Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Czy płatnik, który zmniejszył zatrudnienie poniżej 5 osób, może nie wysyłać dokumentów do ZUS elektronicznie?

Czy może wysyłać dokumenty elektronicznie i nie tworzyć profilu do e-zwolnień?

Odpowiedź:

Płatnik, który nie ma ustawowego obowiązku do przekazywania dokumentów do ZUS w formie elektronicznej oraz tworzenia profilu informacyjnego, może sam dobrowolnie zadecydować o elektronicznym przesyłaniu dokumentów do ZUS. Natomiast do utworzenia profilu informacyjnego płatnik będzie zobowiązany w przypadku, gdy liczba osób, za którą rozlicza składki przekroczy 5. Wówczas będzie on obowiązany do utrzymania wcześniej utworzonego profilu nawet  w przypadku zmniejszenia ilości ubezpieczonych do liczby nie większej niż  5.

Uzasadnienie:

W myśl art. 47a ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s. płatnicy, którzy rozliczają składki za nie więcej niż 5 ubezpieczonych mają możliwość przekazywania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w formie papierowej - według ustalonego wzoru lub wydruku z oprogramowania elektronicznego. Zatem przy liczbie osób zatrudnionych poniżej 5 płatnik nie ma obowiązku wysyłania dokumentów do ZUS elektronicznie, ma jednak taką możliwość. Obowiązek przekazywania dokumentów w formie elektronicznej został natomiast nałożony na płatników rozliczających składki za więcej niż 5 ubezpieczonych (art. 47a ust. 1 u.s.u.s.). Z przekroczeniem liczy 5 ubezpieczonych związane są również inne nowe obowiązki. W związku z wejściem w życie od 1 stycznia 2016 r. przepisów ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066) wprowadzających zmiany w zakresie przekazywania płatnikom zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy, część płatników będzie miała obowiązek utworzenia profilu informacyjnego. Za jego pomocą Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie im bezpłatnie udostępniał nowe zwolnienia lekarskie w formie elektronicznego dokumentu. Zmiany od 1 stycznia 2016 r.  zostają wprowadzone wraz z nowym brzmieniem art. 58 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 159).  

Do utworzenia profilu informacyjnego zostali zobowiązani płatnicy składek, którzy w myśl art. 47a ust. 1 u.s.u.s. muszą przekazywać dokumenty do ZUS w formie elektronicznej poprzez transmisję danych. Powyższy obowiązek nie dotyczy jednak płatników, którzy dokonują rozliczeń składek za nie więcej niż 5 osób (art. 47a ust. 2 u.s.u.s.).

Ponadto płatnicy, którzy będą posiadali utworzony profil informacyjny będą obowiązani utrzymać go nawet w przypadku zmniejszenia ilości osób do liczby nie większej niż  5, za które dokonują rozliczeń.

Zatem płatnik, który rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób nie ma obowiązku  utworzenia profilu informacyjnego oraz nie jest zobowiązany do  wysyłania dokumentów do ZUS poprzez przekaz elektroniczny. Natomiast płatnik ten choć nie musi, to może przekazywać elektronicznie dokumenty do ZUS, nie tworząc jednocześnie profilu informacyjnego.

W takim przypadku płatnik nie posiadający profilu informacyjnego będzie miał obowiązek poinformować ubezpieczonych na piśmie o obowiązku dostarczania zaświadczeń lekarskich w formie wydruku albo wystawionych na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanego z systemu teleinformatycznego.

Joanna Królikowska,

autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 21.12.2015 r.