Spis treści:
1. Kto może uczestniczyć w konkursie?
2. Jakie projekty mogą zostać dofinansowane?
3. Kto może uczestniczyć w szkoleniach?
4. Budżet projektu
5. Problem szczególny – audyt projektu
6. Praca nad dokumentacją
7. Na zakończenie – jak projekt jest oceniany?
Zainteresowanie przedsiębiorców dofinansowaniem przeznaczonym na rozwój kadr (przydzielanym w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – POKL) przeszło najśmielsze oczekiwania. Pula środków finansowych przeznaczonych na lata 2007–2008, czyli 400 mln PLN, została wyczerpana w dniu, w którym rozpoczęto przyjmowanie wniosków konkursowych. W ciągu 8 dni od rozpoczęcia naboru do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) napłynęło łącznie 875 wniosków o dofinansowanie projektu na łączną kwotę wnioskowanego dofinansowania wynoszącą 2.285.309.605,55 PLN i w dniu 23 lipca nabór został wstrzymany.
Ci, którzy z różnych względów nie zdecydowali się o ubieganie się o dofinansowanie w tym roku, będą mieć kolejne szanse w nadchodzących latach. Tegoroczna dokumentacja konkursowa pozostaje w pełni dostępna – i stanowi cenną wskazówkę dotyczącą tego, czego będzie można spodziewać się w kolejnych latach. Oczywiście, kolejne konkursy nie będą prostym powieleniem właśnie zakończonego, ale można spodziewać się, że sposób podejścia do wnioskodawcy nie ulegnie większym zmianom.
Przygotowanie dobrego projektu, czyli takiego, który spełnia kryteria uzyskania dofinansowania oraz w pełni odpowiada rzeczywistym potrzebom wykonawcy, jest przedsięwzięciem skomplikowanym i wymagającym czasu – na opracowanie koncepcji przedsięwzięcia, a następnie przełożenia jej na specyficzny język dokumentów konkursowych. Do tego zadania można zacząć przygotowywać się już teraz.
1. Kto może uczestniczyć w konkursie?
O dofinansowanie na rozwój pracowników mogą ubiegać się podmioty będące przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 z późn. zm.), a zatem:
•osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nie będące osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonujące we własnym imieniu działalność gospodarczą;
•wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej;
oraz przez podmioty działające na rzecz zatrudnienia lub rozwoju zasobów ludzkich, niebędące przedsiębiorcami 1.
Możliwe jest także ubieganie się o dofinansowanie przez partnerstwa, łączące w dowolnej konfiguracji podmioty należące do obu grup, z zastrzeżeniem, że liczba partnerów realizujących projekt nie przekroczy 5. Ubieganie się o dofinansowanie przez partnerstwo wymaga spełnienia kilku warunków. Po pierwsze, partnerów musi wiązać umowa, precyzująca m.in. cel, zadania, zasady rozliczeń finansowych czy podejmowania decyzji przez członków partnerstwa w ramach projektu. Po drugie, partnerzy muszą wyłonić ze swego grona lidera, który przejmie odpowiedzialność za całość projektu i jego rozliczenie z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości. Po trzecie wreszcie, projektodawcą, a następnie stroną umowy o dofinansowanie, jest lider partnerstwa.
Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie z funduszy europejskich kierują się różnymi powodami, które, najogólniej mówiąc, można podzielić na 2 grupy. Pierwsza grupa obejmuje podmioty (osoby fizyczne, firmy, organizacje pozarządowe), które są zainteresowane pozyskaniem dofinansowania jako takiego, a dominującą motywacją do działania jest fakt istnienia możliwości skorzystania z dotacji. W grupie drugiej znajduje się szerokie spektrum tych, którzy mają mniej lub bardziej sprecyzowane pomysły, czasem nawet konkretne produkty lub usługi – i którzy poszukują szansy na ich realizację/wprowadzenie na rynek, a uzyskanie dofinansowania jest albo ułatwieniem, albo w krańcowych sytuacjach warunkiem sine qua non realizacji działania.
