Systemy kafeteryjne to uelastycznienie wynagrodzenia poprzez oferowanie pracownikowi świadczeń z określonej listy. W ten sposób dla każdego pracownika tworzy się zindywidualizowany koszyk benefitów dostosowany do jego potrzeb. Pracodawca decyduje o wysokości wynagrodzenia, pracownik komponuje jego składowe i w ten sposób ma wpływ na kształt swojej pensji. 

Pierwsze tego typu systemy pojawiły się w Wielkiej Brytanii już w latach 60. XX w., jednak prawdziwy ich rozkwit nastąpił dopiero na początku lat 80. na Zachodzie. W Polsce zaś zaczęły się pojawiać stopniowo od końca lat 90. Od tego czasu zyskują coraz większą popularność i dziś są powszechnie obecne w dużych zagranicznych firmach działających w naszym kraju.

Czytaj: W USA benefity mają ogromny wpływ na produktywność pracowników

Funkcje kafeterii

Podstawową funkcją systemów kafeteryjnych jest zwiększenie motywacji pracownika poprzez zaangażowanie go w konstruowanie własnego wynagrodzenia. Oprócz płacy zasadniczej ma on możliwość wyboru świadczeń dostosowanych do własnych potrzeb. Dzięki temu wybierze te, które rzeczywiście są dla niego istotne, a ponadto zyska poczucie wpływu na kształt własnego wynagrodzenia. Kolejną ważną funkcją jest budowanie pozytywnego wizerunku organizacji. Informacja o takim systemie ukazuje firmę jako atrakcyjnego pracodawcę, który nie tylko dobrze płaci, ale również oferuje pracownikom dodatkowe korzyści. Inną funkcją elastycznych systemów wynagrodzeń jest działanie retencyjne. Odpowiednio skonstruowany koszyk świadczeń dodatkowych jest ważnym elementem zatrzymywania kluczowych pracowników w firmie.

Wyzwania związane z implementacją kafeterii

Wdrożenie dobrego systemu kafeteryjnego stwarza wiele trudności i wymaga dobrego przygotowania analitycznego oraz zaplanowania procesu, również pod kątem odpowiedniej komunikacji. Błędy w procesie planowania mogą skutkować brakiem efektywności programu, a nawet oporem pracowników.

Krok 1. Zrób analizę dotychczasowych wynagrodzeń

Po pierwsze, musimy ustalić, które składniki wynagrodzenia są zapisane w umowach o pracę jako pensja i muszą zachować formę pieniężną, a które mogą być zastąpione przez inne świadczenia. Należy również zbadać efektywność dotychczasowych dodatków. Najmniej efektywne benefity będzie można zastąpić takimi, które mogą podnieść motywację pracowników.

Krok 2. Poznaj potrzeby pracowników

Należy dobrze zdiagnozować potrzeby pracowników. Można zadać pytanie wprost, np. przez ankietę, ale powinno się wziąć pod uwagę również to, co już wiadomo o swoich pracownikach: o ich wieku, wyznawanych wartościach, sytuacji rodzinnej, stażu pracy. W ten sposób będzie można wybrać te benefity, które naprawdę sprawią satysfakcję zatrudnionym. Aby kafeteria odniosła sukces, musi być atrakcyjna dla każdego pracownika. Nie należy jednak zapominać, że system musi też być korzystny dla pracodawcy.

Krok 3. Zrób analizę oferty benefitów

Kolejnym krokiem jest analiza oferty rynkowej świadczeń, które mogą wejść w skład kafeterii. Każdy benefit należy dokładnie wycenić zarówno pod kątem tego, ile będzie kosztował firmę, jak i korzyści dla pracowników. Należy pamiętać, że te same benefity mogą mieć różną wartość dla różnych grup zatrudnionych.

Zobacz: Pracodawcy nie oszczędzają na dodatkowych motywatorach

Krok 4. Zdecyduj, dla kogo będzie program

W oparciu o cele, które ma zrealizować program kafeteryjny, trzeba zdecydować, którzy pracownicy będą nim objęci. Czy tylko menedżerowie wyższego szczebla, a może wszyscy pracownicy? Trzeba przy tym brać pod uwagę, że przy niskim poziomie płac system kafeteryjny wcale nie jest motywujący – pracownicy zdecydowanie wolą wtedy wyższe wynagrodzenie. Najlepiej by było, gdyby systemem kafeteryjnym zostali objęci wszyscy pracownicy, wówczas należy różnicować wartość dodatkowego pakietu. Pierwszym wymiarem różnicowania powinien być szczebel stanowiska, drugim zaś – wpływ na wynik firmy. W ten sposób nawet w ramach tej samej grupy zaszeregowania możemy silniej wpływać na motywację kluczowych pracowników, nagradzając ich większą kwotą w ramach kafeterii.

