Decyzja 1/2020 (2020/670) w sprawie przyjęcia Regulaminu dotyczącego mediacji, Regulaminu dotyczącego arbitrażu i kodeksu postępowania arbitrów

DECYZJA nr 1/2020 KOMITETU UPG USTANOWIONEGO NA MOCY PRZEJŚCIOWEJ UMOWY O PARTNERSTWIE GOSPODARCZYM MIĘDZY WSPÓLNOTĄ EUROPEJSKĄ I JEJ PAŃSTWAMI CZŁONKOWSKIMI, Z JEDNEJ STRONY, A STRONĄ ŚRODKOWOAFRYKAŃSKĄ, Z DRUGIEJ STRONY

z dnia 28 kwietnia 2020 r.

w sprawie przyjęcia Regulaminu dotyczącego mediacji, Regulaminu dotyczącego arbitrażu i kodeksu postępowania arbitrów [2020/670]

KOMITET UPG,

uwzględniając Przejściową umowę o partnerstwie gospodarczym między Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a stroną Środkowoafrykańską, z drugiej strony (zwaną dalej "Umową"), podpisaną w Brukseli w dniu 22 stycznia 2009 r. i stosowaną tymczasowo od dnia 4 sierpnia 2014 r., w szczególności jej art. 80 ust. 1 i art. 88,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z Umową i niniejszą decyzją w skład strony Środkowoafrykańskiej wchodzi Republika Kamerunu.

(2) Art. 80 ust. 1 Umowy stanowi, że procedury rozstrzygania sporów dotyczące rozdziału 3 (Procedury rozstrzygania sporów) tytułu VI (Zapobieganie sporom i ich rozstrzyganie) Umowy regulowane są przez Regulamin i kodeks postępowania arbitrów, które zostaną przyjęte przez Komitet UPG.

(3) Art. 88 Umowy stanowi, że Komitet UPG może zdecydować o wprowadzeniu zmian do tytułu VI (Zapobieganie sporom i ich rozstrzyganie) Umowy i jej załączników,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

1. Regulamin dotyczący mediacji, w brzmieniu zamieszczonym w załączniku I do niniejszej decyzji, przyjmuje się jako załącznik IV do Umowy.

2. Regulamin dotyczący arbitrażu, w brzmieniu zamieszczonym w załączniku II do niniejszej decyzji, przyjmuje się jako załącznik V do Umowy.

3. Kodeks postępowania arbitrów, w brzmieniu zamieszczonym w załączniku III do niniejszej decyzji, przyjmuje się jako załącznik VI do Umowy.

4. Regulaminy i kodeks postępowania, o których mowa w ust. 1-3 niniejszego artykułu, przyjmuje się z zastrzeżeniem postanowień szczególnych zawartych w Umowie i postanowień szczególnych, które mogą zostać przyjęte przez Komitet UPG.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej podpisania.

Sporządzono w Brukseli, dnia 28 kwietnia 2020 r.

W imieniu Republiki Kamerunu	W imieniu Unii Europejskiej
Alamine OUSMANE MEY	Phil HOGAN
Minister gospodarki, planowania i planowania przestrzennego	Europejski komisarz ds. handlu

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

REGULAMIN DOTYCZĄCY MEDIACJI

Artykuł  1

Zakres stosowania

1. Postanowienia niniejszego Regulaminu uzupełniają i uszczegóławiają postanowienia Przejściowej umowy o partnerstwie gospodarczym między Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a stroną Środkowoafrykańską, z drugiej strony (zwanej dalej "Umową"), w szczególności art. 69 (Mediacje).

2. Niniejszy Regulamin ma umożliwić Stronom rozstrzyganie sporów, jakie mogą między nimi powstać, za pomocą wspólnie uzgodnionego rozwiązania przyjętego w drodze kompleksowej i szybkiej mediacji.

3. Na potrzeby niniejszego Regulaminu pojęcie "mediacja" oznacza każdy proces, niezależnie od jego nazwy, w którym strony zwracają się do mediatora z prośbą, by pomógł im w ugodowym rozstrzygnięciu sporu.

Artykuł  2

Rozpoczęcie postępowania

1. Strona może w każdym momencie zwrócić się na piśmie o wszczęcie postępowania mediacyjnego między Stronami. Wniosek musi być wystarczająco szczegółowy, by jasno przedstawić żądanie strony skarżącej. Ponadto we wniosku należy:

a) wskazać konkretny zaskarżony środek;

b) przedstawić zestawienie negatywnych skutków, które według twierdzeń strony skarżącej dany środek powoduje lub będzie powodował dla handlu między Stronami;

c) wyjaśnić, dlaczego według strony skarżącej istnieje związek przyczynowy między danym środkiem a przedstawionymi skutkami.

2. Postępowanie mediacyjne można wszcząć wyłącznie za zgodą obu Stron. Jeżeli jedna ze Stron zwraca się o mediację zgodnie z ust. 1, druga Strona rozważy taki wniosek i udzieli odpowiedzi na piśmie w ciągu 5 dni od otrzymania wniosku. Jeżeli odpowiedź nie zostanie udzielona, wniosek uznaje się za odrzucony.

Artykuł  3

Wybór mediatora

1. Strony wybierają mediatora za porozumieniem Stron z chwilą rozpoczęcia mediacji, nie później niż w ciągu 15 dni po otrzymaniu odpowiedzi na wniosek o mediację.

