Pytanie pochodzi z publikacji Serwis BHP

W związku z przekroczeniami natężenia czynnika szkodliwego (drgań mechanicznych) na niektórych stanowiskach pracy, wprowadzono rotację pracowników. Działania te były praktykowane w zakładzie pracy, choć nie miały umocowania w wewnętrznych regulacjach. Postanowiono zatem utworzyć instrukcję określającą odpowiedzialność i przebieg rotacji w przedsiębiorstwie, celem redukcji zagrożenia. Do instrukcji został utworzony załącznik w postaci oświadczenia, w którym pracownik miałby potwierdzić, że podlegał rotacji, w związku z występowaniem na stanowisku pracy przekroczonego normatywu higienicznego czynnika szkodliwego. Oświadczenie to miałoby stanowić potwierdzenie, że pracodawca powziął wszelkie możliwe działania, aby zmniejszyć narażanie pracownika, w przypadku gdyby np. pracownik zgłaszał chorobę zawodową ze względu na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej ws. zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa, co powinno się znajdować w teczce akt osobowych pracownika. Czy omawiane oświadczenie może zostać dołączone do akt pracowniczych? Jeśli tak, w jakiej części je umieścić?

Odpowiedź

Mimo że pracodawca mógłby przechowywać oświadczenie pracownika potwierdzające rotację na różnych stanowiskach pracy w związku z przekroczeniami najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia występujących w środowisku pracy w aktach osobowych w części „B” (dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia), takie oświadczenie należałoby jednak przechowywać razem z ewidencją czasu pracy za dany okres rozliczeniowy.

Uzasadnienie

Stosownie do art. 94 pkt 9a-9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1666) – dalej k.p., do podstawowych obowiązków pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowe pracowników, a także przechowywanie tej dokumentacji i akt w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) - dalej r.a.o.p.

Zgodnie z § 6 r.a.p., pracodawca jest zobowiązany założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta te składają się z 3 części i obejmują: w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie; w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika; w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Zgodnie z § 8 pkt 1 r.a.o.p., pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Ponadto do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się również jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Oświadczenie pracownika potwierdzające jego rotację na różnych stanowiskach pracy w związku z przekroczeniami najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia (drgań mechanicznych) powinno być przechowywane razem z ewidencją czasu pracy. Jednorazowo złożone i przechowywane w aktach osobowych oświadczenie, o którym mowa, byłoby o tyle niewiarygodne, że potwierdzałoby jedynie stan na dzień jego złożenia. Gdyby jednak pracodawca uzyskiwał takie oświadczenie cyklicznie (np. każdorazowo po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego), jego wartość dowodowa byłaby o wiele większa.

Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 8 listopada 2016 r.