Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHP.

Pracodawca, któremu zaginęła dokumentacja szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, powinien niezwłocznie ją odtworzyć.
W myśl § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), pracodawca powinien przechowywać w części B indywidualnych dla każdego pracownika akt osobowych, dokumentację potwierdzającą ukończenie przez pracownika wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Niedopełnienie powyższego obowiązku stanowi naruszenie przepisów prawa pracy i może skutkować – zgodnie z art. 281 pkt 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). – nałożeniem na pracodawcę kary grzywny w wysokości od 1000 zł do 30.000 zł. W związku z powyższym pracodawca, który zagubił oświadczenie pracownika o odbyciu szkolenia wstępnego z zakresu bhp pracy (tzw. kartę szkolenia wstępnego), potwierdzającą przeprowadzenie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, powinien niezwłocznie podjąć działania zmierzające do jej odtworzenia. Sytuacja jest prosta, gdy pracownik został niedawno zatrudniany i nadal pracuje. Wystarczy po prostu ponownie sporządzić stosowny dokument (wystawić duplikat z zachowaniem odpowiednich dat, tj. takich, w których szkolenie faktycznie się odbyło), uzyskać podpisy szkolonego pracownika oraz osób, które przeprowadzały instruktaże, a następnie przekazać kartę szkolenia do działu kadr, który powinien umieścić ją w aktach osobowych pracownika.
Trudniejsza sytuacja będzie miała miejsce, gdy osoba przeszkolona (lub któraś z osób przeprowadzających instruktaż) przestała pracować w firmie. W takiej sytuacji zgodne ze stanem faktycznym odtworzenie karty będzie wręcz niemożliwe. Jedyne, co można wówczas zrobić, to sporządzić notatkę wyjaśniającą zdarzenie i potwierdzającą odbycie przez pracownika szkolenia wstępnego z zakresu bhp, uzyskanie na niej podpisów osób przeprowadzających szkolenie, a następnie umieszczenie jej w aktach osobowych oraz... liczyć na wyrozumiałość i przychylne podejście inspektora pracy w przypadku ewentualnej kontroli.
Aby uniknąć takich sytuacji, warto wprowadzić procedurę szkoleń z zakresu bhp, regulującą m.in. obieg dokumentacji. W wielu zakładach pracy wygląda to w ten sposób, że pracownik służby bhp po przeprowadzeniu instruktażu ogólnego wystawia przeszkolonemu pracownikowi kartę szkolenia wstępnego, z którą to kartą pracownik udaje się do swojej komórki organizacyjnej na instruktaż stanowiskowy. Osoba przeprowadzająca instruktaż stanowiskowy po wypełnieniu drugiej części karty powinna – po uzyskaniu podpisu pracownika – przekazać ją do działu kadr. Niestety, w praktyce zdarza się, że na którymś z etapów całego procesu, karta po prostu zaginie (ktoś nie przekaże jej do kadr, ktoś w kadrach nie włoży jej do akt osobowych itp.). Dlatego też warto, aby zarówno osoby prowadzące instruktaż ogólny, jak również instruktaż stanowiskowy, zaprowadziły rejestry przeprowadzonych szkoleń. Są one co prawda nieobowiązkowe - przepisy rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.) nie nakładają na pracodawcę takiego obowiązku - jednakże w podobnych sytuacjach mogą być niezwykle przydatne. Rejestr powinien prowadzić zarówno pracownik służby bhp, jak i osoby kierujące pracownikami, przeprowadzające instruktaż stanowiskowy. W rejestrze powinny znajdować się podstawowe informacje o przebiegu szkolenia: imię i nazwisko przeszkolonego pracownika, stanowisku pracy, dacie przeprowadzenia instruktażu. Przy każdej pozycji powinien znajdować się podpis osoby, której przekazano kartę szkolenia (w przypadku instruktażu ogólnego podpis pracownika lub kierownika, a w przypadku instruktażu stanowiskowego podpis pracownika działu kadr, któremu przekazano wypełnioną kartę). Rzetelne prowadzenie takiego rejestru nie powinno stanowić nadmiernego obciążenia ani pracownika służby bhp, ani poszczególnych kierowników, a niewątpliwie pozwoli sprawnie odtworzyć zaginioną kartę szkolenia wstępnego z zakresu bhp, jak również ustalić, na jakim etapie obiegu dokumentacji zaginęła.

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.