Pytanie
Interesant złożył pismo za pośrednictwem poczty elektronicznej. Pismo nie zawiera odręcznego podpisu. Interesant żąda potwierdzenia wpływu pisma przez upoważnioną osobę, zeskanowania i odesłania pocztą elektroniczną.
Jak w tej sytuacji powinien postąpić PINB?
Odpowiedź
odpowiedzi udzielono: 31 stycznia 2012 r.
Zgodnie z art. 63 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) - dalej k.p.a. podania mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) - dalej u.i.p. Wskazuje się, że podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: (1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 u.i.p. oraz (2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru i "w przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny". Podania wnoszone w formie dokumentu elektronicznego nie muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, z zachowaniem zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, tj. podpisem w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) - dalej u.p.e. Nadto brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 63 § 3a k.p.a.) jest brakiem formalnym, który może być usunięty w trybie art. 64 § 2 k.p.a., o ile jest znany adres wnoszącego podanie. Brak ten można więc uzupełnić przez przesłanie podania przez wnoszącego i opatrzenia go bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź też wniesienia podania w formie pisemnej opatrzonego podpisem.
Dokonując analizy powyższego należy zwrócić uwagę, że wniosek złożony przez stronę mailem, nie mieści się w dyspozycji art. 63 k.p.a., stąd wątpliwym jest czy przepisy w ogóle dopuszczają formę złożenia wniosku mailem. Przepis art. 63 k.p.a. wyraźnie wskazuje na złożenie wniosku w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie u.i.p.
W związku z powyższym w odniesieniu do przedłożonego pytania w sytuacji, gdy strona wniosła podanie w formie dokumentu elektronicznego, a jest ono obarczone wadą w postaci braku podpisu, należy wezwać do jego uzupełnienia. W literaturze przedmiotu podaje się, że wnoszący podanie może żądać potwierdzenia odbioru podania, a organ administracji publicznej jest zobowiązany potwierdzić wniesienie podania. Z brzmienia tego przepisu wynika, że organ nie może odmówić żądanego potwierdzenia wniesienia podania nawet wówczas, gdy podanie zawiera braki możliwe do uzupełnienia. W razie wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny (zob.: Komentarz do art. 63 k.p.a.; A. Wróbel; Lex 2011).
W sytuacji natomiast, gdy podanie złożone zostało mailem, nie można przyjąć, że zostało ono skutecznie wniesione. Wyjątek stanowią wnioski składane w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.).
Anna Kawecka