Progmedica informatyzuje proces zarządzania zgodnością
System zarzadzania zgodnością Progmedica to software umożliwiający podmiotom medycznym stałe badanie zgodności swoich działań z przepisami prawa. Według specjalistów Wolters Kluwer w nowoczesnym zarządzaniu podmiotem medycznym coraz większe znaczenie posiada nie tylko sam kontent prawny, ale umiejętność szybkiej identyfikacji tych obszarów działania podmiotów leczniczych, w których nastąpiły zmiany w zakresie przepisów prawa.
Wolters Kluwer uzupełnia kontent prawny, dostarczany od wielu lat podmiotom ochrony zdrowia w Polsce o konkretną wiedzę przydatną w pełnieniu codziennych obowiązków menedżerskich.
- Narzędzia tego typu to są stosowane z powodzeniem w USA i krajach Europy zachodniej. Ponieważ działamy na rynku zdrowia od wielu lat powstała idea, aby umożliwić podmiotom leczniczym korzystanie z naszego kontentu prawnego, ale w sposób narzędziowy, na zasadzie, że jeśli jest przepis prawny, zgodnie z którym działa placówka, to program ma umożliwić menedżerowi sprawdzenie, czy na każdym poziomie działa zgodnie z tym przepisem – mówi Marcin Stępień, dyrektor Segmentu Ochrony Zdrowia wydawnictwa Wolters Kluwer SA.
- Przygotowując to oprogramowanie mieliśmy postawione kilka zadań. Pierwszym zadaniem było to, aby utworzyć takie narzędzie, które połączy prawo z codziennymi obowiązkami – mówi Piotr Welenc, specjalista ds. GRC. to połączenie ma służyć skróceniu czasu niezgodności, czyli musi być na tyle szybkie, aby czas pomiędzy momentem, kiedy dane prawo chodzi w życie, a momentem jego praktycznego stosowania w procedurach w jednostce był jak najkrótszy. Doszliśmy do wniosku że nie jest to możliwe bez narzędzi informatycznych.
Kontent prawny w programie Progmedica (na przykład ustawa, rozporządzenie ministra zdrowia, zarządzenie prezesa NFZ itd., ) jest przekształcany do postaci listy pytań kontrolnych. Odpowiadając na pytania z listy, można sprawdzić zgodność podejmowanych czynności z ich wymaganiami. Listy pytań kontrolnych są aktualizowane zgodnie z bieżącym stanem prawnym, dlatego osoba zarządzająca szpitalem ma pewność, że może szybko sprawdzić, czy placówka działa zgodnie z przepisem, który właśnie wszedł w życie.
Stwierdzenie zgodności to pierwszy etap. Kolejnym jest etap decyzyjny, gdy stwierdzi się jakąś niezgodność. Ocena ryzyka niezgodności pozwala podjąć konkretną decyzję dotyczącą sposobu jego minimalizacji, uniknięcia konsekwencji i skutków, np. sankcji.
- Zgodność monitorowana jest pod kątem trzech źródeł: jako zgodność ze źródłami prawa (ustawa, rozporządzenie itd.), zgodność z wymaganiami zewnętrznych podmiotów zainteresowanych zgodnością, (akredytacja, ISO, zasady dobrej praktyki organu prowadzącego), oraz z wewnętrznymi zarządzeniami. W tym przypadku podmiot, wykorzystując system Progmedica może sam przygotować listę pytań odnoszącą się do wewnętrznych regulacji dyrekcji – mówi Piotr Welenc.
Jeden z modułów narzędzia Progmedica to moduł zarządzania ryzykiem, który stanowi swego rodzaju system wczesnego ostrzegania w podmiocie leczniczym.
- W module tym każdy pracownik na każdym etapie swojej pracy i wykonywanych obowiązków, w każdej jednostce, może w sposób błyskawiczny, zgłosić ryzyko. Zgłoszenie to trafia do osoby odpowiedzialnej za zarządzanie ryzykiem w szpitalu, która je kategoryzuje i podejmuje decyzję o dołączeniu danego ryzyka do ogólnego rejestru ryzyka w placówce – mówi Piotr Welenc.
Zarządzanie ryzykiem jest wymogiem prawnym, a jego obowiązek wynika z art. 68 ust 2 p.7 ustawy o finansach publicznych. System Progrmedica informatyzuje ten proces. Ma go urealnić, uwiarygodnić i udokumentować. Pozwala kierownictwu jednostki uzyskiwać rzetelną informację o ryzyku i na jej podstawie formułować wstępne decyzje o charakterze zarządczym. Przy pomocy systemu można tworzyć mapy ryzyka, rejestry ryzyka, można tę informacje sortować i kategoryzować według celów, jednostek, typów ryzyka itd. W oprogramowaniu Progmedica powiązane zostały trzy moduły – zarządzanie zadaniami bieżącymi, zgodność tych zadań z przepisami i zasadami oraz zarządzanie ryzykiem braku tej zgodności. Odnosi się to wprost do obowiązkowej kontroli zarządczej w szpitalach publicznych oraz do zasad dobrej praktyki zarządzania ryzykiem.
- Progmedica jest systemem elastycznym, dopasowujemy go do struktury organizacyjnej na przykład szpitala, do zakresu obowiązków i zadań poszczególnych użytkowników, analizujemy to na etapie wdrożenia. W trakcie użytkowania, gdy zachodzą w placówce jakieś zmiany organizacyjne, na przykład powstaje nowy oddział, to również jesteśmy w stanie bardzo szybko dopasować system do bieżących zmian organizacyjnych.. Niewątpliwą zaletą systemu jest elastyczność, intuicyjność obsługi oraz możliwość generowania raportów z wykonywanych zadań, projektów, programów szpitalnych, związanych z zarządzaniem ryzykiem. Dyrektor, menedżer, szef określonego działu jest w stanie wygenerować raport, aby zobaczyć ile było realizowanych zadań w danej dziedzinie oraz w jakich obszarach najwięcej ich wykonano. System zbiera informację z całej struktury, stąd mamy swego rodzaju mapę wykonanych zadań, z informacjami o czasie ich wykonania. Na tej podstawie można stwierdzić, ile było zaległości w wykonywaniu jakiegoś zadania i podejmować optymalne decyzje – mówi Marcin Stępień.
- Progmedica to system zintegrowany, który umożliwia operacje na różnych typach danych, zarówno tych dotyczących części białej szpitala, jak i szarej. Odnosi się zarówno do procesów podstawowych, jak i wspierających lub zarządczych. Można powiedzieć, że zarządzanie zgodnością oraz zarządzanie ryzykiem braku zgodności zespoliliśmy z nowoczesną nomenklaturą zarządzania w szpitalu, do której należy zarządzanie procesami i projektami. – mówi Piotr Welenc
System Progmedica pozwala łączyć w swojej strukturze i logice wymogi prawne i nowoczesny aparat pojęciowy współczesnego zarządzania. Wolters Kluwer nie tylko dostarcza kontent prawny, jest także partnerem i doradcą w zaprojektowaniu stabilnego, ostrożnego przewidywalnego systemu zarządzania placówką.
