Facylitacja - nowa metoda wypracowywania własnych rozwiązań przez zespoły

Pośród bogatego menu usług dlabiznesupod tajemniczą nazwąpojawia się nowa: facylitacja grupowa. Lokując się pomiędzy szkoleniami, coachingiem ikonsultingiem, wnosi wiele korzyści do organizacji.

Facylitator nie da żadnego gotowego rozwiązania. Raczej zaproponuje i poprowadzi proces, który wraz z planem, metodami i technikami pracy doprowadzi zespół do wypracowania własnych rozwiązań. 

Wyjaśnienie pojęcia facylitacji grupowej można rozpocząć od tego, co kryje się w słowie facylitacja. W języku francuskim i innych językach łacińskich, facile znaczy łatwy, a faciliter – ułatwiać. Facylitator ułatwia więc pracę grupy, nie wnikając przy tym w zawartość tej pracy. Zaangażowanie facylitatora może sprowadzać się do prowadzenia pojedynczego spotkania lub też całego procesu, np. zmiany organizacyjnej, na który to proces składać się będzie wiele spotkań, rozmów i warsztatów oraz zadań przygotowawczych.

Rola facylitatora

Od razu nasuwa się pytanie, dlaczego proste spotkania miałyby wymagać wzmocnienia w postaci osoby facylitatora. Spotkania w organizacjach stały się jedną z podstawowych form pracy. W każdej firmie rokrocznie odbywają się ich setki. Na spotkaniach omawiane są sprawy bieżące, możliwości rozwoju, trudności i wyzwania, przed jakimi stają firmy lub jakiekolwiek organizacje, np. pozarządowe. Największą wartością grupy ludzi jest jej różnorodność. Jednakże właśnie z racji tej różnorodności grupa nie zawsze jest w stanie się porozumieć.

Polecamy: Coachingowy styl zarządzania zmienia organizacje

Spotkania osób, które często mają sprzeczne perspektywy oraz interesy, a chcą jednocześnie osiągnąć konsensus, wymagają ustrukturyzowania wychodzącego poza prostą realizację agendy spotkania. Uczestnicy spotkań niejednokrotnie przyjmują postawę zamkniętą, niezłomnie bronią swoich racji, nie uwzględniając stanowisk i propozycji innych. Do osiągnięcia sukcesu zespołu i całej organizacji kluczowy jest wkład wszystkich, bowiem każdy wie coś, ale nikt nie wie wszystkiego. Kompetentny facylitator jest w stanie zaradzić wszystkim słabościom spotkań organizacyjnych poprzez odpowiednie przygotowanie spotkania, jego uporządkowanie oraz przeprowadzenie w taki sposób, by wszyscy uczestniczący wnieśli w nie maksymalny wkład.

Fazy pracy

Praca facylitatora dzieli się na kilka zasadniczych etapów. Przygotowanie obejmuje ustalenie potrzeb, oczekiwań i zamierzeń klienta, wgląd w sytuację organizacji. Służą temu ankiety, wywiady lub warsztat wstępny. Następnie przygotowanie obejmuje zaplanowanie warsztatu lub serii warsztatów, wraz z doborem metod i technik pracy. Centralnym etapem procesu jest przeprowadzenie warsztatu lub cyklu spotkań zgodnie z przyjętym planem. Po warsztacie facylitator udziela wsparcia na etapie wdrożenia podjętych decyzji oraz wspólnie z klientem ocenia wyniki.

W ramach warsztatu mamy również do czynienia ze strukturą, która porządkuje pracę grupy lub zespołu. Grupa przechodzi przez kilka kroków, z których każdy daje pewien efekt. Przykładowo, warsztat facylitowany, którego celem jest znalezienie rozwiązania dla jakiegoś problemu, może obejmować naświetlenie sytuacji, precyzyjne zdefiniowanie problemu, wygenerowanie możliwych rozwiązań, wybór najlepszego rozwiązania, zaplanowanie działań. Po wdrożeniu rozwiązania kolejne spotkanie zajmie się jego oceną. Facylitator prezentuje cel i zakres prac warsztatowych, wprowadza każdy krok, zadaje pytania, podtrzymuje zaangażowanie, kontroluje czas i angażuje wszystkich do pełnego uczestnictwa.