Trudno osądzić, które podejście jest lepsze, czy też daje większe szanse na uzyskanie dofinansowania, a to dlatego, że jedną z pierwszych podlegających ocenie kwestii, już na etapie weryfikacji formalnej, jest kwalifikowalność projektu w ramach poddziałania, działania i programu. Oznacza to, że zanim członkowie komisji oceniającej wgłębią się w założenia projektu, metodologię czy wiarygodność finansową i merytoryczną potencjalnego wykonawcy, sprawdzą, czy projekt został złożony w ramach właściwego konkursu, a zatem, czy jego cele i zakres odpowiadają celom poddziałania/działania/programu operacyjnego. Pracując nad projektem lub wcześniej nad jego koncepcją należy pamiętać, że starając się o dofinansowanie z budżetu Unii Europejskiej wkraczamy na drogę złożonej konstrukcji zasad, wytycznych i celów. Są one definiowane na licznych poziomach: całej Unii, poszczególnych państw członkowskich, województw, aż dotrzemy do szczebla naszego projektu. Patrząc z drugiej strony – cele, jakie mamy osiągnąć realizując nasze przedsięwzięcie mają przyczynić się do realizacji szerszych zamierzeń, wytyczonych do poziomu UE włącznie. Patrząc z tej perspektywy okazuje się, że podstawowe zasady rządzące polityką strukturalną Unii Europejskiej, takie jak: subsydiarność, dodatkowość czy komplementarność to nie abstrakcyjne pojęcia, ale projektowa codzienność.
Zatem pierwsze pytania, jakie trzeba postawić rozpoczynając pracę nad projektem brzmią: Co jest celem projektu? I w jaki sposób cel projektu wpisuje się w kontekst wyznaczony celem poddziałania/działania/POKL? (Dla przypomnienia: poddziałanie 2.1.1 POKL, obejmujące projekty konkursowe mające na celu rozwój kapitału ludzkiego przedsiębiorstw wpisane jest w szersze ramy działania zatytułowanego Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki. Składane przez wnioskodawców projekty muszą przyczyniać się do osiągnięcia celu sformułowanego w dokumentach strategicznych jako rozwój wykwalifikowanej i zdolnej do adaptacji siły roboczej.) Jeżeli dodamy jeszcze pytanie o to, dlaczego chcemy osiągnąć wskazany cel, to okaże się, że właśnie uporaliśmy się z pierwszym opisowym punktem wniosku o dofinansowanie.
Pracując nad projektem, czy też dokładniej nad wnioskiem, wnioskodawcy dysponują ograniczoną przestrzenią (limitem znaków) przyznaną na zaprezentowanie pomysłu. Dobór argumentów przemawiających „za”, jakość uzasadnień, trafność analiz musi zmieścić się w tekście o rozmiarach zbliżonych do niniejszego opracowania. Jednocześnie – wniosek jest główną sceną, a przyjrzenie się prezentowanemu na niej spektaklowi podstawą oceny projektu.
2. Jakie projekty mogą zostać dofinansowane?
Dofinansowanie przeznaczone jest na realizację 2 typów przedsięwzięć: szkoleń i doradztwa oraz studiów podyplomowych – dla przedsiębiorców oraz pracowników przedsiębiorstw.
Szkolenia i doradztwo mogą mieć dwojaki charakter:
•projektów szkoleń zamkniętych, o charakterze ogólnym i specjalistycznym;
•projektów szkoleń otwartych.
Szkolenia zamknięte przygotowywane są dla przedsiębiorców, którzy posiadają struktury organizacyjne – przedstawicielstwa, filie, oddziały – w co najmniej 2 województwach lub dla grup przedsiębiorców 2, jeżeli mają siedziby w co najmniej 2 województwach. Drugim warunkiem ubiegania się o dofinansowanie na szkolenia i usługi doradcze jest opracowanie przez firmę indywidualnej strategii rozwoju, w oparciu o którą tworzony jest program szkoleń i usług doradczych.
Szkolenia i doradztwo otwarte, by kwalifikować się do dofinansowania, muszą mieć charakter ogólnopolski, co oznacza, że wezmą w nich udział przedsiębiorcy i/lub ich pracownicy z co najmniej 5 województw. Zajęcia szkoleniowe i doradcze będą także prowadzone w co najmniej 5 województwach.
Bez względu na otwarty lub zamknięty charakter, szkolenie powinno trwać nie mniej niż 5 godzin lekcyjnych, a uczestniczyć w nim powinno nie mniej niż 5 i nie więcej niż 30 osób.
Jeden wniosek o dofinansowanie może dotyczyć tylko jednego typu projektu, czyli wnioskodawcy nie mogą skonstruować projektu obejmującego zarówno szkolenia otwarte, jak i zamknięte, lub będące kombinacją szkoleń i studiów podyplomowych. Warto też odnotować, że usługi doradcze nie mogą występować samodzielnie i muszą być powiązane z ogólnymi lub specjalistycznymi szkoleniami.
Projekt, bez względu na jego typ, musi zostać zrealizowany w okresie nie dłuższym niż 2 lata, a jego rozpoczęcie nie może nastąpić później niż 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku o dofinansowanie.
