1. Instytucja wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (dalej: SIWZ), jest dokumentem, którego obowiązek stworzenia oraz jego forma wynikają bezpośrednio z przepisów Prawa zamówień publicznych (dalej: Pzp). Obligatoryjność sporządzenia SIWZ istnieje zarówno w trybach podstawowych, jak i pozostałych, za wyjątkiem zamówienia z wolnej ręki i licytacji elektronicznej. Esencjonalnie należy wskazać, że SIWZ jest głównym dokumentem, zawierającym wykaz istotnych warunków zamówienia, niezbędnym do złożenia ważnej oferty i jednocześnie stanowi integralną część oświadczenia zamawiającego o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego.

Podkreślenia wymaga, że nie tylko wykonawcy, ale i sam zamawiający powinien być zainteresowany sformułowaniem SIWZ w sposób precyzyjny i dokładnie oddający wymagania odnośnie warunków udziału w postępowaniu, jakie muszą spełniać wykonawcy, jak i zakresu przedmiotu zamówienia oraz zasad realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Jak bowiem podkreśla się w orzecznictwie, do interpretacji postanowień SIWZ stosuje się art. 65 § 1 kodeksu cywilnego (dalej: kc), a zatem interpretacji należy dokonywać kierując się przede wszystkim jej bezpośrednim brzmieniem i najbardziej prawdopodobnym rozumieniem przez ogół odbiorców (wyrok KIO z dnia 14 stycznia 2010 r., sygn. KIO/UZP 1648/09). Należy jednocześnie podkreślić, że konsekwencje nieprecyzyjnego sformułowania treści SIWZ obciążają zamawiającego. Jak wskazuje się w orzecznictwie „w przypadku, gdy istnieje kilka możliwości interpretacji postanowień SIWZ, okoliczność, że wykonawca zinterpretował te postanowienia w sposób odmienny niż zamawiający nie może rodzić negatywnych skutków dla wykonawcy” (wyrok KIO z dnia 7 kwietnia 2010 r., sygn. KIO/UZP 434/10).

W przypadku powzięcia przez wykonawców wątpliwości co do znaczenia postanowień SIWZ ustawodawca w art. 38 ust. 1 Pzp kreuje uprawnienie do zwrócenia się do zamawiającego o wyjaśnienie jej treści. Należy jednocześnie wskazać, że zamawiający zasadniczo zobowiązany jest udzielić wyjaśnień w zakresie, w jakim otrzymał zapytanie.

Przedmiotowe wyjaśnienia stanowią swoistą wykładnię autentyczną treści specyfikacji, do której mają prawo wszystkie zainteresowane podmioty (wykonawcy). Instytucja wyjaśniania treści SIWZ, służy zarówno zamawiającemu, jak i wykonawcom. Gospodarz postępowania dzięki niej uzyskuje wiedzę o pewnych nieścisłościach czy też wątpliwościach wykonawców dotyczących np. opisu przedmiotu zamówienia oraz o ewentualnej konieczności dokonania zmian, uzupełnień w tym zakresie. Wykonawcy z kolei mają możliwość, uzyskania wyjaśnienie dotyczące wątpliwych w ich ocenie zapisów dokumentu SIWZ, i tym samym podjęcia co do złożenia oferty zamawiającemu. W związku w powyższym jak wskazało KIO m.in. w wyroku z dnia 7 kwietnia 2010 r. (sygn. KIO/UZP 434/10) „ze względu na to, że wyjaśnienia niejednokrotnie wpływają na podjęcie decyzji o składaniu oferty bądź na jej zawartość wskazane jest udzielanie precyzyjnych wyjaśnień, rzeczywiście wskazujących wolę zamawiającego wyrażoną w danym zapisie specyfikacji oraz udzielanie ich niezwłocznie”.