Zastosowania facylitacji

Facylitacja ma bardzo szeroki zakres zastosowań. Stosuje się ją wszędzie tam, gdzie grupa ludzi lub zespół zbiera się, by razem pracować. Mogą z niej korzystać sektory: publiczny, prywatny i samorządowy. Facylitowane mogą być zarówno pojedyncze spotkania, na których sprawnie trzeba rozwiązać nagle zaistniały problem lub podjąć decyzję, jak i serie warsztatów ułożone w kompleksowe procesy zmiany organizacyjnej. Tworzenie lub aktualizacja strategii rozwoju wraz ze strategiami tematycznymi (np. strategia rozwoju personelu, strategia marketingowa itp.) będą mało efektywne bez angażowania różnych zainteresowanych stron – i w tym momencie wielce przydatna jest facylitacja. Podobnie warsztatowo tworzony może być portfel programów i projektów, które mają doprowadzić do osiągnięcia celów strategicznych. Zastosowania strategiczne i projektowe mają miejsce we wszystkich trzech wspomnianych sektorach. Obok nich facylitacja może być wykorzystywana w różnych procesach kreatywnych, począwszy od procesów projektowania produktów (ang. Design Thinking) i usług (ang. Service Design), po prostą burzę mózgów. Ponadto miejscem, w którym facylitacja jest pomocna, jest branża IT. Osoby pełniące role agile coachów lub scrum masterów to w pewnej mierze facylitatorzy, którzy zbierają i prowadzą zespoły, koordynują zasoby, wzmacniają motywacje i zaangażowanie.

Dowiedz się więcej z książki
	Coaching inteligencji emocjonalnej rzetelna i aktualna wiedza darmowa wysyłka od 50 zł

Ograniczenia

Facylitacja nie jest pozbawiona trudności i wyzwań. W dobie zapotrzebowania na ekspresowe rozwiązania trzeba przyznać, że facylitacja niekoniecznie jest procesem szybkim. Dobre przygotowanie spotkania, podobnie jak dogłębna dyskusja, wymaga czasu. To powoduje, że liderzy lub członkowie zespołu działający z pośpiechem, pod presją czasu, mogą poczuć się zniecierpliwieni. Jednak dopiero pełne zrozumienie założeń i przebiegu facylitacji powoduje, że mogą się pozbyć zbędnego napięcia i w pełni zaangażować.

Jakkolwiek założeniem facylitacji jest, że grupa posiada wszystkie zasoby niezbędne do wypracowania rozwiązania lub podjęcia decyzji, możliwa jest sytuacja, w której grupa odkryje, iż pewnej wiedzy nie posiada. Konieczne jest wtedy określenie, jaka to wiedza i w jaki sposób może być ona pozyskana (szkolenia, doradztwo eksperckie itp.). Zaangażowanie facylitatora może też wydawać się kosztowne, ale zwykle stanowi ono małą część kosztów konsultingu eksperckiego.

Osobnej uwagi wymaga kwestia niezależności i neutralności facylitatora, co może stanowić pewną trudność dla facylitatorów wewnętrznych. Facylitacja zakłada szeroki proces konsultacji i duże zaangażowanie. Takie angażowanie się interesariuszy we wspólny proces może być jednak uciążliwe. Po pierwsze – ustalenie wszystkich zainteresowanych, dotarcie do nich oraz zapewnienie ich obecności może być trudne. Po drugie – osoba lub osoby, które prowadzą proces, czyli facylitują, nie mogą angażować się w zagadnienia merytoryczne, a to może stanowić wyzwanie dla osób pracujących wewnątrz organizacji.

Na facylitatora czyhają też pułapki pracy grupowej. Jeśli im nie zapobiegnie lub nie zaradzi, cały proces przyniesie skutek odwrotny od zamierzonego. Trzeba pamiętać, że grupy i zespoły mogą mieć różne poziomy spójności i integracji. Grupa ludzi nie stanowi jeszcze zespołu. Aby tak się stało, musi ona mieć wspólny cel oraz przekonanie, że razem można osiągnąć więcej niż w pojedynkę. Facylitator musi zadbać o nastawienie uczestników, zanim zaczną pracę. Wymaga to działań angażujących na etapie przygotowawczym, które mogą obejmować spotkanie wstępne –prewarsztat, w trakcie którego wszystkie wątpliwości zostaną wyjaśnione, a uczestnicy uznają cel i sens wspólnej pracy, jak również zaakceptują facylitatora.