Jednym z wymogów projektu jest możliwie najbardziej precyzyjne zaplanowanie jego rezultatów, czyli przetłumaczenie celów na mierzalne wyniki, zgrupowane w 2 kategoriach:
•rezultatów twardych – np. liczby osób szkolonych, liczby osób korzystających z usług doradczych, liczby przedsiębiorstw, których pracownicy zostaną przeszkoleni (w przypadku ogólnopolskich projektów otwartych);
•rezultatów miękkich – czyli tych, które trudno skwantyfikować (rezultaty miękkie to najprościej mówiąc inne korzyści wynikające zarówno z uczestnictwa pracowników firm w projekcie, jak i wyniesione przez organizatorów projektu. Rezultaty miękkie mogą być odczuwane także przez otoczenie, choćby dzięki prowadzonej akcji promocyjnej projektu. Rezultatem miękkim może być dotarcie z usługami szkoleniowymi do osób, które inaczej nie miałyby możliwości podnieść swoje kwalifikacje i umiejętności, opracowanie innowacyjnego podejścia czy metodyki szkoleń, wypracowanie modelu najlepszej praktyki, wartego wykorzystania w szerszej skali itp.).
Definiując rezultaty projektu trzeba zaplanować także podejście i metody ich pomiaru (monitoring) – definiując źródła danych oraz częstotliwość prowadzenia pomiarów.
3. Kto może uczestniczyć w szkoleniach?
(...)
4. Budżet projektu
(...)
5. Problem szczególny – audyt projektu
Planując projekt, a następnie realizując go, należy pamiętać, że kwalifikowalność kosztów ponoszonych w projekcie jest weryfikowana przynajmniej dwukrotnie. Pierwsza ocena ma miejsce podczas oceny wniosku o dofinansowanie. Druga – podczas rozliczania projektu, ponieważ zgodnie z definicją kosztem kwalifikowalnym jest koszt faktycznie poniesiony i udokumentowany.
Sprawdzenie wykonalności projektu od strony finansowej jest także obowiązkiem beneficjenta. Na wykonawcy projektu realizowanego w ramach poddziałania 2.1.1 ciąży bowiem obowiązek przeprowadzenia zewnętrznego audytu projektu. Wytyczne w sprawie przeprowadzenia badania, w porównaniu do obowiązujących w poprzednim okresie programowania (w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich), są znacznie bardziej szczegółowe. Podstawowa zmiana polega przede wszystkim na szczegółowym zdefiniowaniu zakresu audytu. Celem audytu jest ocena zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu i uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie. Sprawdzeniu podlegają w szczególności:
•ocena prawidłowości rozliczeń finansowych (m.in. sprawdzenie statusu podatkowego beneficjenta, sprawdzenie, czy wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu jest prowadzona w sposób prawidłowy, weryfikacja dokumentów księgowych i ich opisów, weryfikacja metodologii rozliczania kosztów pośrednich);
•sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie, czy uczestnicy spełniają warunki zdefiniowane w dokumentacji POKL i poddziałania oraz założeniach projektowych – analiza ma objąć 10% liczby uczestników);
•przestrzeganie postanowień ustawy o ochronie danych osobowych;
•prawidłowość stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655);
•zgodność informacji raportowanych we wnioskach o płatność z faktycznym przebiegiem rzeczowym i finansowym projektu;
•ocena poprawności udzielania pomocy publicznej (pomoc de minimis 6, pomoc udzielana w ramach wyłączeń blokowych 7);
•promocja projektu;
•dokumentacja i archiwum projektu;
•zgodność z politykami i zasadami wspólnotowymi.
Koszt audytu zewnętrznego jest kosztem kwalifikowalnym, a maksymalna kwota przeznaczona na przeprowadzenie badania nie może być większa niż 2,5% ogólnej wartości projektu.
Jedną z budzących żywe zainteresowanie wnioskodawców jest kwestia stosowania ustawy prawo zamówień publicznych podczas realizacji projektu w ramach poddziałania 2.1.1 POKL. Wyjaśnienia PARP, umieszczone na stronie internetowej instytucji, są precyzyjne: „Konieczność stosowania Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych odnosi się do beneficjentów zobowiązanych podmiotowo do zastosowania tej ustawy. Natomiast pozostałe podmioty korzystające ze wsparcia w ramach 2.1.1 PO KL nie są zobowiązane do stosowania prawa zamówień publicznych przy wyborze podwykonawców. Zlecając podwykonawcy wykonanie części działań w ramach projektu Beneficjent zobowiązany jest natomiast do wyboru podwykonawców z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania. Oznacza to, że wybór najbardziej korzystnej oferty dostępnej w danej chwili na rynku powinien nastąpić na skutek porównania minimum trzech ofert. W ponadregionalnych projektach zamkniętych podwykonawcą nie może być firma, która korzysta ze szkoleń. Wybór najkorzystniejszej oferty musi zostać udokumentowany protokołem, do którego zostaną dołączone zebrane oferty. Minimalna kwota zamówienia, od której należy dokumentować wybór oferty wynosi 14 tys. EURO. Przeliczenia na złote należy dokonywać zgodnie z rozporządzeniami Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.”
6. Praca nad dokumentacją
(...)
7. Na zakończenie – jak projekt jest oceniany?
Uzyskanie dofinansowania jest możliwe tylko przez tych wnioskodawców, którzy przedstawią projekty zgodne z typami działań zdefiniowanymi jako kwalifikowalne. To oznacza, że przedsięwzięcia obejmujące wyłącznie usługi doradcze, nie mają szans na dotowanie. Lista wykluczeń została precyzyjnie zdefiniowana przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w dokumentacji konkursowej:
„Aby projekt mógł otrzymać dofinansowanie, musi zawierać komponent szkoleniowy, a usługi doradcze muszą być powiązane ze szkoleniami. Jednocześnie nie ma możliwości łączenia typów projektu w jednym wniosku o dofinansowanie, tzn. np. składania jednego wniosku na projekt szkoleń zamkniętych oraz otwartych jednocześnie, lub studiów podyplomowych i szkoleń ogólnopolskich. Nie ma również możliwości organizacji studiów podyplomowych ani delegowania pracowników na studia podyplomowe w ponadregionalnych zamkniętych projektach szkoleń i doradztwa”.
Oczywiście, przygotowując projekt możemy wyjść poza ramy zdefiniowanych w materiałach konkursowych przykładowych działań i wzbogacić zakres usług, jakie oprócz szkoleń zostaną zaoferowane uczestnikom. Z zastrzeżeniem zasygnalizowanych powyżej kwestii regulaminowych (zasadniczym elementem projektu jest szkolenie dla określonej liczby osób, o wymaganej liczbie zajęć oraz z uwzględnieniem wymogów logistycznych), takie dodatkowe działania będą stanowić koszty niekwalifikowane.
Kryteria oceny złożonej dokumentacji konkursowej dzielą się na kilka grup. Pierwszą stanowią kryteria formalne i dotyczą kwestii takich, jak kompletność dokumentacji, prawidłowego wyboru instytucji otrzymującej wniosek czy dotrzymania terminu zdefiniowanego w regulaminie konkursu. Kolejną grupą są kryteria dostępu, czyli kwalifikowalność wykonawcy i projektu – zgodność z wyszczególnionymi w regulaminie kategoriami potencjalnych beneficjentów i typów projektów. Weryfikacja wniosków na podstawie kryteriów formalnych i dostępu prowadzona jest w oparciu o formułę spełnia/nie spełnia, przy czym niespełnienie któregokolwiek z kryteriów skutkuje odrzuceniem wniosku.
Wnioski, które przeszły etap oceny formalnej i dostępu, zostają zakwalifikowane do etapu analizy według kryteriów merytorycznych, horyzontalnych i strategicznych.
Kryteria merytoryczne dotyczą szczegółowych aspektów opisu projektu. Ocenie podlega zarówno jakość uzasadnienia proponowanych działań, zdefiniowanie grup docelowych, racjonalność harmonogramu, strategia promocyjna, potencjał wnioskodawcy wraz z zarządzaniem projektem oraz wydatki. Te ostatnie będą oceniane pod katem ich niezbędności, racjonalności i efektywności, kwalifikowalności i wreszcie zasadności poziomu kosztów pośrednich.
Kryteria horyzontalne dotyczą realizowania w projekcie zasad tzw. polityk horyzontalnych Unii Europejskiej (np. polityki równych szans, koncepcją zrównoważonego rozwoju), zgodności z prawodawstwem wspólnotowym i krajowym, a także dokumentacją projektową.
Kryteria strategiczne dotyczą preferowania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pewnych typów działań, przy czym niespełnienie ich przez wnioskodawcę nie oznacza, iż projekt nie ma szans na uzyskanie dofinansowania. Kryteria strategiczne stanowią swego rodzaju premię, przyznawaną np. za zakończenie szkoleń egzaminami zewnętrznymi i uzyskaniem uznawanych certyfikatów.
Wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania od decyzji o nieprzyznaniu dofinansowania zarówno na etapie oceny formalnej, jak i merytorycznej. Przyznanie dofinansowania a następnie podpisanie umowy o dofinansowanie oznacza rozpoczęcie projektu.
Więcej o POKL i przygotowaniu wniosku znajduje się w artykule Program Operacyjny Kapitał Ludzki – jak zeń skorzystać
1. Kto może uczestniczyć w konkursie?
2. Jakie projekty mogą zostać dofinansowane?
3. Kto może uczestniczyć w szkoleniach?
4. Budżet projektu
5. Problem szczególny – audyt projektu
6. Praca nad dokumentacją
7. Na zakończenie – jak projekt jest oceniany?
Zainteresowanie przedsiębiorców dofinansowaniem przeznaczonym na rozwój kadr (przydzielanym w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – POKL) przeszło najśmielsze oczekiwania. Pula środków finansowych przeznaczonych na lata 2007–2008, czyli 400 mln PLN, została wyczerpana w dniu, w którym rozpoczęto przyjmowanie wniosków konkursowych. W ciągu 8 dni od rozpoczęcia naboru do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) napłynęło łącznie 875 wniosków o dofinansowanie projektu na łączną kwotę wnioskowanego dofinansowania wynoszącą 2.285.309.605,55 PLN i w dniu 23 lipca nabór został wstrzymany.
Ci, którzy z różnych względów nie zdecydowali się o ubieganie się o dofinansowanie w tym roku, będą mieć kolejne szanse w nadchodzących latach. Tegoroczna dokumentacja konkursowa pozostaje w pełni dostępna – i stanowi cenną wskazówkę dotyczącą tego, czego będzie można spodziewać się w kolejnych latach. Oczywiście, kolejne konkursy nie będą prostym powieleniem właśnie zakończonego, ale można spodziewać się, że sposób podejścia do wnioskodawcy nie ulegnie większym zmianom.
Przygotowanie dobrego projektu, czyli takiego, który spełnia kryteria uzyskania dofinansowania oraz w pełni odpowiada rzeczywistym potrzebom wykonawcy, jest przedsięwzięciem skomplikowanym i wymagającym czasu – na opracowanie koncepcji przedsięwzięcia, a następnie przełożenia jej na specyficzny język dokumentów konkursowych. Do tego zadania można zacząć przygotowywać się już teraz.
1. Kto może uczestniczyć w konkursie?
O dofinansowanie na rozwój pracowników mogą ubiegać się podmioty będące przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 z późn. zm.), a zatem:
•osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nie będące osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonujące we własnym imieniu działalność gospodarczą;
•wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej;
oraz przez podmioty działające na rzecz zatrudnienia lub rozwoju zasobów ludzkich, niebędące przedsiębiorcami 1.
Możliwe jest także ubieganie się o dofinansowanie przez partnerstwa, łączące w dowolnej konfiguracji podmioty należące do obu grup, z zastrzeżeniem, że liczba partnerów realizujących projekt nie przekroczy 5. Ubieganie się o dofinansowanie przez partnerstwo wymaga spełnienia kilku warunków. Po pierwsze, partnerów musi wiązać umowa, precyzująca m.in. cel, zadania, zasady rozliczeń finansowych czy podejmowania decyzji przez członków partnerstwa w ramach projektu. Po drugie, partnerzy muszą wyłonić ze swego grona lidera, który przejmie odpowiedzialność za całość projektu i jego rozliczenie z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości. Po trzecie wreszcie, projektodawcą, a następnie stroną umowy o dofinansowanie, jest lider partnerstwa.
Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie z funduszy europejskich kierują się różnymi powodami, które, najogólniej mówiąc, można podzielić na 2 grupy. Pierwsza grupa obejmuje podmioty (osoby fizyczne, firmy, organizacje pozarządowe), które są zainteresowane pozyskaniem dofinansowania jako takiego, a dominującą motywacją do działania jest fakt istnienia możliwości skorzystania z dotacji. W grupie drugiej znajduje się szerokie spektrum tych, którzy mają mniej lub bardziej sprecyzowane pomysły, czasem nawet konkretne produkty lub usługi – i którzy poszukują szansy na ich realizację/wprowadzenie na rynek, a uzyskanie dofinansowania jest albo ułatwieniem, albo w krańcowych sytuacjach warunkiem sine qua non realizacji działania.
