Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją zakłada, że dokumenty, w których pracownik i pracodawca składają oświadczenia woli, mające istotny wpływ na przebieg zatrudnienia pracownika, wymagają dla ważności użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Inaczej będzie w przypadku przekazania informacji w postaci elektronicznej - taka informacja nie będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Ponadto skan będzie właściwą postacią przechowywania w przypadku dokumentów, które nie muszą mieć formy pisemnej, np. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia czy kwalifikacje zawodowe.
Polecamy: Pracodawco! Prowadzenie dokumentacji kadrowej to podstawa
Zakładana nowelizacja dopuszcza również komunikowanie się pomiędzy pracodawcą a pracownikiem drogą elektroniczną - przekazywanie informacji w formie pisemnej będzie oznaczało zarówno przekazywanie informacji w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej (poprzez tworzenie dokumentów elektronicznie lub poprzez digitalizowanie akt papierowych).
Ponadto pracodawca będzie mógł postanowić o elektronicznym prowadzeniu akt pracowniczych. W przypadku wyboru przechowywania akt w postaci elektronicznej - pracodawca dokona konwersji dokumentów dotyczących stosunku pracy na postać elektroniczną. W przypadku wyboru prowadzenia akt w postaci papierowej - pracodawca dokona konwersji otrzymanych dokumentów elektronicznych na postać papierową.
Jednocześnie skróceniu do 10 lat ulegnie okres, przez jaki pracodawca będzie miał obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, przy jednoczesnym nałożeniu obowiązku przekazywania danych potrzebnych do ustalenia praw dotyczących świadczeń emerytalno-rentowych do ZUS.
Planowana data wejścia w życie tych zmian to czerwiec 2017 r. Obecnie projekt znajduje się w konsultacjach.