Relacja pomiędzy grupą a facylitatorem jest absolutnie kluczowa dla sukcesu całego procesu. Nie da się ukryć, że facylitator staje się świadkiem prywatnych spraw organizacji, w tym atutów i potencjału, ale także jej problemów i słabości, relacji oraz emocji, jakie pojawiają się w codziennej pracy w firmie. Obie strony stają przed wyzwaniem, jakie stanowi wzajemne zaufanie. Jednym z kluczowych standardów etycznych pracy facylitatora jest pełna poufność, która może być potwierdzana w pisemnym zobowiązaniu wobec klienta. Facylitator nie przenosi zaobserwowanych rozważań lub pomysłów do innych klientów. Nie to jest istotą jego pracy. Niemniej potrzebne jest pewne otwarcie i zaufanie ze strony klienta, by dopuścić facylitatora do życia organizacji.

W grupie osób mogą też zaistnieć zjawiska zaburzające efektywność pracy. Takim częstym zjawiskiem jest rozproszona odpowiedzialność, która występuje wtedy, gdy zespół jest na tyle duży, że jego członkowie, czując się anonimowo, sądzą, że mogą nie podejmować żadnego działania i nie ponosić za to odpowiedzialności. Facylitator musi zadbać o to, aby nie pojawiło się wycofanie, czyli o to, aby nikt w grupie nie czuł się anonimowy, niewysłuchany czy pominięty, i żeby każdy rozumiał wpływ swojej indywidualnej pracy na wynik pracy grupy. Konformizm oraz myślenie grupowe także stanowią zagrożenia dla efektywnego działania grupy. Niektórzy uczestnicy mogą mieć obawy przed odrzuceniem bądź brakiem akceptacji w swoim otoczeniu, dlatego starają się „nie wychodzić przed szereg”. I znów zadanie facylitatora polega na zadbaniu o to, aby wkład każdego był równorzędny.

Różne aspekty facylitacji wskazane powyżej można postrzegać jako wady tego sposobu pracy grupowej. Są to jednak bardziej wyzwania dla facylitatora oraz grupy, które wymagają dużych kompetencji oraz świadomości i zaangażowania wszystkich stron.

Zalety

Korzyści z wykorzystania facylitacji jako metody pracy grupowej są różnorodne. Spotkania i warsztaty stają się uporządkowane, angażujące i produktywne. Chaos i poczucie zagubienia znika. Czas jest dobrze wykorzystany. Wszyscy uczestnicy są zaangażowani w równym stopniu (na tyle, na ile jest to możliwe), w klimacie otwartości i zaufania, który staje się kluczowy dla pracy zespołowej. Uczestnicy mniej odważni są zapraszani do wypowiedzi, a bardzo aktywni do pewnego umiarkowania i zostawienia większej przestrzeni innym. Pojawia się poczucie, a nawet przekonanie, o własności wypracowanych rozwiązań, jako że facylitator, poza procesem i metodą pracy, niczego nie podpowiada ani nie sugeruje, a wszystkie efekty są wypracowane przez grupę. Jest to coś, co odróżnia facylitację od konsultingu eksperckiego.

Na głębszym poziomie facylitacja może mieć mocno integrujący i równoważący wpływ na grupy, zespoły i całe organizacje, bowiem aktywizuje zasoby, jakie wnoszą uczestnicy, a przy tym skłania do dostrzegania innych opcji, pomysłów, rozwiązań i decyzji. Wszyscy wiedzą coś, nikt nie wie wszystkiego, a razem wiemy bardzo dużo.

Fragment artykułu pochodzi z Personelu Plus

Autorzy:

Artur Kasza - jest wykładowcą, facylitatorem, członkiem IAF, trenerem, konsultantem. Facylituje spotkania i warsztaty, w tym m.in. dotyczące strategii, portfela, programów i projektów, zarządzania wiedzą i kompetencjami.

Anna Zaremba - jest trenerem, facylitatorem, członkiem IAF, coachem ICC. Szkoli m.in. z zakresu zarządzania ludźmi i prowadzenia warsztatów. Wykorzystuje metody i techniki facylitacyjne w kontekście rozwoju ludzi i organizacji.