Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHP.

Zgodnie z art. 2373 § 1 i 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p. nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.
Zgodnie z § 16 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.) szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym przyswojenie przez uczestnika szkolenia wiedzy objętej programem szkolenia oraz umiejętności wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Organizator szkolenia potwierdza odbycie szkolenia okresowego, wydając zaświadczenie, którego wzór określają odrębne przepisy. Odpis zaświadczenia jest przechowywany w aktach osobowych pracownika. Dodatkowo na dokumentację okresowego szkolenia bhp składają się:
• programy poszczególnych rodzajów szkolenia opracowane dla określonych grup stanowisk,
• dzienniki zajęć,
• protokoły przebiegu egzaminów,
• rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), odpis zaświadczenia potwierdzającego odbycie szkolenia okresowego powinien znaleźć się w części B akt osobowych (czyli zbiorze dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia). Dla pozostałych dokumentów związanych ze szkoleniem BHP nie ma takiego wymogu.
Okres przechowywania akt osobowych, a więc także odpisu zaświadczenia potwierdzającego odbycie szkolenia okresowego wynosi 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy. Przepisy nie regulują tego jednoznacznie, jednak zgodnie z art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy powinien on przekazać dokumentację do dalszego przechowywania na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Również w odpowiedzi z dnia 26 maja 2008 r. Ministra Pracy i Polityki Społecznej na interpelację nr 2936 w sprawie niekorzystnego naliczania emerytury z powodu zaginięcia dokumentów płacowych czytamy, że "w przypadku braku w zakładzie pracy dokumentacji płacowej oraz braku wpisu o zarobkach w legitymacji ubezpieczeniowej istnieje możliwość ustalenia wysokości zarobków na podstawie dokumentacji zastępczej, tj. na podstawie akt osobowych pracownika, a więc na podstawie umów o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism określających wynagrodzenie pracownika, których okres przechowywania wynosi 50 lat od zakończenia pracy przez pracownika".
W przypadku pozostałej dokumentacji okresowego szkolenia BHP brak jest wymagań prawnych regulujących okres przechowywania. Należy jednak przyjąć, że dokumentacja powinna być przechowywana co najmniej przez okres ważności szkolenia, któremu był poddany dany pracownik.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników powinno odpowiadać przepisowi art. 94 pkt 9b k.p., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.