Pytanie pochodzi z publikacji  Serwis BHP

Pracownicy zapoznanie z instrukcją bhp potwierdzają podpisami na liście. Oryginał listy przechowuje kierownik, na wypadek gdyby trzeba było zapoznać nowych pracowników. Kserokopia listy przekazywana jest do działu BHP. Czy kserokopia może być dokumentem potwierdzającym, że pracownik zapoznał się z instrukcją, w przypadku kiedy oryginał listy zaginął?

Odpowiedź

Kserokopia listy, na której pracownicy złożyli podpisy potwierdzające zapoznanie się z instrukcją bhp może stanowić wiążący dokument pod warunkiem, że zostanie poświadczona za zgodność z oryginałem (np. przez osobę, która te podpisy zbierała).

Uzasadnienie

W myśl art. 237[4]§ 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest wydawanie szczegółowych instrukcji i wskazówek dotyczących bhp na stanowiskach pracy. Doprecyzowanie powyższej normy znajduje się w § 41 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.), zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany udostępnić pracownikom, do stałego korzystania, aktualne instrukcje bhp dotyczące:

1.    stosowanych w zakładzie procesów technologicznych oraz wykonywania prac związanych z zagrożeniami wypadkowymi lub zagrożeniami zdrowia pracowników,

2.    obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych,

3.    postępowania z materiałami szkodliwymi dla zdrowia i niebezpiecznymi,

4.    udzielania pierwszej pomocy.

Przepisy bhp nie precyzują, w jaki sposób i w jakiej postaci pracodawca powinien udostępniać pracownikom instrukcje. Może to nastąpić w tradycyjnej formie, tj. wywieszenia na danym stanowisku pracy (np. przy urządzeniu czy maszynie, której instrukcja dotyczy) albo zostać udostępnione w postaci elektronicznej (np. rozesłane e-mailem lub zamieszczone w intranecie). Istotnym jest, aby każdy pracownik miał do nich stały dostęp.

Samo umieszczenie instrukcji przy stanowisku pracy nie jest równoznaczne z zapoznaniem się z nimi przez pracowników. Warto więc, mimo braku formalnej dyspozycji przepisów, uzyskiwać od pracowników oświadczenia potwierdzające ich własnoręcznymi podpisami zapoznanie się z każdą z udostępnionych im instrukcji. Może to mieć szczególnie istotne znaczenie dla celów dowodowych, np. w razie zaistnienia ciężkiego wypadku przy pracy, gdy do zakładu pracy wkroczy np. prokurator.

W przypadku takim jak opisany, a więc zaginięcia oryginału dokumentu, na którym podpisy potwierdzające zapoznanie z daną instrukcją bhp złożyli wszyscy pracownicy danej komórki organizacyjnej, a została jedynie jego kserokopia, można by uznać taki dokument za wiążący, o ile byłby on potwierdzony za zgodność z oryginałem (np. przez osobę, która te podpisy zbierała). Jak bowiem stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 10 lipca 2009 r., II CSK 71/09, LEX nr 584201, kserokopia - jako odwzorowanie oryginału - może być uznana za odpis, jednakże pod warunkiem poświadczenia jego zgodności z oryginałem. Niepoświadczona podpisem kserokopia nie jest dokumentem, zatem warunkiem jej uznania za dokument jest umieszczone na niej i zaopatrzone podpisem poświadczenie jej zgodności z oryginałem.

Jak wynika z powyższego, choć oryginały są zdecydowanie bardziej wiarygodne dla celów dowodowych, w pewnych przypadkach kserokopia danego dokumentu również może za taki dowód posłużyć.

Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją  Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 16 grudnia 2015 r.