Wykonawca jest związany wszystkimi wymogami zamawiającego określonymi w SIWZ, niezależnie od tego w jakim miejscu tego dokumentu zostały zamieszczone. Wymóg załączenia do oferty określonych dokumentów zawarty w opisie przedmiotu zamówienia, jest tak samo wiążący, jak gdyby został określony w części dedykowanej oświadczeniom i dokumentom.

Wykonawca nie może domyślać się treści SIWZ >>>

SIWZ stanowi integralny dokument, w którym zamawiający wskazuje m.in. swoje potrzeby w zakresie przedmiotu zamówienia, warunki stawiane wykonawcom oraz wymagane od nich dokumenty. Minimalny zakres informacji jakie musi zamieści zamawiający w SIWZ określa art. 36 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) dalej p.z.p.

Przepis ten nie precyzuje jednak, w jakim miejscu dana informacja powinna zostać zawarta. W praktyce zamawiający porządkują treść SIWZ w taki sposób, że określone wymogi (np. w zakresie wymaganych dokumentów, czy sposobu sporządzenia ofert) zgrupowane są w jednym miejscu. Jednakże niekiedy zdarza się, że wymagania w zakresie dokumentów potwierdzających, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania zamawiającego zawarte są w treści opisu przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest zawsze do dokładnego przeanalizowania treści SIWZ i na podstawie wszystkich jej postanowień, ustalenia wymagań zamawiającego.

Jak podkreśla KIO w wyroku z dnia 8 maja 2015 r. (KIO 873/15), pożądane jest czytelne formułowanie postanowień SIWZ, w sposób uporządkowany, to jest taki, w którym wymagania co do wymaganych dokumentów zostaną skonsolidowane w jednym miejscu, co pozwoliłoby być może uniknąć tego rodzaju przeoczeń wykonawców. W analizowanym przez Izbę postępowaniu, dwóch spośród pięciu wykonawców zaniedbało złożenia w ofercie propozycji katalogowych wymaganych przez zamawiającego w treści opisu przedmiotu zamówienia. Pomimo sformułowania takiego postulatu Izba uznała jednak takie działanie zamawiającego za dopuszczalne, a negatywne konsekwencje braku załączenia wymaganych dokumentów obciążyły tych wykonawców.

Nieprecyzyjne zapisy SIWZ stanowią rażące naruszenie prawa >>>

Jedynie na marginesie wskazać należy, że zamawiający może zażądać jedynie dokumentów potwierdzających, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania zamawiającego (niezależnie od miejsca w jakim taki wymóg zostanie zawarty). Wymóg taki nie może zostać rozszerzony na dokumenty stanowiące de facto element przedmiotu zamówienia. Nie znając szczegółów zawartych w opisie przedmiotu zamówienia, mając jednak na uwadze powszechną praktykę, zauważyć należy, że np. plan sytuacyjny zagospodarowania terenu jest zazwyczaj albo dokumentem stanowiącym element opisu przedmiotu zamówienia (stanowiącym załącznik do SIWZ) albo elementem świadczenia wykonawcy – realizowanym po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Jeśli sporządzenie planu sytuacyjnego zagospodarowania terenu jest elementem zadań jakie należy wykonać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, zamawiający nie powinien wymagać go już na etapie składania ofert.

Jednak nawet przyjęcie, że żądanie zamawiającego było nadmierne, wykonawca nie może samodzielnie przyjąć takiego założenia i nie załączać dokumentu. Może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o odstąpienie od takiego wymogu lub, w zależności od wartości zamówienia wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (art. 180 p.z.p.) lub informację do zamawiającego (art. 181 ust. 1 p.z.p.). Dopiero zmiana SIWZ w tym zakresie może być wiążąca dla wykonawcy.