Jak słusznie podkreśla się w doktrynie przywołany art. 38 Pzp pozwala jedynie na wyjaśnienie wątpliwości związanych z treścią SIWZ, nie można więc na jego podstawie domagać się wprowadzenia zmian do specyfikacji, czy też zadawać zamawiającemu pytań związanych wprawdzie z postępowaniem, ale niebędących przedmiotem SIWZ. Innymi słowy instytucja wyjaśnienia SIWZ nie może być postrzegana jako narzędzie służące do quasi-negocjacji wykonawców z zamawiający, dotyczących np. samego przedmiotu zamówienia.

2. Termin na złożenie wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ oraz odpowiedzi

Złożenie wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ oraz udzielenie na nie odpowiedzi zostało obwarowane ramami czasowymi. Ze względu na częste problemy z prawidłowym wyznaczeniem terminów do których należy dokonać określone czynności, cenne zdaje się przybliżenie sposobu wyznaczania wzmiankowanych terminów.

W pierwszej kolejności należy wskazać ogólne rozważania w zakresie sposobu obliczania terminów określonych w przepisach Pzp. Ustawa Pzp nie zawiera przepisów regulujących kwestię obliczania terminów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z treścią art. 110 kc w przypadku, gdy ustawa, orzeczenie sądu lub decyzja innego organu państwowego albo czynność prawna, oznaczając termin, nie określa sposobu jego obliczania stosuje się przepisy kc. Wyznaczając termin pamiętać należy, że zgodnie z art. 111 § 2 kc, jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Ponadto, termin powinien być obliczony z uwzględnieniem zasady wynikającej z art. 115 kc, jeżeli ostatni dzień danego terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, termin ten upływa dnia następnego.

Na marginesie należy zaznaczyć, że zgodnie z regulacjami ustawy dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. Nr 4 poz. 28 ze zm.) za dni wolne uznaje się niedzielę lub święto. W zakresie statusu soboty w judykaturze występuje dysonans w linii orzeczniczej. Najogólniej wskazać można, iż sądownictwo cywilne zasadniczo przyjmuje, że sobota nie jest dniem uznanym za wolny od pracy w rozumieniu art. 115 k.c. w zw. z art. 165 § 1 k.p.c. (Zob. Uchwała SN z 25 kwietnia 2003 r., sygn. akt III CZP 8/03, OSN 2004, nr 1, poz. 1) natomiast sądownictwo administracyjne (choć nie bez wyjątków) przyjmuje, że „sobota jest dniem równorzędnym z dniem ustawowo wolnym od pracy w rozumieniu art. 57 § 4 k.p.a.” (Zob. Uchwała NSA z dnia 15 czerwca 2011 roku, sygn. akt I OPS 1/11, niepubl.).

@page_break@

Powyżej wskazane regulacje stosuje się obliczając terminy o których mowa w art. 38 Pzp. W świetle zdania 1 art. 38 ust. 1 Pzp, wykonawcy przysługuje uprawnienie do żądania wyjaśnienia treści SIWZ przed upływem terminu do składania ofert. To jednak kiedy wykonawca zwróci się z wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ nie pozostaje całkowicie bez znaczenia. Zgodnie z treścią przywołanego art. 38 ust. 1 Pzp, wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ, a zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnienia pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

Wskazane ograniczenie temporalne, zostało wprowadzone w celu wyeliminowania niekorzystnej praktyki wykorzystywania przez wykonawców, konieczności przedłużania terminu składania ofert w związku z obligatoryjnością udzielenia odpowiedzi na zapytania wpływające na krótko przed jego upływem. Dla prawidłowego obliczenia terminu konieczne jest uwzględnienie okoliczności, że do obliczenia terminu, w którym wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ, wlicza się dzień składania ofert. Z kolei na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ nie wpływa przedłużenie terminu składania ofert.

