Pracodawcy przetwarzają dane osobowe pracowników najczęściej na podstawie przepisów Kodeksu pracy lub innych przepisów szczególnych. Przepisy te wskazują zakres danych, które mogą być przetwarzane. Jednocześnie realizując obowiązki nałożone na pracodawców (np. względem ZUS czy organów skarbowych) dane osobowe udostępniane są podmiotom trzecim. Pracownicy muszą zostać poinformowani m.in. o podstawach przetwarzania ich danych jak też o podstawach udostępniania ich danych podmiotom trzecim. W ramach tarczy antykryzysowej pracodawcy udostępniają wojewódzkim urzędom pracy (dalej: WUP) szereg danych osobowych pracowników, takich jak ich imiona, nazwiska, numery PESEL, serie i numer dokumentu tożsamości, wysokość wynagrodzenia i wymiar czasu pracy. W związku z tym pracodawcy zostali zobowiązani przy okazji ubiegania się o dofinansowanie wynagrodzeń do przekazania pracownikom w imieniu WUP klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu ich danych osobowych przez WUP, której wzór można było pobrać ze strony internetowej WUP lub z portalu praca.gov.pl.
Zobacz procedurę w LEX: Zasady przyznawania świadczeń z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pracownikom nieobjętym przestojem, przestojem ekonomicznym oraz obniżonym wymiarem czasu pracy >
Zobowiązanie do przekazania klauzuli pracownikom składał pracodawca ubiegający się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników objętych przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy. Tyle tylko, że w okresie kwiecień – czerwiec 2020 r., gdy dofinansowanie było przyznawane na podstawie art. 15g ustawy w sprawie COVID-19, dane pracowników w postaci listy stanowiły załącznik do wniosku. Od 24 czerwca, gdy weszła w życia tarcza 4, pracodawca ma obowiązek posiadać taką listę, ale nie musi jej dołączać do wniosku. Ma ją okazać dopiero na żądanie wojewódzkiego urzędu pracy. Nie ma jednak wzoru klauzuli, w której pracodawca mógłby poinformować pracowników, że ich dane będą przekazywane do wojewódzkiego urzędu pracy i to ten urząd będzie ich administratorem.
Czytaj w LEX: Wsparcie z FGŚP w przypadku nieobjęcia przestojem, przestojem ekonomicznym lub obniżeniem wymiaru czasu pracy >
Klauzula informacyjna z art. 15g
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z udzielaniem z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pomocy na rzecz ochrony miejsc pracy w następstwie wystąpienia COVID-19 zawiera informację o tym, że administratorem danych osobowych jest wojewódzki urząd pracy, do którego został złożony wniosek o przyznanie świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy w związku z wystąpieniem COVID-19.
Sprawdź w LEX: Na jakich zasadach pracodawca może ubiegać się o dofinansowanie od starosty, jeśli wcześniej przyznano dofinansowanie z FGŚP? >
Źródłem pochodzenia danych osobowych jest przedsiębiorca, który wystąpił z wnioskiem o przyznanie świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy, a celem ich przetwarzania jest rozpatrzenie przesłanego do wojewódzkiego urzędu pracy wniosku o przyznanie świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy w związku z wystąpieniem COVID-19. W klauzuli wyraźnie też wskazano, że podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 15g ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, i art. 6 ust. 1 lit. e RODO. Klauzula zawiera też pouczenie o prawie pracownika do wglądu do swoich danych osobowych oraz prawie ich sprostowania, sprzeciwu, ich usunięcia po upływie wskazanych okresów (tj. po załatwieniu sprawy) lub ograniczenia ich przetwarzania.
Sprawdź w LEX: Czy na gruncie obowiązujących przepisów można przedłużyć z pracownikami porozumienie o obniżeniu wymiaru etatu do 27.09.2020 r.? >
Podania tych informacji wymaga bowiem art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, zwanego RODO).
Szkopuł w tym, że ww. klauzula informacyjna została opracowana i obowiązuje na mocy art. 15g ww. ustawy. Dotąd nie opublikowano natomiast klauzuli informacyjnej dla wniosków składanych na podstawie nowego, bo obowiązującego od 24 czerwca 2020 r., przepisu art. 15gg.
Czytaj w LEX: Nowe uprawnienia pracodawców w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii >
Oświadczenia pod groźbą odpowiedzialności karnej
Zgodnie z art. 15gg ust. 9 ustawy w sprawie COVID-19, wniosek o przyznanie dofinansowania zawiera w szczególności:
- informacje o wnioskowanej kwocie na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników i liczbie pracowników, której to świadczenie dotyczy;
- dane wnioskodawcy oraz numer telefonu lub adres poczty elektronicznej umożliwiające kontakt z wnioskującym;
- numer rachunku bankowego podmiotu wnioskującego o dofinansowanie;
- oświadczenie o spełnianiu warunków określonych w ust. 1 i kryteriów, o których mowa w art. 15g ust. 3;
- oświadczenie o przeznaczeniu wnioskowanej kwoty na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników, o których mowa w ust. 1, z uwzględnieniem ust. 5;
- oświadczenie, że wysokość wnioskowanej kwoty na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników spełnia warunki określone w ust. 4;
- oświadczenie, że na dzień sporządzenia wniosku wnioskodawca sporządził wykaz pracowników uprawnionych do świadczeń wypłaconych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i jednocześnie zobowiązuje się dostarczyć wykaz na żądanie uprawnionych organów.
