nie wymagają dodatkowej obróbki z naszej strony. Przekłamań nie ma, natomiast gdyby one się zdarzały, zaleta omawianego rozwiązania polega na tym, że operujemy świadczeniem tak naprawdę wirtualnym: my kupujemy punkty, które pracownik może przeznaczyć na świadczenia. Ewentualne korekty wysokości czy to liczby punktów do wykorzystania w systemie MyBenefit czy to opodatkowania pracownika można w bardzo łatwy sposób przeprowadzić w kolejnym cyklu rozliczeniowym – wyjaśnia Irmina Kochman.
Pracownicy nie zgłosili dotąd żadnych trudności. W przypadku pracodawcy problem stanowiła uciążliwa praca administracyjna przy wprowadzaniu systemu. Trudność wynikała jednak ze specyfiki AmRest: nie wszyscy użytkownicy systemu dysponowali firmowym adresem mailowym, a ponadto kontakt z pracownikami w 260 restauracjach działających w całej Polsce był w jakimś stopniu kłopotliwy. Za wadę systemu można uznać jedynie to, że jego użytkownikom potrzebny jest dostęp do Internetu. Można korzystać z niego także za pomocą telefonu komórkowego -w ten sposób możliwe jest logowanie się i zakładanie konta. Potrzebny jest jedynie email pracownika, co w przypadku niektórych zatrudnionych AmRest okazało się, ku zaskoczeniu firmy, trudnością.
5. Skuteczne dopasowanie produktu do oczekiwań

MyBenefit daje także firmie możliwość włączania lub wyłączania dostępu do jakiegoś świadczenia dla danej grupy pracowników. – Możemy to zrobić bardzo łatwo. W tej chwili nie korzystamy z takiego rozwiązania, to znaczy w firmie AmRest każdy z pracowników może korzystać z każdego świadczenia, tylko czasami musi zapłacić za jego większą część lub wręcz za całość. Przykładowo, ktoś, kto ma najniższą pulę kafeteryjną, a chciałby skorzystać z najbardziej rozszerzonego pakietu medycznego, może zrobić to odpłatnie. System wychodzi także naprzeciw takim oczekiwaniom – wyjaśnia Irmina Kochman.
Podsumowując, MyBenefit AmRest uznaje za narzędzie idealnie dopasowane do wymagań firmy i pracowników. Firma poszukiwała nowoczesnego systemu, który uprości administrowanie benefitami, rozliczenia i sprawozdawczość, oraz okaże się prosty w działaniu. Dzięki wdrożeniu MyBenefit udało się ten cel w AmRest zrealizować.

Artykuł ukazał się w Serwisie HR