Czy pracownik musi być właścicielem pojazdu, na który otrzymuje ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Czy aby przyznać pracownikowi ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych musi on być jego właścicielem czy właścicielem może być kto inny (np. ojciec)?

Odpowiedź:

Pracownik nie musi być właścicielem pojazdu, na który otrzymuje ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Właścicielem może być inna osoba, w tym ojciec pracownika.

Uzasadnienie:

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) – dalej r.z.k.s. zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w powyższym rozporządzeniu. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

W efekcie zarówno z nazwy r.z.k.s., jak i z treści jego § 1 wynika, że regulacja ta dotyczy „pojazdów nie będących własnością pracodawcy”. Tym samym r.z.k.s. wprowadza kryterium negatywne (właścicielem nie może być pracodawca), a nie pozytywne (nie wskazuje podmiotu, który ma być właścicielem, w szczególności nie stanowi, że właścicielem ma być pracownik).

W efekcie należy uznać, że pracownik nie musi być właścicielem pojazdu – musi jednak mieć prawo dysponowania autem. Tym samym - dla celów dowodowych – wskazane jest żeby pracownik przedłożył pracodawcy stosowną umowę z właścicielem pojazdu. Umowa ta może mieć charakter nieodpłatny (użyczenie) lub odpłatny (najem/dzierżawa).

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 121) – dalej k.c. przez umowę:

– użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy (art. 710 k.c.),

– najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz (art. 659 § 1 k.c.), 

– dzierżawy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz (art. 693 § 1 k.c.).

Paweł Ziółkowski,

autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 13.05.2015 r.