Wprowadzenie zmian w umowie zawartej w reżimie p.z.p. wymaga właściwego zastosowania art. 144 p.z.p. Przywołany przepis dopuszcza wprowadzanie dwóch rodzajów zmian umowy. Pierwszy rodzaj to tzw. zmiany o nieistotnym charakterze rozumiane jako zmiany niepowodujące zachwiania równowagi ekonomicznej pomiędzy wykonawcą, a zamawiającym, czy też nieprowadzące do teoretycznego zachwiania pozycji konkurencyjnej wykonawcy w stosunku do innych przedsiębiorców ubiegających się o zamówienie.

Możliwość dokonywania zmian w umowach o zamówienie wymaga doprecyzowania >>>

Zmiany istotne to wszelkiego rodzaju zmiany wpływające na równowagę ekonomiczną stron umowy. Wprowadzenie zmian istotnych wymaga odpowiedniego sformułowania postanowień SIWZ. Umowa może zostać zmieniona jedynie wówczas, gdy możliwość wprowadzenia takiej zmiany została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub SIWZ. Dodatkowym wymogiem uprawniającym do zmiany umowy jest także określenie w ogłoszeniu lub  SIWZ warunków wprowadzania zmian umowy.

P.z.p. bardzo rygorystycznie reguluje zasady wprowadzania zmian do treści umów. Ograniczenie możliwości wprowadzania zmian wynika z charakteru uprzednio prowadzonego postępowania, którego zasadniczym celem jest wybór wykonawcy, który na warunkach określonych przez organizatora postępowania złożył najkorzystniejszą ofertę. Późniejsze zmiany umowy mogą doprowadzić do sytuacji, w której ostateczny kształt umowy będzie odbiegał od wzoru załączonego do specyfikacji. Obwarowania związane ze zmianą umowy mają na celu wskazanie już na etapie prowadzenia postępowania, dopuszczalnych granic zmian wprowadzanych do umowy, po to, by każdy z uczestników postępowania został dokładnie poinformowany w jakim zakresie przewiduje się zmiany przyszłej umowy. Wskazane powyżej podejście do przepisów p.z.p. nie zawsze jednak znajduje odzwierciedlenie w praktyce prowadzonych postępowań jak również stanowisku zajmowanym przez organy powołane do kontrolowania przestrzegania przepisów p.z.p.

Jako przykład odmiennego podejścia do kwestii szczegółowości określenia przesłanek zmiany umowy i warunków wprowadzania zmian umowy może służyć orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej (GKO) w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 18 lutego 2013 r. (BDF1/4900/132/134/12/3396). W przywołanym orzeczeniu GKO stwierdziła, iż wystarczającym zapisem dokumentacji przetargowej uprawniającym do wprowadzenia istotnych zmian w umowie co do zakresu wykonywanych robót budowlanych jest klauzula przewidująca możliwość zmiany umowy z powodu pojawienia się okoliczności, na które strony umowy nie mają wpływu. W analizowanej dokumentacji przetargowej przewidywano możliwość zmiany umowy tylko wówczas gdy pojawią się nowe rozwiązania techniczne i nowe rodzaje materiałów o lepszych parametrach, lub wystąpią okoliczności, na które strony w umowie nie mają wpływu i nie mogły ich przewidzieć, a mają wpływ na zmiany terminów zawartych w umowie.

Nieistotna zmiana umowy przed jej podpisaniem jest możliwa >>>

Przywołane klauzule miały więc charakter bardzo ogólny i nie spełniały rygorystycznych wymogów określonych w art. 144 p.z.p., a więc zasadniczo nie specyfikowały równolegle okoliczności w jakich będzie możliwa zmiana umowy wraz z precyzyjnym określeniem warunków takiej zmiany. Tymczasem zmiana umowy polegała na odstąpieniu od wykonania krawężników betonowych wraz ze ściekiem oraz kolektora deszczowego wraz z wpustami, oraz na wykonaniu dodatkowych przepustów z uwagi na ich nieujawnienie w dokumentacji technicznej.

Przytoczony przykład praktycznego zastosowania art. 144 p.z.p. pokazuje, że wymagania ustawowe mogą być niekiedy interpretowane bardziej liberalnie, a prawidłowość tak liberalnego podejścia może być potwierdzona orzeczeniem Głównej Komisji Orzekającej.