Trudno osądzić, które podejście jest lepsze, czy też daje większe szanse na uzyskanie dofinansowania, a to dlatego, że jedną z pierwszych podlegających ocenie kwestii, już na etapie weryfikacji formalnej, jest kwalifikowalność projektu w ramach poddziałania, działania i programu. Oznacza to, że zanim członkowie komisji oceniającej wgłębią się w założenia projektu, metodologię czy wiarygodność finansową i merytoryczną potencjalnego wykonawcy, sprawdzą, czy projekt został złożony w ramach właściwego konkursu, a zatem, czy jego cele i zakres odpowiadają celom poddziałania/działania/programu operacyjnego. Pracując nad projektem lub wcześniej nad jego koncepcją należy pamiętać, że starając się o dofinansowanie z budżetu Unii Europejskiej wkraczamy na drogę złożonej konstrukcji zasad, wytycznych i celów. Są one definiowane na licznych poziomach: całej Unii, poszczególnych państw członkowskich, województw, aż dotrzemy do szczebla naszego projektu. Patrząc z drugiej strony – cele, jakie mamy osiągnąć realizując nasze przedsięwzięcie mają przyczynić się do realizacji szerszych zamierzeń, wytyczonych do poziomu UE włącznie. Patrząc z tej perspektywy okazuje się, że podstawowe zasady rządzące polityką strukturalną Unii Europejskiej, takie jak: subsydiarność, dodatkowość czy komplementarność to nie abstrakcyjne pojęcia, ale projektowa codzienność.
Zatem pierwsze pytania, jakie trzeba postawić rozpoczynając pracę nad projektem brzmią: Co jest celem projektu? I w jaki sposób cel projektu wpisuje się w kontekst wyznaczony celem poddziałania/działania/POKL? (Dla przypomnienia: poddziałanie 2.1.1 POKL, obejmujące projekty konkursowe mające na celu rozwój kapitału ludzkiego przedsiębiorstw wpisane jest w szersze ramy działania zatytułowanego Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki. Składane przez wnioskodawców projekty muszą przyczyniać się do osiągnięcia celu sformułowanego w dokumentach strategicznych jako rozwój wykwalifikowanej i zdolnej do adaptacji siły roboczej.) Jeżeli dodamy jeszcze pytanie o to, dlaczego chcemy osiągnąć wskazany cel, to okaże się, że właśnie uporaliśmy się z pierwszym opisowym punktem wniosku o dofinansowanie.
Pracując nad projektem, czy też dokładniej nad wnioskiem, wnioskodawcy dysponują ograniczoną przestrzenią (limitem znaków) przyznaną na zaprezentowanie pomysłu. Dobór argumentów przemawiających „za”, jakość uzasadnień, trafność analiz musi zmieścić się w tekście o rozmiarach zbliżonych do niniejszego opracowania. Jednocześnie – wniosek jest główną sceną, a przyjrzenie się prezentowanemu na niej spektaklowi podstawą oceny projektu.
2. Jakie projekty mogą zostać dofinansowane?
Dofinansowanie przeznaczone jest na realizację 2 typów przedsięwzięć: szkoleń i doradztwa oraz studiów podyplomowych – dla przedsiębiorców oraz pracowników przedsiębiorstw.
Szkolenia i doradztwo mogą mieć dwojaki charakter:
•projektów szkoleń zamkniętych, o charakterze ogólnym i specjalistycznym;
•projektów szkoleń otwartych.
Szkolenia zamknięte przygotowywane są dla przedsiębiorców, którzy posiadają struktury organizacyjne – przedstawicielstwa, filie, oddziały – w co najmniej 2 województwach lub dla grup przedsiębiorców 2, jeżeli mają siedziby w co najmniej 2 województwach. Drugim warunkiem ubiegania się o dofinansowanie na szkolenia i usługi doradcze jest opracowanie przez firmę indywidualnej strategii rozwoju, w oparciu o którą tworzony jest program szkoleń i usług doradczych.
Szkolenia i doradztwo otwarte, by kwalifikować się do dofinansowania, muszą mieć charakter ogólnopolski, co oznacza, że wezmą w nich udział przedsiębiorcy i/lub ich pracownicy z co najmniej 5 województw. Zajęcia szkoleniowe i doradcze będą także prowadzone w co najmniej 5 województwach.
Bez względu na otwarty lub zamknięty charakter, szkolenie powinno trwać nie mniej niż 5 godzin lekcyjnych, a uczestniczyć w nim powinno nie mniej niż 5 i nie więcej niż 30 osób.
Jeden wniosek o dofinansowanie może dotyczyć tylko jednego typu projektu, czyli wnioskodawcy nie mogą skonstruować projektu obejmującego zarówno szkolenia otwarte, jak i zamknięte, lub będące kombinacją szkoleń i studiów podyplomowych. Warto też odnotować, że usługi doradcze nie mogą występować samodzielnie i muszą być powiązane z ogólnymi lub specjalistycznymi szkoleniami.
Projekt, bez względu na jego typ, musi zostać zrealizowany w okresie nie dłuższym niż 2 lata, a jego rozpoczęcie nie może nastąpić później niż 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku o dofinansowanie.