Niezmiernie istotne dla prawidłowego obliczenia ww. terminu jest wskazanie. iż momentem odniesienia jest termin składania ofert, który powinien być liczony od dnia przekazania ogłoszenia do Prezesa Urzędu lub Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (m.in. art. 43 ust. 2 Pzp). Rozpatrując powyższe w związku z treścią 111 § 2 kc termin liczony będzie od dnia następującego po dniu przekazania ogłoszenia. Częstym błędem popełniany przy obliczaniu terminu jest przyjęcia za pierwszy dzień dnia wszczęcia postępowania.

Tytułem przykładu można wskazać, że jeżeli ogłoszenie było przekazane dnia 1 stycznia a termin składania ofert został wyznaczony na dzień 30 stycznia, to dzień w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert wypadnie na dzień 16 stycznia, (29/2=14,5 zaokrąglając w górę, 15 dzień będzie równy terminowi składania wniosków o wyjaśnienie treści SIWZ).

Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 1, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Ze względu na charakter wyjaśnień oraz obopólne korzyści cenne będzie także udzielenie wyjaśnień na merytorycznie istotne wątpliwości wynikające z wniosku który został złożony po terminie.

W przypadku dochowania przez wykonawcę terminu złożenia wniosku zamawiający zobowiązany jest do przekazania wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż:
1) na 6 dni przed upływem terminu składania ofert,
2) na 4 dni przed upływem terminu składania ofert - w przetargu ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia (O tym, czy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia, decyduje sam zamawiający),
3) na 2 dni przed upływem terminu składania ofert - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp.

Ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie rozwiązania ograniczającego ostateczny moment na udzielenie wyjaśnień. Powyższe ma chronić wykonawców przed udzielaniem wyjaśnień na krótko przed upływem terminu składana ofert, co w przypadku znacznej ilości pytań czy też ich ciężaru gatunkowego mogłoby utrudnić czy też nawet skutecznie uniemożliwić podjęcie decyzji w przedmiocie złożenia oferty w danym postępowaniu.

Zamawiający ma obowiązek niezwłocznego udzielenia odpowiedzi na złożony przez wykonawcę wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ o ile wniosek ten wpłynął w terminie określonym art. 38 ust. 1 ustawy. Użyty w art. 38 ust. 2 Pzp termin „niezwłocznie” należy interpretować jako termin realny w okolicznościach danego miejsca i czasu, przy uwzględnieniu treści wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ oraz z uwzględnieniem staranności przyjętej w stosunkach danego rodzaju (Por. art. 355 § 1 kc). Zasadniczo, zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż 6/4/2 dni przed terminem składania ofert.

Posługując się przywołanym przykładem można wskazać, iż jeżeli w postępowaniu zamawiający wyznaczył termin składania ofert na dzień 30 stycznia. Dnia 30 stycznia nie wlicza się ze względu na treść przepisu, „na x dni przed upływem terminu składania ofert”, a więc stosując interpretację językową nie wliczamy ostatniego dnia składania ofert. Szóstym dniem przed terminem składania ofert będzie zatem dzień 24 stycznia, czwartym 26 stycznia a drugim 28 stycznia.

Nieudzielenie przez zamawiającego wyjaśnień co do treści specyfikacji może być przedmiotem wnoszenia środków ochrony prawnej. W sytuacji obowiązku udzielenia wyjaśnień przez zamawiającego, zaniechanie ich udzielenia może być przedmiotem odwołania (art. 180 ust. 1 Pzp).

Konkludując powyżej przeprowadzone rozważania, należy wskazać, że prawidłowe obliczenie terminów i ich dochowanie może mieć niezwykle istotne znaczenia dla przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Szczególnie istotne jest dochowanie terminów związanych z wyjaśnieniem wątpliwości związanych z treścią SIWZ będącego podstawowym dokumentem w systemie zamówień publicznych. Klarowność jego treści odgrywa fundamentalną rolę dla uzyskania przez zamawiającego świadczenia zgodnego ze swoimi oczekiwaniami.

Konrad Różowicz - doktorant w Zakładzie Prawa Administracyjnego i Nauk o Administracji Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu.