Najdogodniejszym sposobem zapewnienia dostępu osobom kontrolującym do książki kontroli przedsiębiorcy w wielooddziałowym przedsiębiorstwie jest zaprowadzenie jej w wersji elektronicznej.
W myśl art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095 z późn. zm.) – dalej u.s.d.g. każdy przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli. Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności gospodarczej (m.in. Państwowej Inspekcji Pracy oraz Państwowej Inspekcji Sanitarnej). Książka kontroli może być prowadzona zarówno w formie zbioru dokumentów, jak również w formie elektronicznej (art. 81 ust. 1a u.s.d.g.) oraz powinna zawierać następujące rubryki:
1) oznaczenie organu kontroli,
2) oznaczenie upoważnienia do kontroli,
3) zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
4) daty podjęcia i zakończenia kontroli,
5) zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,
6) uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,
7) uzasadnienie wszczęcia kontroli, o której mowa w art. 79a ust. 2 u.s.d.g.,
8) uzasadnienie zastosowanych wyjątków, o których mowa w art. 79, 80, 82 i 83 u.s.d.g.,
9) uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli, o którym mowa w art. 83 ust. 3 i 3a u.s.d.g.,
10) uzasadnienie czasu trwania przerwy, o której mowa w art. 83a ust. 3 u.s.d.g.,
11) wpis informujący o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.
W przypadku prowadzenia książki w formie elektronicznej, przedsiębiorca sam dokonuje w niej wpisów oraz aktualizacji danych. Przyjmuje się domniemanie, że dane zawarte w książce prowadzonej w wersji elektronicznej będą znajdowały potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.
Odnosząc się do pytania, najprostszym rozwiązaniem jest zaprowadzenie książki kontroli w wersji elektronicznej oraz wyznaczenie w poszczególnych jednostkach organizacyjnych osób odpowiedzialnych za jej uzupełnianie. Nad całością powinien czuwać pracownik z głównej siedziby przedsiębiorstwa (uczelni), który po otrzymaniu e-mailem uzupełnionej książki, rozsyłałby ją pozostałym osobom wyznaczonym, tak aby każda z nich posiadała aktualną wersję. Można by również pokusić się o bardziej zaawansowane rozwiązanie, które wymagałaby opracowania przez uczelnianego informatyka platformy CMS (ang. Content Management System – pol. System Zarządzania Treścią). Po nadaniu odpowiednich uprawnień, osoby wyznaczone przez władze uczelni mogłyby wprowadzać dane do książki kontroli poprzez odpowiednią stronę internetową, a jej zawartość byłaby aktualizowana na bieżąco. Istotnym jest, aby istniała możliwość robienia wydruków z systemu, gdyż zgodnie z art. 81a u.s.d.g. przedsiębiorca jest obowiązany okazać kontrolującemu wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli.
Takie rozwiązania ułatwiłyby kwestie organizacyjne związane z prowadzeniem książki kontroli, jak również pozwoliłyby w pełni wypełnić obowiązek nałożony przez u.s.d.g. Warto również przypomnieć, że z dniem 11 marca 2010 r. ustawą z dnia 8 stycznia 2010 r. o zmianie ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 21, poz. 105) uchylono obowiązek prowadzenia książki kontroli sanitarnej, którą również trzeba było posiadać w każdym oddziale firmy.
Maciej Ambroziewicz
W myśl art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095 z późn. zm.) – dalej u.s.d.g. każdy przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli. Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności gospodarczej (m.in. Państwowej Inspekcji Pracy oraz Państwowej Inspekcji Sanitarnej). Książka kontroli może być prowadzona zarówno w formie zbioru dokumentów, jak również w formie elektronicznej (art. 81 ust. 1a u.s.d.g.) oraz powinna zawierać następujące rubryki:
1) oznaczenie organu kontroli,
2) oznaczenie upoważnienia do kontroli,
3) zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
4) daty podjęcia i zakończenia kontroli,
5) zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,
6) uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,
7) uzasadnienie wszczęcia kontroli, o której mowa w art. 79a ust. 2 u.s.d.g.,
8) uzasadnienie zastosowanych wyjątków, o których mowa w art. 79, 80, 82 i 83 u.s.d.g.,
9) uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli, o którym mowa w art. 83 ust. 3 i 3a u.s.d.g.,
10) uzasadnienie czasu trwania przerwy, o której mowa w art. 83a ust. 3 u.s.d.g.,
11) wpis informujący o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.
W przypadku prowadzenia książki w formie elektronicznej, przedsiębiorca sam dokonuje w niej wpisów oraz aktualizacji danych. Przyjmuje się domniemanie, że dane zawarte w książce prowadzonej w wersji elektronicznej będą znajdowały potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.
Odnosząc się do pytania, najprostszym rozwiązaniem jest zaprowadzenie książki kontroli w wersji elektronicznej oraz wyznaczenie w poszczególnych jednostkach organizacyjnych osób odpowiedzialnych za jej uzupełnianie. Nad całością powinien czuwać pracownik z głównej siedziby przedsiębiorstwa (uczelni), który po otrzymaniu e-mailem uzupełnionej książki, rozsyłałby ją pozostałym osobom wyznaczonym, tak aby każda z nich posiadała aktualną wersję. Można by również pokusić się o bardziej zaawansowane rozwiązanie, które wymagałaby opracowania przez uczelnianego informatyka platformy CMS (ang. Content Management System – pol. System Zarządzania Treścią). Po nadaniu odpowiednich uprawnień, osoby wyznaczone przez władze uczelni mogłyby wprowadzać dane do książki kontroli poprzez odpowiednią stronę internetową, a jej zawartość byłaby aktualizowana na bieżąco. Istotnym jest, aby istniała możliwość robienia wydruków z systemu, gdyż zgodnie z art. 81a u.s.d.g. przedsiębiorca jest obowiązany okazać kontrolującemu wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli.
Takie rozwiązania ułatwiłyby kwestie organizacyjne związane z prowadzeniem książki kontroli, jak również pozwoliłyby w pełni wypełnić obowiązek nałożony przez u.s.d.g. Warto również przypomnieć, że z dniem 11 marca 2010 r. ustawą z dnia 8 stycznia 2010 r. o zmianie ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 21, poz. 105) uchylono obowiązek prowadzenia książki kontroli sanitarnej, którą również trzeba było posiadać w każdym oddziale firmy.
Maciej Ambroziewicz