Jednym z wymogów projektu jest możliwie najbardziej precyzyjne zaplanowanie jego rezultatów, czyli przetłumaczenie celów na mierzalne wyniki, zgrupowane w 2 kategoriach:
•rezultatów twardych – np. liczby osób szkolonych, liczby osób korzystających z usług doradczych, liczby przedsiębiorstw, których pracownicy zostaną przeszkoleni (w przypadku ogólnopolskich projektów otwartych);
•rezultatów miękkich – czyli tych, które trudno skwantyfikować (rezultaty miękkie to najprościej mówiąc inne korzyści wynikające zarówno z uczestnictwa pracowników firm w projekcie, jak i wyniesione przez organizatorów projektu. Rezultaty miękkie mogą być odczuwane także przez otoczenie, choćby dzięki prowadzonej akcji promocyjnej projektu. Rezultatem miękkim może być dotarcie z usługami szkoleniowymi do osób, które inaczej nie miałyby możliwości podnieść swoje kwalifikacje i umiejętności, opracowanie innowacyjnego podejścia czy metodyki szkoleń, wypracowanie modelu najlepszej praktyki, wartego wykorzystania w szerszej skali itp.).
Definiując rezultaty projektu trzeba zaplanować także podejście i metody ich pomiaru (monitoring) – definiując źródła danych oraz częstotliwość prowadzenia pomiarów.
3. Kto może uczestniczyć w szkoleniach?
(...)
4. Budżet projektu
(...)
5. Problem szczególny – audyt projektu
Planując projekt, a następnie realizując go, należy pamiętać, że kwalifikowalność kosztów ponoszonych w projekcie jest weryfikowana przynajmniej dwukrotnie. Pierwsza ocena ma miejsce podczas oceny wniosku o dofinansowanie. Druga – podczas rozliczania projektu, ponieważ zgodnie z definicją kosztem kwalifikowalnym jest koszt faktycznie poniesiony i udokumentowany.
Sprawdzenie wykonalności projektu od strony finansowej jest także obowiązkiem beneficjenta. Na wykonawcy projektu realizowanego w ramach poddziałania 2.1.1 ciąży bowiem obowiązek przeprowadzenia zewnętrznego audytu projektu. Wytyczne w sprawie przeprowadzenia badania, w porównaniu do obowiązujących w poprzednim okresie programowania (w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich), są znacznie bardziej szczegółowe. Podstawowa zmiana polega przede wszystkim na szczegółowym zdefiniowaniu zakresu audytu. Celem audytu jest ocena zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu i uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie. Sprawdzeniu podlegają w szczególności:
•ocena prawidłowości rozliczeń finansowych (m.in. sprawdzenie statusu podatkowego beneficjenta, sprawdzenie, czy wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu jest prowadzona w sposób prawidłowy, weryfikacja dokumentów księgowych i ich opisów, weryfikacja metodologii rozliczania kosztów pośrednich);
•sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie, czy uczestnicy spełniają warunki zdefiniowane w dokumentacji POKL i poddziałania oraz założeniach projektowych – analiza ma objąć 10% liczby uczestników);
•przestrzeganie postanowień ustawy o ochronie danych osobowych;
•prawidłowość stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655);
•zgodność informacji raportowanych we wnioskach o płatność z faktycznym przebiegiem rzeczowym i finansowym projektu;
•ocena poprawności udzielania pomocy publicznej (pomoc de minimis 6, pomoc udzielana w ramach wyłączeń blokowych 7);
•promocja projektu;
•dokumentacja i archiwum projektu;
•zgodność z politykami i zasadami wspólnotowymi.
Koszt audytu zewnętrznego jest kosztem kwalifikowalnym, a maksymalna kwota przeznaczona na przeprowadzenie badania nie może być większa niż 2,5% ogólnej wartości projektu.
Jedną z budzących żywe zainteresowanie wnioskodawców jest kwestia stosowania ustawy prawo zamówień publicznych podczas realizacji projektu w ramach poddziałania 2.1.1 POKL. Wyjaśnienia PARP, umieszczone na stronie internetowej instytucji, są precyzyjne: „Konieczność stosowania Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych odnosi się do beneficjentów zobowiązanych podmiotowo do zastosowania tej ustawy. Natomiast pozostałe podmioty korzystające ze wsparcia w ramach 2.1.1 PO KL nie są zobowiązane do stosowania prawa zamówień publicznych przy wyborze podwykonawców. Zlecając podwykonawcy wykonanie części działań w ramach projektu Beneficjent zobowiązany jest natomiast do wyboru podwykonawców z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania. Oznacza to, że wybór najbardziej korzystnej oferty dostępnej w danej chwili na rynku powinien nastąpić na skutek porównania minimum trzech ofert. W ponadregionalnych projektach zamkniętych podwykonawcą nie może być firma, która korzysta ze szkoleń. Wybór najkorzystniejszej oferty musi zostać udokumentowany protokołem, do którego zostaną dołączone zebrane oferty. Minimalna kwota zamówienia, od której należy dokumentować wybór oferty wynosi 14 tys. EURO. Przeliczenia na złote należy dokonywać zgodnie z rozporządzeniami Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.”