Zgodnie zaś z art. 15gg ust. 10 ustawy w sprawie COVID-19, oświadczenia, o których mowa w ust. 9, podmiot składa pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. Składający oświadczenie ma obowiązek zawrzeć w nim klauzulę, w której stwierdza, że ma świadomość odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Na stronie internetowej ministerstwa pracy znaleźć można informację o świadczeniach na rzecz ochrony miejsc pracy ze środków FGŚP na dofinansowanie wynagrodzenia pracowników nieobjętych przestojem (art.15gg), w której – w części dotyczącej obowiązków pracodawcy jako podmiotu, którzy otrzymał dofinansowanie ministerstwo przypomina, że przedsiębiorca jest zobowiązany do udokumentowania wykorzystania środków zgodnie z przeznaczeniem, w terminie do 30 dni po otrzymaniu ostatniej transzy świadczenia. Jak przypomina MRPiPS, podmiot ma złożyć do właściwego wojewódzkiego urzędu pracy w szczególności dokumenty potwierdzające prawidłowość wykorzystania świadczeń i środków z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych zgodnie z przeznaczeniem oraz dokumenty, potwierdzające zatrudnienie pracowników, na których otrzymał świadczenie, przez okres wskazany w wniosku,
Sprawdź również książkę: Tarcza antykryzysowa. Szczególne rozwiązania w prawie podatkowym, rozliczeniach ZUS i wybranych aspektach prawa pracy związane z COVID-19 >>
Klauzula z art. 15g nie dla art. 15gg
- Do dziś Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie opublikowało jednak treści klauzuli informacyjnej dla pracodawców – mówi Paweł Sych, radca prawny, starszy prawnik zarządzający zespołem ochrony danych osobowych w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter. Jak zauważa, w przypadku klauzuli używanej do wniosków w sprawie dofinansowania z art. 15g, podstawę prawną do przetwarzania danych stanowi art. 15g specustawy. - Nie jest to więc prawidłowa podstawa, a co za tym idzie cała klauzula nie może być stosowana przy 15gg. Wskazanie nieprawidłowej podstawy prawnej jest naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, w tym wypadku art. 14 RODO – podkreśla mec. Paweł Sych. I dodaje: - Odpowiedzialność za złamanie art. 14 RODO, czyli niepoinformowanie pracowników o posiadanych i przetwarzanych ich danych osobowych, które zostały pozyskane od pracodawców, spoczywa na wojewódzkich urzędach pracy i Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Czytaj w LEX: Odpowiedzialność pracowników i współpracowników za nieprzestrzeganie procedur związanych z ograniczeniami epidemicznymi >
Jak podkreśla mec. Sych, z obowiązku przekazania informacji o przetwarzaniu danych można się zwolnić jedynie w wypadku wystąpienia jednej z sytuacji opisanych w art. 14 ust. 5 RODO. Jednak żaden z tych wyjątków nie występuje w sytuacji przekazywania danych do WUP w celu uzyskania lub wykazania prawidłowości wykorzystania dofinansowania. - Ani art. 15g, ani 15gg nie regulują kwestii przetwarzania danych, ani nie przewidują środków chroniących interesy pracowników. Tym samym WUP, który jest administratorem danych ma obowiązek podać informacje o przetwarzaniu danych w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca od uzyskania danych osobowych. Mając na uwadze, że dotyczy to setek tysięcy osób a zakres danych jest niezwykle szeroki kwestia ta nie powinna być bagatelizowana i w mojej ocenie potrzebna jest pilna reakcja ze strony urzędów – mówi mec. Paweł Sych.
Czytaj w LEX: Pomoc udzielana z FGŚP przedsiębiorcom w związku z epidemią >
Dr Dominik Lubasz, radca prawny, wspólnik w kancelarii Lubasz i Wspólnicy, zauważa, że wojewódzki urząd pracy dopóki nie otrzyma danych osobowych pracowników, nie musi o tym informować, bowiem realizacja obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO, tj. przy pośrednim zbieraniu danych, jak w tym wypadku, co do zasady następować powinna w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych - najpóźniej w ciągu miesiąca. - Przepisy nie nakładają na pracodawcę w tym przypadku zobowiązania do spełnienia, w imieniu WUP, obowiązku informacyjnego – podkreśla dr Dominik Lubasz.
Zobacz procedurę w LEX: Łączenie różnych formy pomocy – zwolnienie ze składek ZUS i pomoc ze środków FP, FGŚP >
Czytaj również: Niepewne dofinansowanie do wynagrodzeń z tarczy 4, jeśli była pomoc z pierwszej>>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
