Tymi sprawami zajmują się Marszałkowie Województw poprzez Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej (ROPS) będące jednostkami im bezpośrednio podległymi.
W okresie przejściowym Marszałek Województwa ma 3 miesiące na wydanie decyzji od momentu złożenia i wpłynięcia wniosku wraz z niezbędnymi dokumentami z organu właściwego do ROPS. Jednak w sytuacji skomplikowanej, w której istnieje potrzeba zebrania dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień, w tym z instytucji zagranicznej, okres ten może zostać przedłużony.
Czytaj: Lewiatan: za wcześnie na jednoznaczną ocenę wpływu "500 plus" na gospodarkę
Przepisy unijne nie zawierają precyzyjnych terminów, w czasie których powinna zostać udzielona odpowiedź na zapytanie instytucji innego państwa UE – przyjmuje się, że okres ten nie powinien przekroczyć 3 miesięcy od daty otrzymania zapytania.
W poszczególnych sprawach może istnieć konieczność zwrócenia się do instytucji zagranicznych w celu weryfikacji uprawnień do świadczeń w innym państwie. W każdym przypadku ROPS powinien poinformować o przedłużeniu postepowania ze względu na potrzebę zgromadzenia dodatkowych informacji i wskazać termin jej załatwienia.