6. Praca nad dokumentacją
(...)
7. Na zakończenie – jak projekt jest oceniany?
Uzyskanie dofinansowania jest możliwe tylko przez tych wnioskodawców, którzy przedstawią projekty zgodne z typami działań zdefiniowanymi jako kwalifikowalne. To oznacza, że przedsięwzięcia obejmujące wyłącznie usługi doradcze, nie mają szans na dotowanie. Lista wykluczeń została precyzyjnie zdefiniowana przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w dokumentacji konkursowej:
„Aby projekt mógł otrzymać dofinansowanie, musi zawierać komponent szkoleniowy, a usługi doradcze muszą być powiązane ze szkoleniami. Jednocześnie nie ma możliwości łączenia typów projektu w jednym wniosku o dofinansowanie, tzn. np. składania jednego wniosku na projekt szkoleń zamkniętych oraz otwartych jednocześnie, lub studiów podyplomowych i szkoleń ogólnopolskich. Nie ma również możliwości organizacji studiów podyplomowych ani delegowania pracowników na studia podyplomowe w ponadregionalnych zamkniętych projektach szkoleń i doradztwa”.
Oczywiście, przygotowując projekt możemy wyjść poza ramy zdefiniowanych w materiałach konkursowych przykładowych działań i wzbogacić zakres usług, jakie oprócz szkoleń zostaną zaoferowane uczestnikom. Z zastrzeżeniem zasygnalizowanych powyżej kwestii regulaminowych (zasadniczym elementem projektu jest szkolenie dla określonej liczby osób, o wymaganej liczbie zajęć oraz z uwzględnieniem wymogów logistycznych), takie dodatkowe działania będą stanowić koszty niekwalifikowane.
Kryteria oceny złożonej dokumentacji konkursowej dzielą się na kilka grup. Pierwszą stanowią kryteria formalne i dotyczą kwestii takich, jak kompletność dokumentacji, prawidłowego wyboru instytucji otrzymującej wniosek czy dotrzymania terminu zdefiniowanego w regulaminie konkursu. Kolejną grupą są kryteria dostępu, czyli kwalifikowalność wykonawcy i projektu – zgodność z wyszczególnionymi w regulaminie kategoriami potencjalnych beneficjentów i typów projektów. Weryfikacja wniosków na podstawie kryteriów formalnych i dostępu prowadzona jest w oparciu o formułę spełnia/nie spełnia, przy czym niespełnienie któregokolwiek z kryteriów skutkuje odrzuceniem wniosku.
Wnioski, które przeszły etap oceny formalnej i dostępu, zostają zakwalifikowane do etapu analizy według kryteriów merytorycznych, horyzontalnych i strategicznych.
Kryteria merytoryczne dotyczą szczegółowych aspektów opisu projektu. Ocenie podlega zarówno jakość uzasadnienia proponowanych działań, zdefiniowanie grup docelowych, racjonalność harmonogramu, strategia promocyjna, potencjał wnioskodawcy wraz z zarządzaniem projektem oraz wydatki. Te ostatnie będą oceniane pod katem ich niezbędności, racjonalności i efektywności, kwalifikowalności i wreszcie zasadności poziomu kosztów pośrednich.
Kryteria horyzontalne dotyczą realizowania w projekcie zasad tzw. polityk horyzontalnych Unii Europejskiej (np. polityki równych szans, koncepcją zrównoważonego rozwoju), zgodności z prawodawstwem wspólnotowym i krajowym, a także dokumentacją projektową.
Kryteria strategiczne dotyczą preferowania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pewnych typów działań, przy czym niespełnienie ich przez wnioskodawcę nie oznacza, iż projekt nie ma szans na uzyskanie dofinansowania. Kryteria strategiczne stanowią swego rodzaju premię, przyznawaną np. za zakończenie szkoleń egzaminami zewnętrznymi i uzyskaniem uznawanych certyfikatów.
Wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania od decyzji o nieprzyznaniu dofinansowania zarówno na etapie oceny formalnej, jak i merytorycznej. Przyznanie dofinansowania a następnie podpisanie umowy o dofinansowanie oznacza rozpoczęcie projektu.
Więcej o POKL i przygotowaniu wniosku znajduje się w artykule Program Operacyjny Kapitał Ludzki – jak zeń skorzystać