Sprawdź, jakie elementy powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu

Obowiązujące regulacje nie określają wzoru ewidencji przebiegu pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą. Nie oznacza to jednak, że treść ewidencji jest pozostawiona swobodzie decyzyjnej podatnika.

2. Ewidencja przebiegu pojazdu udostępnianego wyłącznie osobom niebędącym pracownikami podatnika

Jeżeli pojazd samochodowy jest udostępniany przez podatnika jakiejkolwiek osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wówczas - zgodnie z przepisami - wpis w ewidencji dotyczący takiego wykorzystania pojazdu powinien mieć inną treść niż w przypadku wykorzystywania pojazdu przez samego podatnika lub jego pracownika.

Przez pracownika podatnika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez podatnika na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W efekcie jeżeli dana osoba, której jest udostępniany pojazd samochodowy podatnika, nie spełnia powyższych warunków, powinna ona być traktowana jako osoba niebędąca pracownikiem podatnika, co będzie skutkowało innym zakresem danych objętych wpisem w ewidencji. Za osoby niebędące pracownikami podatnika na potrzeby prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu należy zatem uznać w szczególności:

• wspólników (udziałowców, akcjonariuszy) podatnika,

• członków zarządu podatnika (niepełniących swojej funkcji w ramach stosunku pracy),

• członków rady nadzorczej podatnika,

• zleceniobiorców, wykonawców dzieła zatrudnionych przez podatnika,

• współpracowników podatnika (tj. osoby świadczące usługi na rzecz podatnika na podstawie tzw. samozatrudnienia),

• kontrahentów podatnika.

Ważne!

Pracownikami podatnika nie są również osoby, które co prawda świadczą pracę na rzecz podatnika na podstawie umowy o pracę, ale zawartej z innym pracodawcą niż podatnik (np. pracownicy zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej albo przez inną spółkę z grupy kapitałowej podatnika).

W przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wówczas wpis w ewidencji dotyczący tego przypadku wykorzystania pojazdu powinien być dokonany przez osobę, która udostępnia pojazd (a nie przez osobę kierującą pojazdem). Ponadto w takiej sytuacji wpis ten musi obejmować:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel udostępnienia pojazdu,

c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,

f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

(...)