Pytanie:
Czy organ jest uprawniony poświadczyć za zgodność z oryginałem dokumenty niewytworzone przez siebie, których oryginały znajdują się w aktach sprawy, a strona wnosi o wydanie ich uwierzytelnionej kopii?
Odpowiedź:
Organ administracji publicznej jest uprawniony poświadczać za zgodność z oryginałem dokumenty niewytworzone przez siebie, które znajdują się w aktach sprawy, a strona wnosi o wydanie ich uwierzytelnionej kopii, pod warunkiem, że żądanie strony uzasadnione jest jej ważnym interesem.
Uzasadnienie:
Uwierzytelnienie dokumentu to umieszczenie na odpisie lub kserokopii dokumentu oświadczenia zaopatrzonego podpisem, zawierającego stwierdzenie jego zgodności z oryginałem – zob. wyrok NSA z dnia 9 sierpnia 2006 r., I OSK 1112/05, LEX 275435. Uwierzytelniona kopia dokumentu urzędowego korzysta z mocy dowodowej przysługującej oryginałowi tego dokumentu.
Uprawnienie organów administracji publicznej do uwierzytelniania kopii dokumentów wynika z przepisów szczególnych. Zgodnie z art. 73 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego - dalej k.p.a. strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Analogiczna regulacja prawna zawarta jest w art. 178 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Na gruncie k.p.a. uwierzytelnienie odpisów lub kopii dokumentów przez organ administracji publicznej następuje na żądanie strony uzasadnione jej ważnym interesem.
NSA w wyroku z dnia 20 maja 2004 r., II OSK 2997/12, LEX 1579468 stwierdził, że skoro realizacja uprawnienia z art. 73 § 2 k.p.a. uzależniona jest od legitymowania się przez stronę ważnym interesem, to błędny jest pogląd, iż już sam status strony uprawnia ją do żądania wydania uwierzytelnionych kserokopii. W przypadku wydania uwierzytelnionych odpisów lub kopii powstają nowe dokumenty, które strona może wykorzystywać poza prowadzonym postępowaniem.
Z tych względów organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest zbadać, czy żądanie strony jest uzasadnione jej ważnym interesem. Ważny interes strony to posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych tak dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, jak i w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych – zob. wyrok NSA z dnia 4 lutego 2014 r., II OSK 2118/12, LEX 1497906.
Ponadto, jak wynika z art. 250 i art. 722 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego organy władzy publicznej i inne organy państwowe poświadczają, na potrzeby postępowania cywilnego, odpisy lub wyciągi z dokumentów urzędowych znajdujących się w aktach tych organów.