2. Mediator nie może być obywatelem żadnej ze Stron, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

3. Mediator potwierdza w pisemnym oświadczeniu swoją niezależność i bezstronność oraz informuje, czy będzie mógł prowadzić postępowanie mediacyjne.

4. Mediator przestrzega postanowień kodeksu postępowania arbitrów z uwzględnieniem niezbędnych zmian.

Artykuł  4

Przebieg postępowania mediacyjnego

1. Mediator w bezstronny i przejrzysty sposób pomaga Stronom w osiągnięciu jasności w odniesieniu do zaskarżonego środka i jego możliwych skutków dla handlu między Stronami oraz w opracowaniu wspólnie uzgodnionego rozwiązania.

2. Mediator może podjąć decyzję w sprawie najwłaściwszego sposobu osiągnięcia jasności w odniesieniu do przedmiotowego środka i jego możliwych skutków dla handlu między Stronami. Mediator może w szczególności organizować spotkania między Stronami, konsultować się ze Stronami wspólnie lub indywidualnie, zwrócić się o pomoc do odpowiednich ekspertów i zainteresowanych stron lub konsultować się z nimi oraz zapewnić wszelkie dodatkowe wsparcie, o które wystąpią Strony. Zanim jednak mediator zwróci się o pomoc do odpowiednich ekspertów i zainteresowanych stron lub skonsultuje się z nimi, przeprowadzi konsultacje ze Stronami. Jeżeli mediator pragnie odbyć spotkanie lub rozmowę osobno z jedną ze Stron lub jej doradcą, informuje o tym drugą Stronę z odpowiednim wyprzedzeniem lub możliwie jak najszybciej po spotkaniu lub jednostronnej komunikacji z pierwszą Stroną.

3. Mediator może zaoferować doradztwo i zaproponować rozwiązanie, które przedkłada Stronom, zaś Strony mogą zaakceptować lub odrzucić proponowane rozwiązanie, a nawet porozumieć się co do innego rozwiązania. Mediator nie doradza jednak w żaden sposób ani nie przedstawia uwag w sprawie zgodności zaskarżonego środka z Umową.

4. Procedurę przeprowadza się na terytorium Strony, do której skierowany był wniosek, lub, za porozumieniem Stron, w innym miejscu lub w każdy inny sposób.

5. Strony dokładają starań, by osiągnąć wspólnie uzgodnione rozwiązanie w ciągu 60 dni od dnia wyznaczenia mediatora. W oczekiwaniu na ostateczną ugodę Strony mogą rozważyć możliwe rozwiązania pośrednie, w szczególności jeżeli środek dotyczy łatwo psujących się towarów.

6. Rozwiązanie może zostać przyjęte w drodze decyzji Komitetu UPG. Wspólnie uzgodnione rozwiązania są udostępniane publicznie, chyba że Strony zdecydują inaczej. Wersja dostępna publicznie nie może jednak zawierać żadnych informacji uznanych za poufne przez jedną ze Stron.

7. Na wniosek Stron mediator przedstawia im na piśmie projekt sprawozdania merytorycznego, zawierający krótki opis zaskarżonego środka stanowiącego przedmiot postępowania oraz wszelkich wspólnie uzgodnionych rozwiązań stanowiących ostateczny wynik tego postępowania, w tym możliwych rozwiązań pośrednich. Mediator daje Stronom 15 dni na przedstawienie uwag do projektu sprawozdania. Po rozpatrzeniu uwag przedstawionych przez Strony w wyznaczonym terminie mediator przekazuje Stronom w ciągu kolejnych 15 dni, na piśmie, ostateczne sprawozdanie merytoryczne. Sprawozdanie merytoryczne nie może zawierać żadnej wykładni postanowień Umowy.

Artykuł  5

Zakończenie postępowania mediacyjnego

Postępowanie kończy się:

a) w dniu przyjęcia przez Strony wspólnie uzgodnionego rozwiązania;

b) w dniu wydania przez mediatora, po konsultacji ze Stronami, pisemnego oświadczenia stwierdzającego, że dalsze próby mediacji byłyby bezskuteczne;

c) w dniu wydania przez Stronę pisemnego oświadczenia, po przeanalizowaniu wspólnie uzgodnionych rozwiązań w ramach postępowania mediacyjnego oraz po rozważeniu wszelkich rad i rozwiązań zaproponowanych przez mediatora. Takie oświadczenie nie może zostać opublikowane przed upływem terminu określonego w art. 4 ust. 5 niniejszego Regulaminu; lub

d) w dniu zawarcia między Stronami, na którymkolwiek etapie procedury, ugody.

Artykuł  6

Wdrożenie wspólnie uzgodnionego rozwiązania

1. Jeżeli Strony osiągnęły wspólnie uzgodnione rozwiązanie, każda Strona podejmuje działania niezbędne do wdrożenia go w uzgodnionym terminie.

2. Strona wdrażająca wspólnie uzgodnione rozwiązanie informuje drugą Stronę na piśmie o wszelkich krokach lub wszelkich działaniach podjętych w celu jego wdrożenia, czyniąc to w uzgodnionym terminie.

Artykuł  7

Poufność i związek z rozstrzyganiem sporów

1. Wszelkie informacje odnoszące się do postępowania mediacyjnego muszą pozostać poufne, chyba że ich ujawnienie jest wymagane przez prawo lub niezbędne do wdrożenia lub wykonania ugody między Stronami zawartej w drodze mediacji.

2. O ile Strony nie postanowią inaczej i bez uszczerbku dla art. 4 ust. 6 niniejszego Regulaminu, wszystkie etapy postępowania, w tym rady lub zaproponowane rozwiązanie, są poufne. Strony mogą jednak podać do wiadomości publicznej informację o toczącej się mediacji. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji faktycznych, które już są powszechnie dostępne.

3. Postępowanie mediacyjne pozostaje bez uszczerbku dla praw i obowiązków Stron wynikających z postanowień Umowy dotyczących rozstrzygania sporów lub wszelkich innych stosownych umów.

4. Strony nie mają obowiązku uczestniczenia w konsultacjach przed wszczęciem postępowania mediacyjnego. Z reguły Strony powinny jednak skorzystać przed wszczęciem postępowania mediacyjnego z innych stosownych postanowień Umowy dotyczących współpracy lub konsultacji.

5. W ramach innych postępowań w sprawie rozstrzygnięcia sporu na mocy Umowy lub wszelkich innych stosownych porozumień organ arbitrażowy nie bierze pod uwagę, a Strona nie przedstawia jako dowodu ani nie opiera się na żadnej z następujących kwestii:

a) stanowiska zajęte przez drugą Stronę w trakcie postępowania mediacyjnego lub informacje zgromadzone na mocy art. 4 ust. 1 i 2 niniejszego Regulaminu;

b) fakt, że druga Strona zgłosiła gotowość do zaakceptowania rozwiązania dotyczącego środka będącego przedmiotem mediacji;

c) rady udzielone lub propozycje złożone przez mediatora.

6. O ile Strony nie zdecydują inaczej, mediator nie może pełnić roli członka organu arbitrażowego w ramach postępowania w sprawie rozstrzygnięcia sporu na mocy Umowy lub Porozumienia ustanawiającego Światową Organizację Handlu (WTO) dotyczącym tego samego przedmiotu sporu, w przypadku którego był on mediatorem.

Artykuł  8

Stosowanie Regulaminu dotyczącego arbitrażu

Art. 3 (Powiadomienia), z zastrzeżeniem art. 4 ust. 2 niniejszego Regulaminu, art. 15 (Koszty), art. 16 (Język roboczy postępowania, tłumaczenia pisemne i ustne) i art. 17 (Obliczanie terminów) Regulaminu dotyczącego arbitrażu stosuje się odpowiednio.

Artykuł  9

Przegląd

Pięć lat od daty wejścia w życie niniejszej decyzji, w świetle zdobytego doświadczenia i rozwoju odpowiedniego mechanizmu w ramach WTO, Strony skonsultują się w sprawie ewentualnej potrzeby wprowadzenia zmian do mechanizmu mediacji.

ZAŁĄCZNIK  II

REGULAMIN DOTYCZĄCY ARBITRAŻU

Artykuł  1

Definicje

Do celów stosowania niniejszego Regulaminu:

– "doradca" oznacza osobę fizyczną wyznaczoną przez jedną ze Stron w celu służenia jej radą lub pomocą w związku z postępowaniem arbitrażowym,

– "organ arbitrażowy" oznacza organ utworzony na mocy art. 71 Umowy,

– "arbiter" oznacza członka organu arbitrażowego utworzonego na mocy art. 71 Umowy,

– "asystent" oznacza osobę fizyczną, która z upoważnienia arbitra prowadzi badania dla tego arbitra lub mu pomaga w wykonywaniu jego zadań,

– "dzień" oznacza dzień kalendarzowy, o ile nie określono inaczej,

– "przedstawiciel Strony" oznacza pracownika lub inną osobę fizyczną powołaną przez departament rządowy lub agencję rządową lub jakikolwiek inny podmiot publiczny Strony, która reprezentuje Stronę w sporze rozstrzyganym na podstawie niniejszej Umowy,

– "strona skarżona" oznacza Stronę, której zarzuca się naruszenie postanowień, o których mowa w art. 67 Umowy,

– "strona skarżąca" oznacza Stronę, która domaga się utworzenia organu arbitrażowego na mocy art. 70 Umowy.

Artykuł  2

Zakres stosowania

1. Niniejszy Regulamin uzupełnia i uszczegóławia postanowienia Przejściowej umowy o partnerstwie gospodarczym między Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a stroną Środkowoafrykańską, z drugiej strony (zwanej dalej "Umową"), w szczególności art. 70 i kolejnych dotyczących arbitrażu.

2. Niniejszy Regulamin ma umożliwić Stronom rozstrzyganie sporów, jakie mogą między nimi powstać, za pomocą wspólnie uzgodnionego rozwiązania przyjętego w drodze mechanizmu arbitrażu.

Artykuł  3

Powiadomienia

1. Przez "powiadomienie" w rozumieniu niniejszego Regulaminu rozumie się wnioski, zawiadomienia, oświadczenia pisemne i inne dokumenty związane z postępowaniem arbitrażowym, przy czym:

a) powiadomienia pochodzące od organu arbitrażowego - przekazuje się równocześnie obu Stronom;

b) powiadomienia pochodzące od jednej ze Stron i skierowane do organu arbitrażowego - przesyła się równocześnie do wiadomości drugiej Strony; oraz

c) powiadomienia pochodzące od jednej ze Stron i skierowane do drugiej Strony - przesyła się, w stosownych przypadkach, równocześnie do wiadomości organu arbitrażowego.

2. Powiadomień dokonuje się pocztą elektroniczną lub, w stosownych przypadkach, za pomocą dowolnych innych środków łączności, które zapewniają rejestrację wysłania. Powiadomienie uznaje się za przekazane w dniu jego wysłania, jeżeli nie zostanie udowodnione inaczej.

3. Powiadomienia kieruje się, odpowiednio, do Dyrekcji Generalnej ds. Handlu Komisji Europejskiej Unii Europejskiej oraz do ministerstwa Kamerunu odpowiedzialnego za wdrażanie Umowy.

4. Drobne błędy pisarskie w powiadomieniach można poprawiać, wysyłając nowe powiadomienie, w którym wyraźnie wskazuje się wprowadzone zmiany.

5. Jeżeli ostatni dzień dostarczenia powiadomienia przypada na dzień wolny od pracy w stronie Środkowoafrykańskiej lub w Unii Europejskiej, powiadomienie to można dostarczyć w następnym dniu roboczym. Nie można uznać, że powiadomienie, niezależnie od jego charakteru, zostało otrzymane w dniu wolnym od pracy.

6. W zależności od charakteru kwestii będących przedmiotem sporu, kopie wszystkich powiadomień skierowanych do Komitetu UPG zgodnie z niniejszym Regulaminem przesyła się także innym stosownym organom instytucjonalnym.

Artykuł  4

Wyznaczanie arbitrów

1. Jeżeli, zgodnie z art. 71 Umowy, arbiter jest wybierany w drodze losowania, przewodniczący Komitetu UPG lub jego przedstawiciel bezzwłocznie informuje obie Strony o dacie, godzinie i miejscu losowania.

2. Strony są obecne podczas losowania.

3. Przewodniczący Komitetu UPG lub jego przedstawiciel informuje na piśmie każdą wybraną osobę o jej wyznaczeniu jako arbitra. Każda z tych osób informuje obie Strony w terminie 5 dni od dnia powiadomienia o wyznaczeniu, czy będzie mogła pełnić obowiązki arbitra.

4. Jeżeli do momentu złożenia wniosku zgodnie z art. 71 ust. 2 Umowy lista arbitrów, o której mowa w art. 85 Umowy, nie została sporządzona lub nie zawiera wystarczającej liczby osób, przewodniczący Komitetu UPG wybiera arbitrów drogą losowania spośród osób spełniających kryteria określone w art. 85 ust. 2 Umowy, które zostały oficjalnie zaproponowane przez jedną ze Stron lub przez obie Strony.

Artykuł  5

Konsultacje między Stronami i organ arbitrażowy

1. O ile Strony nie postanowią inaczej, spotykają się one z organem arbitrażowym w ciągu 7 dni od dnia jego utworzenia w celu ustalenia tych kwestii, które Strony lub organ arbitrażowy uznają za stosowne, w tym:

a) wynagrodzenie i zwrot wydatków wypłacane arbitrom, które są zgodne ze standardami WTO;

b) wynagrodzenie asystentów arbitra, którego łączna kwota nie może przekraczać 50 % całkowitego wynagrodzenia tego arbitra;

c) harmonogram postępowania.

Arbitrzy i przedstawiciele Stron mogą brać udział w tym spotkaniu za pośrednictwem telefonu lub wideokonferencji.

2. O ile Strony nie postanowią inaczej w ciągu pięciu dni od dnia utworzenia organu arbitrażowego, zakres zadań organu arbitrażowego obejmuje:

"zbadanie, w świetle odpowiednich postanowień Umowy, sprawy wskazanej we wniosku o utworzenie organu arbitrażowego, postanowienie odnośnie do zgodności zaskarżonego środka z art. 67 Umowy oraz wydanie decyzji zgodnie z art. 73, 83 i 84 Umowy".

3. Strony przekazują organowi arbitrażowemu uzgodniony zakres zadań w ciągu 3 dni roboczych od uzgodnienia przez nie zakresu zadań.

Artykuł  6

Oświadczenia pisemne

Strona skarżąca składa wstępne oświadczenie pisemne nie później niż 20 dni od dnia utworzenia organu arbitrażowego. Strona skarżona składa w odpowiedzi na nie swoje oświadczenie pisemne nie później niż 20 dni od dnia doręczenia wstępnego oświadczenia pisemnego.

Artykuł  7

Działanie organów arbitrażowych

1. Wszystkie posiedzenia organu arbitrażowego prowadzi jego przewodniczący. Organ arbitrażowy może powierzyć swojemu przewodniczącemu uprawnienie do podejmowania decyzji o charakterze administracyjnym i proceduralnym w danej dziedzinie.

2. Zgodnie z art. 9 niniejszego Regulaminu w posiedzeniach uczestniczą arbitrzy i wezwane osoby. O ile w Umowie lub niniejszym Regulaminie nie postanowiono inaczej, organ arbitrażowy może działać przy użyciu wszelkich środków, łącznie z telefonem, faksem lub wszelkimi środkami informatycznymi.

3. W obradach organu arbitrażowego mogą brać udział wyłącznie arbitrzy, lecz organ arbitrażowy może zezwolić na obecność asystentów podczas obrad.

4. Za przygotowanie decyzji odpowiada wyłącznie organ arbitrażowy; przygotowania decyzji nie można delegować.

5. W przypadku pojawienia się kwestii proceduralnych, których nie regulują postanowienia tytułu VI (Zapobieganie sporom i ich rozstrzyganie) Umowy, organ arbitrażowy, po konsultacji ze Stronami, może przyjąć odpowiednią procedurę, która jest zgodna z przedmiotowymi postanowieniami i która zapewnia równe traktowanie Stron.

6. Jeżeli organ arbitrażowy uzna, że istnieje potrzeba zmiany któregokolwiek z terminów postępowania innego niż terminy określone w tytule VI (Zapobieganie sporom i ich rozstrzyganie) Umowy lub wprowadzenia innych dostosowań o charakterze proceduralnym lub administracyjnym, informuje Strony na piśmie o powodach dokonania zmiany lub dostosowania, wskazując niezbędny termin lub dostosowanie. Organ arbitrażowy może przyjąć taką zmianę lub dostosowanie po konsultacji ze Stronami.

7. Na wniosek Strony organ arbitrażowy może zmienić terminy mające zastosowanie do postępowania, zapewniając jednocześnie równe traktowanie Stron.

8. Na wspólny wniosek Stron organ arbitrażowy zawiesza postępowanie w dowolnym momencie na okres uzgodniony przez Strony, który nie może przekraczać 12 kolejnych miesięcy. Organ arbitrażowy wznawia postępowanie w dowolnym momencie na wspólny pisemny wniosek Stron lub po upływie uzgodnionego okresu zawieszenia na pisemny wniosek jednej ze Stron. O złożeniu takiego wniosku powiadamia się przewodniczącego organu arbitrażowego oraz, w stosownych przypadkach, drugą Stronę. Jeżeli postępowanie organu arbitrażowego zostało zawieszone na okres dłuższy niż 12 następujących po sobie miesięcy, uprawnienia organu arbitrażowego wygasają i postępowanie przed organem arbitrażowym zostaje zakończone. Strony mogą w każdej chwili zdecydować o zakończeniu postępowania przed organem arbitrażowym. Strony wspólnie powiadamiają przewodniczącego organu arbitrażowego o takiej decyzji. W przypadku zawieszenia postępowania stosowne terminy przedłuża się o okres odpowiadający okresowi zawieszenia postępowania organu arbitrażowego.

9. Zakończenie prac organu arbitrażowego pozostaje bez uszczerbku dla praw Stron w innych postępowaniach dotyczących tej samej sprawy w ramach tytułu VI (Zapobieganie sporom i ich rozstrzyganie) Umowy.

Artykuł  8

Zastąpienie

1. Jeżeli arbiter nie może uczestniczyć w postępowaniu, wyłącza się lub musi zostać zastąpiony, wybiera się jego zastępcę zgodnie z art. 71 Umowy.

2. Jeżeli Strona uzna, że arbiter nie spełnia wymogów kodeksu postępowania arbitrów i powinien zostać zastąpiony, Strona ta powiadamia drugą Stronę w ciągu 15 dni od dnia dowiedzenia się o okolicznościach zarzucanego niespełniania wymogów kodeksu postępowania przez tego arbitra.

3. Strony przeprowadzają konsultacje w ciągu 15 dni od dnia powiadomienia, o którym mowa w ust. 2 niniejszego artykułu. Strony powiadamiają arbitra o zarzucanym niespełnianiu przez niego wymogów i mogą zwrócić się do niego o podjęcie kroków niezbędnych do zaradzenia tej sytuacji. Mogą one również, za obopólną zgodą, odwołać takiego arbitra i wybrać nowego arbitra zgodnie z procedurą określoną w art. 71 ust. 2 Umowy.

4. Jeżeli Strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia arbitra innego niż przewodniczący, każda ze Stron może wnioskować o przekazanie tej sprawy przewodniczącemu organu arbitrażowego, od którego decyzji nie przysługuje odwołanie.

Jeżeli, w wyniku złożenia takiego wniosku, przewodniczący uzna, że arbiter nie spełnia wymogów kodeksu postępowania arbitrów, dokonuje się wyboru nowego arbitra zgodnie z art. 71 ust. 3 Umowy.

5. Jeżeli Strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia przewodniczącego, każda ze Stron może wystąpić z wnioskiem o przekazanie tej sprawy jednej z osób znajdujących się na liście osób wybranych do pełnienia roli przewodniczącego organu arbitrażowego, sporządzonej zgodnie z art. 85 Umowy. Osoba ta wybierana jest w drodze losowania przez przewodniczącego Komitetu UPG. Wybrana w ten sposób osoba decyduje, czy przewodniczący spełnia wymogi kodeksu postępowania arbitrów. Od jego decyzji nie przysługuje odwołanie.

Jeżeli uzna ona, że przewodniczący nie spełnia wymogów kodeksu postępowania arbitrów, dokonuje się wyboru nowego przewodniczącego zgodnie z art. 71 ust. 3 Umowy.

Artykuł  9

Posiedzenia

1. Na podstawie harmonogramu ustalonego zgodnie z art. 5 ust. 1 oraz po konsultacji ze Stronami i pozostałymi arbitrami, przewodniczący organu arbitrażowego powiadamia Strony o dacie, godzinie i miejscu posiedzenia. Informacje te podawane są do wiadomości publicznej przez Stronę odpowiedzialną za organizację logistyczną postępowania, z zastrzeżeniem art. 11.

2. O ile Strony nie postanowią inaczej, posiedzenie odbywa się w Brukseli, gdy stroną skarżącą jest strona Środkowoafrykańska, i w Jaunde, gdy stroną skarżącą jest Unia Europejska.

