WKP: Jaki był cel projektu i jego założenia?
Jadwiga Smogorzewska: Nadrzędnym celem było stworzenie warunków do kompleksowego i skutecznego rozwiązywania problemów wynikających z bieżącej działalności komórek organizacyjnych, współpracujących z klinikami i zakładami Wojskowego Instytutu Medycznego: oddziału teleinformatycznego, apteki zakładowej i oddziału techniczno-eksploatacjnego. Dla realizacji tego celu powołaliśmy do współpracy cztery zespoły: Zespół ds. koordynacji gospodarką lekową i wyrobami medycznymi, Zespół ds. koordynacji gospodarką sprzętem trwałym i jednorazowym, Zespół ds. dokumentacji medycznej oraz Zespół ds. podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Zespoły są kilkuosobowe. Każdy ma swojego koordynatora, który nadzoruje pracę zespołu i jest zobowiązany do przygotowywania wszelkiego rodzaju raportów i sprawozdań z jego działalności, a ponadto współpracuje bezpośrednio z Pielęgniarką Naczelną i kierownikami wspomnianych komórek organizacyjnych. Na spotkaniach zespołów, na które w razie potrzeby są zapraszani kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, ustalana jest hierarchia problemów i kolejność ich rozwiązania – po uprzedniej analizie. Jeśli problemy są szczególnie skomplikowane i rozwiązanie ich wykracza poza możliwości zespołu, są przedstawiane na kwartalnych spotkaniach z Dyrektorem Wojskowego Instytutu Medycznego.
WKP: Z czego wynikała potrzeba opracowania projektu „Zespoły interdyscyplinarne ds. działań strategiczno-koordynacyjnych w Wojskowym Instytucie Medycznym”?
JS: Było kilka spraw do rozwiązania. Brak właściwej komunikacji i przepływu informacji między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi a zespołami zadaniowymi oraz brak umiejętności wykorzystania kapitału ludzkiego do realizacji zadań. A rozwiązaniem mogło być jedynie odrzucenie dotychczasowych sposobów rozwiązywania problemów. Niewątpliwym atutem profesjonalnego działania stało się zdobywanie wzajemnego zaufania, szacunek i docenienie wysiłku wkładanego w osiąganie wyznaczonych celów, możliwość wspólnych rozwiązań i scalenia obowiązyjącej w tym zakresie strategii.
Odczuwalna była też niewystarczająca ogólna umiejętność obsługi oprogramowania komputerowego obowiązującego w Wojskowym Instytucie Medycznym. Tu rozwiązaniem stało się wprowadzenie systemu ciągłych szkoleń z zakresu obsługi oprogramowania oraz tworzenie „samouczków” dostępnych w intranecie Instytutu.
WKP: Jakie efekty przyniosło wdrożenie projektu?
JS: Przede wszystkim łatwiejsze wprowadzanie rozwiązań – jako wyniki prac zespołu napotykają na mniejszy opór niż propozycje indywidualne.
Ponadto współpraca w zespołach zadaniowych ma wymiar organizacyjny i przyczynia się do lepszego funkcjonowania poszczególnych oddziałów oraz poprawy komunikacji organizacyjnej. To z kolei umożliwia podjęcie działań zaplanowanych, skoordynowanych, niepowielających i niewykluczających się nawzajem.
Regularne ankietowanie pozwala na ciągłe uzyskiwanie informacji i wskazówek, w jaki sposób można efektywniej rozwiązywać pojawiające się problemy związane z poprawą jakości opieki nad pacjentem.
Proces obsługi zaopatrzenia, dotychczas papierowy, został zastąpiony wersją elektroniczną. To gwarantuje bezpieczeństwo chorego, ponieważ wszystkie elementy informacyjne o asortymencie leków (dawce, serii) stają się dostępne i są w każdym momencie weryfikowane.
Praca zespołu interdyscyplinarnego służy zintegrowaniu działań komórek organizacyjnych i zwiększeniu ich efektywności.
Szybki i pełny przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi, umożliwia bieżące weryfikowanie pytań i wątpliwości oraz wymianę informacji
WKP: A wymierne rezultaty działania projektu?
JS: O 15 proc. wzrósł wskaźnik poprawy obszarów, które wskazywane były w ankietach pacjentów. Dotyczyły wyposażenia sal (łóżka, pościel, sygnalizacja świetlna itp.), utrzymania czystości w salach, łazienkach, toaletach.
Poza tym, obniżenie o 20 proc. kosztów leków i materiałów medycznych potwierdzone w statystykach apteki szpitalnej.
Widoczny wzrost wskaźnika podnoszenia kwalifikacji zawodowych pielęgniarek i położnych w porównaniu lat 2011 – 2012.
WKP: Jest pani Naczelną Pielęgniarką Instytutu i jednocześnie liderem projektu, proszę powiedzieć, jaką rolę odegrały pielęgniarki w działaniiu na rzecz poprawy komunikacji i współpracy?
JS: Zespół Pielęgniarski Wojskowego Instytutu Medycznego zaprojektował przy współudziale innych jednostek system zaopatrzenia oddziałów w asortyment apteczny. Podstawą było zaprojektowanie i wdrożenie narzędzi skutecznej i szybkiej komunikacji, dlatego też system apteczek oddziałowych, którym zarządzają pielęgniarki oddziałowe został odwzorowany i zintegrowany z systemem informacyjnym apteki centralnej. Wprowadzono zapotrzebowania elektroniczne, które zawiera również informacje o dostępności konkretnego leku.
Równolegle opracowano i wdrożono portal informacyjny dla pielęgniarek oddziałowych, którego zadaniem jest bieżąca prezentacja obciążenia kosztowego jednostki z dokładnością pojedynczego pobrania.
System zaopatrzenia w trybie elektronicznym został wprowadzony również w obszarach techniczno-eksploatacyjnym, łączności i informatyce, co pozwoliło na usprawnienie procesu zaopatrywania w niezbędny sprzęt, naprawę sprzętu, a to wpływa na gospodarkę magazynową i ewidencję księgową obrotu magazynowego.