Łatwo popełnić błąd przy wdrażaniu pracy tymczasowej

W czasach niepewności rynkowej, gdy firmy muszą obniżać koszty, a przy tym zwiększać swoją elastyczność i wydajność, dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie pracy tymczasowej. Niestety, błędy towarzyszące wdrożeniu tej usługi, tj.: wybór nieodpowiedniego partnera, pominięcie analizy przedwdrożeniowej, brak zrozumienia przez partnera HR strategii i celów firmy, często uniemożliwiają osiągnięcie oczekiwanych korzyści.

Praca tymczasowa to specyficzne rozwiązanie, w które zaangażowane są trzy podmioty: agencja zatrudnienia, pracownik tymczasowy i pracodawca użytkownik. Agencja zatrudnienia jest formalnym pracodawcą pracownika tymczasowego, a następnie oddelegowuje go do pracy na rzecz pracodawcy użytkownika, swojego partnera biznesowego. W tej sytuacji po stronie agencji leży odpowiedzialność za proces rekrutacji oraz obsługę administracyjną (podpisywanie umów, naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie urlopów, czy odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy i składki ZUS, itd.). Wdrożenie pracy tymczasowej umożliwia optymalizację kosztów, podniesienie efektywności oraz elastyczne dopasowanie zasobów do potrzeb biznesowych. Niestety, z obserwacji LeasingTeam, największej na rynku HR firmy doradztwa personalnego   wynika, że nie wszystkie firmy są w stanie osiągnąć oczekiwane korzyści z pracy tymczasowej, ponieważ popełniają błędy już na etapie przygotowań do wprowadzenia tego rozwiązania. Oto najczęstsze z nich:

Wybór nieodpowiedniego partnera

Zdarza się, że firmy dobierają partnerów biznesowych kierując się wyłącznie kryterium najniższej ceny, co często okazuje się nieopłacalne. Warto gruntownie sprawdzać potencjalnych kontrahentów i krytycznie podchodzić do przedstawianych przez nich ofert. Wdrożenie pracy tymczasowej wymaga zaangażowania zarówno ze strony firmy, jak i podmiotu zewnętrznego. O sukcesie kontraktu zawsze decydują obie strony, dlatego wybór partnera biznesowego powinien być gruntownie przeanalizowany.

Czytaj: Praca tymczasowa – zalety i wady

 

„Decydując się na współpracę w ramach pracy tymczasowej firma powinna upewnić się, czy dany podmiot jest wpisany do rejestru agencji zatrudnienia, czy jest wypłacalny, czy nie ma żadnych zaległości z tytułu podatków czy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Kluczowe jest także, aby oferowane przez niego rozwiązania były zgodne z przepisami prawa” – zauważa Andżelika Majewska, Wiceprezes Zarządu LeasingTeam.

Pominięcie analizy przedwdrożeniowej

Bardzo często firmy, jeszcze na etapie selekcji dostawcy, starają się zdefiniować potrzebne rozwiązanie. Koncentrując się na swojej wizji, nie rozważają innych opcji, a czasem też nie są świadome tego, jakie rozwiązania są dla nich najbardziej korzystne. Odpowiedzialny i doświadczony partner HR przy wdrażaniu usługi pracy tymczasowej dokonuje rzetelnej analizy sytuacji i celów organizacji. W ramach działania agencja zatrudnienia zadaje liczne pytania, uwzględniając przy tym specyfikę organizacji. Na tym etapie bierze się pod uwagę wiele czynników, np. jakich pracowników i na jaki okres czasu potrzebuje dana organizacja. Przeprowadzając analizę podmiot zewnętrzny identyfikuje mocne i słabe strony wdrożenia usługi, dostępność kandydatów na lokalnym rynku, stawki wynagrodzeń, czynniki motywacyjne. Zrozumienie warunków i okoliczności towarzyszących projektowi umożliwia partnerowi przewidzenie możliwych scenariuszy i zaproponowanie rozwiązań dopasowanych do sytuacji organizacji.