Krok 5. Zdecyduj, ile firma przeznaczy na benefity

Kolejną ważną decyzją jest to, jaki procent całkowitego wynagrodzenia będzie objęty systemem kafeteryjnym. Wysoce wskazane jest zasięgnięcie w tej sprawie opinii pracowników. Pozwoli to uniknąć ewentualnego oporu przed wdrożeniem. Szczegółowe zabudżetowanie kwot przeznaczonych na system zapobiegnie wzrostowi kosztów w toku wdrożenia. Warto jednak zaplanować również elastyczną część budżetu, która pozwoli na bieżącą reagować na sytuację rynkową lub dodatkowo nagradzać najlepszych pracowników.

Krok 6. Stwórz koszyki świadczeń

Dopiero w tym momencie możemy zacząć tworzyć konkretne koszyki możliwych do wyboru świadczeń dla różnych grup objętych programem. Mając dobrze opracowane dane, naszym celem jest stworzenie atrakcyjnego dla wszystkich modelu kafeterii. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie macierzy, w której na jednym wymiarze znajduje się lista świadczeń, na drugim zaś np. poziomy zaszeregowania lub stanowiska/grupy stanowisk objęte programem.

Krok 7. Określ kryteria

W każdym systemie najważniejsza jest przejrzystość zasad, które nim rządzą. Dlatego na tym etapie należy ustalić, czy pracownicy będą otrzymywać kafeterię co miesiąc, w dłuższych odstępach czasowych czy też okazjonalnie (np. w powiązaniu z rezultatami pracy). Możliwe jest oczywiście zastosowanie modelu mieszanego, np. regularne zasilanie konta kafeterii co miesiąc i dodatkowe punkty/kwota za realizację konkretnych celów. Elastyczne podejście do świadczeń i możliwość przyznania dodatkowych kwot zwiększają skuteczność bieżących oddziaływań motywacyjnych.

Przeczytaj także: Bonusy, świadczenia, kafeterie – czy rzeczywiście warto?

Krok 8. Przygotuj strategię informacyjną

Krytycznym elementem każdego projektu jest jego odpowiednie zakomunikowanie. Dlatego należy zawczasu przygotować jasną informację na temat wdrażania systemu, przedstawić jego korzyści dla pracowników oraz w sposób klarowny zaprezentować zasady rządzące kafeterią. Należy zadbać, aby informacja dotarła do każdego pracownika. Jeśli system elastycznych benefitów chcemy wykorzystać do działań employer brandingowych, należy przygotować również strategię przekazywania informacji na zewnątrz. Nieodpowiednie wyjaśnienie zasad programu może skutkować jego niezrozumieniem, oporem wobec jego stosowania, poczuciem niesprawiedliwości czy wreszcie brakiem satysfakcji z systemu.

Krok 9. Przygotuj wdrożenie

O ile kiedyś system kafeteryjny wiązał się z dużym kosztem zarówno wdrożenia, jak i administracji, o tyle obecnie mamy do dyspozycji szeroką gamę rozwiązań informatycznych, które ułatwiają jego obsługę i obniżają koszty działania. Co więcej – wiele systemów HR posiada własne moduły do zarządzania kafeterią. Wybór dostawcy benefitów zazwyczaj determinuje platformę informatyczną, z której będzie się korzystało. Rynek tego typu aplikacji zmienia się bardzo dynamicznie, dlatego warto na bieżąco śledzić nowości.

Dowiedz się więcej z książki
Budowanie zaangażowania pracowników. Zestaw narzędzi
  • rzetelna i aktualna wiedza
  • darmowa wysyłka od 50 zł

 

Krok 10. Rozwijaj system

Wdrożenie systemu to nie koniec pracy nad nim. Aby pełnił funkcję motywacyjną, niezbędne jest ciągłe modyfikowanie, uzupełnianie zakresu kafeterii, dostosowywanie jej do zmieniających się potrzeb naszych pracowników. Na rynku cały czas pojawiają się nowe oferty wellness, kulturalne, rozrywkowe i inne.

Dobre rokowania

W Polsce elastyczne systemy kształtowania wynagrodzeń stają się coraz bardziej popularne. Niosą wiele korzyści zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Bogata oferta rynkowa świadczeń dodatkowych oraz dostępność systemów informatycznych sprawiają, że wdrożenie kafeterii staje się coraz łatwiejsze także w mniejszych firmach. Aby jednak uzyskać najlepszy efekt, należy dobrze przygotować proces implementacji.