3. Organ arbitrażowy może zwoływać dodatkowe posiedzenia, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę.

4. Wszyscy arbitrzy są obecni przez cały czas trwania posiedzenia.

5. W posiedzeniu mogą brać udział następujące osoby, niezależnie od tego, czy postępowanie jest otwarte dla publiczności, czy nie:

a) przedstawiciele Stron;

b) doradcy Stron;

c) personel administracyjny, tłumacze ustni i pisemni, protokolanci sądowi;

d) asystenci arbitrów;

e) eksperci wybrani przez organ arbitrażowy zgodnie z art. 81 Umowy.

6. Najpóźniej pięć dni przed posiedzeniem każda ze Stron doręcza organowi arbitrażowemu i drugiej Stronie listę imion i nazwisk osób fizycznych, które w imieniu danej Strony przedstawią na posiedzeniu argumenty ustne lub oświadczenia, oraz innych przedstawicieli lub doradców, którzy wezmą udział w posiedzeniu.

7. Organ arbitrażowy zapewnia, by strona skarżąca i strona skarżona dysponowały taką samą ilością czasu. Prowadzi on posiedzenie w następujący sposób:

Argumenty

a) argument strony skarżącej;

b) argument strony skarżonej;

Kontrargumenty

a) odpowiedź strony skarżącej;

b) odpowiedź strony skarżonej.

8. Organ arbitrażowy może zadawać pytania każdej ze Stron w dowolnym momencie posiedzenia.

9. Organ arbitrażowy zapewnia przygotowanie protokołu posiedzenia i jego przekazanie Stronom w rozsądnym terminie po posiedzeniu. Strony mogą zgłaszać uwagi dotyczące protokołu, a organ arbitrażowy może te uwagi uwzględnić.

10. W terminie 10 dni od posiedzenia każda ze Stron może przedstawić arbitrom i drugiej Stronie dodatkowe oświadczenie pisemne dotyczące wszelkich kwestii, które pojawiły się w trakcie posiedzenia.

Artykuł  10

Pytania pisemne

1. Organ arbitrażowy może w każdym momencie postępowania zwracać się z pytaniami pisemnymi do jednej lub obu Stron. Każda ze Stron otrzymuje kopię wszystkich pytań, z jakimi zwrócił się organ arbitrażowy.

2. Strona dostarcza również drugiej Stronie kopię swoich pisemnych odpowiedzi na pytania organu arbitrażowego. Stronie umożliwia się przedstawienie pisemnych uwag do odpowiedzi drugiej Strony w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania przedmiotowej odpowiedzi.

Artykuł  11

Przejrzystość i poufność

1. Każda Strona i organ arbitrażowy zapewniają poufność wszelkich informacji przedstawionych organowi arbitrażowemu przez drugą Stronę, które zostały uznane przez tę Stronę za poufne. Jeżeli oświadczenie Strony złożone organowi arbitrażowemu zawiera informacje poufne, Strona ta przekazuje także, w terminie 15 dni od dnia przedstawienia takiego oświadczenia, wersję oświadczenia nieopatrzoną klauzulą poufności, która może zostać publicznie udostępniona.

2. Żadne z postanowień niniejszego Regulaminu nie wyklucza możliwości publicznego ujawnienia przez Stronę jej własnych stanowisk o ile, odnosząc się do informacji przedstawionych przez drugą Stronę, Strona nie ujawnia żadnych informacji, które druga Strona uznała za poufne.

3. Organ arbitrażowy zbiera się przy drzwiach zamkniętych, gdy oświadczenia i argumenty Stron zawierają poufne informacje handlowe. Strony zapewniają poufność posiedzeń organu arbitrażowego, jeżeli odbywają się one przy drzwiach zamkniętych.

Artykuł  12

Kontakty ex parte

1. Organ arbitrażowy nie spotyka się ani nie kontaktuje ze Stroną pod nieobecność drugiej Strony.

2. Arbitrzy nie mogą omawiać jakichkolwiek aspektów sprawy będącej przedmiotem postępowania ze Stroną lub Stronami pod nieobecność pozostałych arbitrów.

Artykuł  13

Oświadczenia amicus curiae

1. Podmioty pozarządowe mające siedzibę na terytorium jednej ze Stron mogą przekazywać organowi arbitrażowemu pisma amicus curiae zgodnie z ust. 2-5.

2. Jeżeli Strony nie postanowią inaczej w ciągu pięciu dni od dnia utworzenia organu arbitrażowego, organ ten może przyjmować oświadczenia pisemne, o które nie występował, pod warunkiem że zostały one złożone w ciągu 10 dni od dnia utworzenia organu arbitrażowego, mają bezpośredni związek ze sprawą rozpatrywaną przez organ arbitrażowy i w żadnym razie nie są dłuższe, wraz z załącznikami, niż 15 stron maszynopisu.

3. Każde oświadczenie zawiera informacje dotyczące osoby je składającej, niezależnie od tego, czy jest nią osoba fizyczna lub prawna, w tym informacje dotyczące charakteru jej działalności i źródła finansowania, oraz określa, jaki interes danej osoby w danym postępowaniu arbitrażowym. Oświadczenie sporządza się w językach wybranych przez Strony zgodnie z art. 16 ust. 1 i 2 niniejszego Regulaminu.