Brak zrozumienia przez partnera HR strategii i celów firmy

Wykorzystanie potencjału pracy tymczasowej jest możliwe tylko w przypadku gruntownego poznania przez partnera HR strategii, celów i oczekiwań firmy. Wiedza o pracodawcy użytkowniku, połączona z  doświadczeniem we wdrażaniu usługi pracy tymczasowej umożliwiają agencji zatrudnienia zaproponowanie rozwiązań ukierunkowanych na realizację celów biznesowych organizacji. Przeprowadzając analizę poziomu zatrudnienia i poziomu produkcji w firmie, partner HR może zaproponować optymalne rozwiązanie, np. utrzymanie wielkości stałego personelu na poziomie 70% zatrudnienia i uzupełnianie pozostałych 30% pracą oddelegowanych pracowników tymczasowych, co przełoży się na zwiększenie efektywności biznesu. Regulowanie poziomu zatrudnienia i dopasowywanie liczby pracowników do bieżących potrzeb produkcyjnych, umożliwia obniżenie kosztów i zwiększenie elastyczności, kluczowej dla budowania przewagi konkurencyjnej.

„Partnerska relacja wymaga pełnej wymiany wiedzy. W tej relacji agencja zatrudnienia pełni rolę eksperta, który proponuje rozwiązania odpowiadające rzeczywistym potrzebom firmy, czuwa nad prawidłowym przebiegiem implementacji, a także wspiera firmę we wprowadzaniu rozwiązań, które pozwolą jej uzyskać jak najlepsze rezultaty” – komentuje Andżelika Majewska.

Niewłaściwe zarządzanie relacjami pomiędzy pracownikami tymczasowymi, pracodawcą użytkownikiem i agencją zatrudnienia

Odpowiednie zarządzanie komunikacją ma szczególne znaczenie w przypadku pracy tymczasowej. W sytuacji trójstronnej relacji, gdy pracownik formalnie jest zatrudniony w agencji zatrudnienia, ale pracę wykonuje pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, szczególne znaczenie ma jasne zdefiniowanie zakresu praw i obowiązków każdej ze stron, a także spójność agencji zatrudnienia i pracodawcy użytkownika w komunikacji z pracownikami. Im bliższa i dojrzalsza relacja pomiędzy organizacją a podmiotem zewnętrznym, tym lepsze rezultaty wspólnych działań. Jeśli firma na bieżąco informuje partnera HR o bieżących problemach, agencja zatrudnienia może proponować wdrażanie skutecznych rozwiązań. Przykładowo, jeżeli problemem okazuje się zbyt wysoki poziom absencji pracowników, rozwiązaniem może być wprowadzenie premii antyabsencyjnej. Jeśli wdrożenie pracy tymczasowej ma odnieść sukces, konieczne jest traktowanie agencji zatrudnienia jako partnera, a nie tylko dostawcę usług.

Czytaj: Potrzebne zmiany na rynku pracy tymczasowej

„Kluczowym czynnikiem jest również odpowiednie wdrożenie i komunikacja z pracownikami tymczasowymi. Ważne, aby czuli się oni częścią zespołu pracodawcy użytkownika. Motywowanie pracowników leży po stronie obu partnerów” – dodaje ekspertka.

Błędy popełniane podczas wdrożenia pracy tymczasowej skutecznie uniemożliwiają firmom realizację wyznaczonych celów. Wejście we współpracę z odpowiedzialnym i doświadczonym podmiotem, który rzetelnie przeprowadzi organizację przez kolejne etapy wdrożenia, zaproponuje najkorzystniejsze rozwiązania i na bieżącą będzie reagował na pojawiające się trudności, przełoży się na obniżenie kosztów i zwiększenie elastyczności firmy, a tym samym wzmocnienie pozycji rynkowej organizacji. 

Źródło: LeasingTeam