4. Oświadczenia takie doręcza się Stronom, które mogą przedstawić swoje uwagi. Strony mogą przedstawić organowi arbitrażowemu swoje uwagi w terminie 10 dni od dnia przekazania oświadczenia.

5. Organ arbitrażowy wymienia w swojej decyzji wszystkie otrzymane oświadczenia, które są zgodne z niniejszym Regulaminem. Organ arbitrażowy nie jest zobowiązany do odniesienia się w swojej decyzji do argumentów przedstawionych w takich oświadczeniach. Organ arbitrażowy przekazuje Stronom wszystkie otrzymane oświadczenia w celu przedstawienia uwag.

Artykuł  14

Nagłe przypadki

W nagłych przypadkach, o których mowa w art. 73 ust. 2 Umowy, organ arbitrażowy, po konsultacji ze Stronami, dostosowuje według swojego uznania terminy, o których mowa w niniejszym Regulaminie, i powiadamia Strony o tych dostosowaniach.

Artykuł  15

Koszty

1. Każda Strona ponosi koszty swojego uczestnictwa w postępowaniu arbitrażowym.

2. Strona skarżona odpowiada za organizację logistyczną postępowania arbitrażowego, w szczególności za organizację posiedzeń, chyba że uzgodniono inaczej, oraz ponosi wszelkie koszty wynikające z organizacji logistycznej posiedzenia. Strony ponoszą natomiast w równym stopniu inne wydatki administracyjne związane z postępowaniem arbitrażowym, a także wypłacają wynagrodzenia i dokonują zwrotu wydatków arbitrów i ich asystentów.

Artykuł  16

Język roboczy postępowania, tłumaczenia pisemne i ustne

1. Podczas konsultacji, o których mowa w art. 71 ust. 2 Umowy, a najpóźniej w trakcie spotkania, o którym mowa w art. 5 ust. 1 niniejszego Regulaminu, Strony dokładają wszelkich starań, by uzgodnić wspólny język roboczy postępowania przed organem arbitrażowym.

2. Jeżeli Strony nie są w stanie uzgodnić wspólnego języka roboczego, każda Strona zapewnia tłumaczenie swoich oświadczeń pisemnych na język, który wybrała druga Strona, chyba że oświadczenia te zostały sporządzone w jednym z języków urzędowych wspólnych dla Stron Umowy. Za tłumaczenie ustne oświadczeń ustnych na języki wybrane przez Strony odpowiada strona skarżona, pod warunkiem że Strony wybrały jeden z języków urzędowych wspólnych dla Stron. Jeżeli jedna ze Stron wybrała język inny niż wspólne języki urzędowe, tłumaczenie ustne oświadczeń ustnych leży wyłącznie w gestii tej Strony.

3. Sprawozdania i decyzje organu arbitrażowego sporządza się w języku lub językach wybranych przez Strony. Jeżeli Strony nie uzgodniły wspólnego języka roboczego, sprawozdanie okresowe, sprawozdanie końcowe i decyzje organu arbitrażowego sporządza się w jednym z języków urzędowych wspólnych dla Stron.

4. Strony ponoszą w równym stopniu wszelkie koszty związane z tłumaczeniem pisemnym decyzji organu arbitrażowego na język lub języki wybrane przez Strony.

5. Strony mogą przedstawić uwagi dotyczące poprawności dowolnej przetłumaczonej wersji dokumentu przygotowanej zgodnie z niniejszym Regulaminem.

6. Każda ze Stron ponosi koszty tłumaczenia swoich oświadczeń pisemnych.

Artykuł  17

Obliczanie terminów

Wszystkie terminy określone w tytule VI (Zapobieganie sporom i ich rozstrzyganie) Umowy i w niniejszym Regulaminie, łącznie z terminami dotyczącymi doręczania decyzji przez organ arbitrażowy, mogą zostać zmienione za porozumieniem Stron i są liczone w dniach kalendarzowych od dnia następującego po wykonaniu czynności lub wystąpieniu zdarzenia, do którego się odnoszą, o ile nie postanowiono inaczej.

Artykuł  18

Pozostałe procedury

Terminy określone w niniejszym Regulaminie dostosowuje się do terminów szczególnych przewidzianych przy wydawaniu decyzji przez organ arbitrażowy w ramach postępowań na podstawie art. 74-78 Umowy.

ZAŁĄCZNIK  III

KODEKS POSTĘPOWANIA ARBITRÓW

Artykuł  1

Definicje

Do celów stosowania niniejszego regulaminu:

– "arbiter" oznacza członka organu arbitrażowego utworzonego na mocy art. 71 Umowy,

– "asystent" oznacza osobę fizyczną, która z upoważnienia arbitra prowadzi badania dla tego arbitra lub mu pomaga w wykonywaniu jego zadań,

– "kandydat" oznacza osobę, której imię i nazwisko znajduje się na liście arbitrów, o której mowa w art. 85 Umowy, i którą bierze się pod uwagę przy wyborze arbitrów na podstawie art. 71 Umowy,

– "mediator" oznacza osobę fizyczną, która prowadzi mediacje zgodnie z art. 69 Umowy,

– "personel" w stosunku do arbitra, oznacza osoby fizyczne, którymi kieruje i które kontroluje arbiter, inne niż asystenci.

Artykuł  2

Podstawowe zasady

1. Aby zachować uczciwość i bezstronność mechanizmu rozstrzygania sporów, każdy kandydat arbiter musi zapoznać się z niniejszym kodeksem postępowania. Musi on:

a) być niezależny i bezstronny;

b) unikać bezpośrednich i pośrednich konfliktów interesów;

c) unikać naruszeń etyki zawodowej i działań mogących wskazywać na naruszenie etyki zawodowej lub obowiązku zachowania bezstronności;

d) przestrzegać wysokich standardów postępowania;

e) nie ulegać wpływom własnych interesów, naciskom zewnętrznym, wpływom politycznym, żądaniom społecznym, lojalności wobec Strony ani obawom przed krytyką.

2. Arbiter nie może, w sposób bezpośredni lub pośredni, zaciągać żadnych zobowiązań ani przyjmować korzyści mogących zakłócić właściwe wykonywanie jego zadań lub tworzyć wrażenie zakłócenia w jakikolwiek sposób ich właściwego wykonywania.

3. Arbiter nie wykorzystuje swojego stanowiska w organie arbitrażowym do realizacji interesów osobistych lub prywatnych. Arbiter unika podejmowania działań, które mogą wskazywać, że inne osoby mają możliwość wywierania na niego wpływu.

4. Arbiter zapewnia, aby obecne lub przeszłe powiązania lub zobowiązania finansowe, handlowe, zawodowe, osobiste lub społeczne nie miały wpływu na jego postępowanie lub osąd.

5. Arbiter unika nawiązywania kontaktów lub uzyskiwania korzyści finansowych, które mogą mieć wpływ na jego bezstronność lub mogą racjonalnie wskazywać na naruszenie etyki zawodowej lub obowiązku zachowania bezstronności.

Artykuł  3

Obowiązek złożenia oświadczenia

1. Kandydat, przed potwierdzeniem swojego wyboru na arbitra na mocy art. 71 Umowy, składa oświadczenie dotyczące wszelkich interesów, stosunków lub spraw, które mogą mieć wpływ na jego niezależność lub bezstronność lub które mogą racjonalnie wskazywać na naruszenie etyki zawodowej lub obowiązku zachowania bezstronności w ramach postępowania. W tym celu kandydat podejmuje starania, aby, w możliwym zakresie, rozpoznać takie interesy, stosunki i sprawy, w tym interesy finansowe, zawodowe lub interesy pracownicze lub rodzinne.

2. Obowiązek złożenia oświadczenia przewidziany w ust. 1 ma charakter ciągły, co oznacza, że arbiter musi składać oświadczenia dotyczące tego rodzaju interesów, stosunków lub spraw, które mogą ujawnić się na dowolnym etapie postępowania.

3. Kandydat lub arbiter informuje Komitet UPG o wszelkich kwestiach dotyczących rzeczywistego lub ewentualnego naruszenia niniejszego kodeksu postępowania bezzwłocznie po otrzymaniu informacji o nich; kwestie te są następnie rozpatrywane przez Strony.

Artykuł  4

Obowiązki arbitrów

1. Po wyrażeniu zgody na wyznaczenie arbiter może rozpocząć wykonywanie swoich obowiązków i dokonuje tego w sposób sumienny i sprawny w trakcie całego postępowania, przestrzegając przy tym zasad uczciwości i staranności.

2. Arbiter rozpatruje jedynie kwestie podniesione w trakcie postępowania i konieczne do wydania decyzji i nie zleca wykonania tego zadania żadnej innej osobie.

3. Arbiter podejmuje wszelkie niezbędne kroki, aby zapewnić, aby jego asystenci i personel znali art. 2, 3 i 6 niniejszego kodeksu postępowania oraz ich przestrzegali.

Artykuł  5

Obowiązki byłych arbitrów

Byli arbitrzy są zobowiązani unikać działań mogących wskazywać, że, wykonując swoje zadania, byli stronniczy lub odnosili jakiekolwiek korzyści z decyzji organu arbitrażowego.

Artykuł  6

Poufność

1. Arbitrzy ani byli arbitrzy nie ujawniają ani nie wykorzystują w żadnym momencie jakichkolwiek niedostępnych publicznie informacji dotyczących postępowania lub uzyskanych w trakcie postępowania, z wyjątkiem ich ujawnienia lub wykorzystania do celów tego postępowania, i w żadnym przypadku nie ujawniają ani nie wykorzystują takich informacji do uzyskania osobistych korzyści lub korzyści na rzecz innej osoby lub w celu zaszkodzenia interesom innych osób.

2. Arbiter nie ujawnia decyzji organu arbitrażowego ani jej części przed jej opublikowaniem zgodnie z art. 84 ust. 2 Umowy.

3. Arbiter ani były arbiter nie ujawnia w żadnym momencie treści obrad organu arbitrażowego ani poglądów innego członka organu.

Artykuł  7

Wydatki

Każdy arbiter rejestruje czas, jaki on i jego asystenci poświęcili procedurze, oraz poniesione przez siebie i swoich asystentów wydatki i przedstawia Stronom końcowe rozliczenie w tym zakresie.

Artykuł  8

Mediatorzy

Niniejszy kodeks postępowania stosuje się odpowiednio do mediatorów.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2020.156.22
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 1/2020 (2020/670) w sprawie przyjęcia Regulaminu dotyczącego mediacji, Regulaminu dotyczącego arbitrażu i kodeksu postępowania arbitrów
• Data aktu: 28/04/2020
• Data ogłoszenia: 19/05/2020
• Data wejścia w życie: 28/04/2020