Określenie przedmiotu zamówienia w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie

Jednym z obligatoryjnych elementów ogłoszenia zapraszającego do udziału w postępowaniu jest określenie przedmiotu oraz zakresu zamówienia. Wywiązanie się z obowiązku prawidłowego przygotowania treści ogłoszenia o zamówieniu nie powinno być rozumiane jako konieczność zawarcia w ogłoszeniu całego opisu przedmiotu zamówienia - pisze Bartłomiej Kardas w LEXZamówienia Publiczne.

W przepisach p.z.p. regulujących treść ogłoszenia o postępowaniu nieprzypadkowo posłużono się zwrotem „określenie” przedmiotu zamówienia, a nie zwrotem „opis” przedmiotu zamówienia. Opis przedmiotu zamówienia jest obowiązkowym elementem SIWZ (art. 36 ust. 1 pkt 3 p.z.p.), a nie elementem ogłoszenia. Ustawodawca posługując się odmiennymi terminami wskazuje zamawiającym na konieczność odmiennego podejścia do formułowania treści ogłoszenia i treści SIWZ w zakresie dotyczącym opisu kupowanego świadczenia.

Szczegółowe i wyczerpujące opisanie przedmiotu zamawianego świadczenia musi być zawarte tylko i wyłącznie w SIWZ, podczas gdy w ogłoszeniu należy jedynie skupić się na najważniejszych elementach przedmiotu zamówienia. Rolą ogłoszenia nie jest przekazanie wszystkich informacji na temat przedmiotu zamówienia, co w większości przypadków i tak nie jest możliwe z uwagi na ograniczoną liczbę znaków danych do dyspozycji wypełniającemu formularz ogłoszenia. Ogłoszenie ma wskazywać na istotne cechy przedmiotu zamówienia, jego wielkość lub zakres.

Analiza ogłoszenia jest dla potencjalnych wykonawców pierwszym krokiem do ewentualnego zainteresowania się postępowaniem. Wykonawcy na podstawie ogłoszenia winni uzyskać podstawowe informacje o przedmiocie zakupu, a szczegółowe dane powinni uzyskać analizując SIWZ zamieszczoną na stronie internetowej, do której musi odsyłać ogłoszenie (art. 41 pkt 3 p.z.p.).

Nazbyt szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia może w pewnych okolicznościach skutkować koniecznością przedłużenia terminu składania ofert. Najczęściej dzieje się tak wówczas, gdy zamawiający kopiują do treści ogłoszenia obszerne fragmenty opisu przedmiotu zamówienia z SIWZ, a w trakcie postępowania wprowadza się zmiany w tym opisie. Zgodnie z art. 12 a ust. 1 p.z.p. zmiana treści ogłoszenia obliguje zamawiającego do przedłużenia terminu składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian we wnioskach lub ofertach - o ile jest to konieczne. Kolejny ustęp przywołanego artykułu p.z.p. wskazuje sytuacje, w których przesunięcie terminu składania ofert jest obligatoryjne.

Obowiązkowe przesunięciu terminu składania ofert ma miejsce m.in. wówczas gdy zmiana ogłoszenia jest istotna tj. dotyczy np. określenia przedmiotu zamówienia. Jeżeli więc w ogłoszeniu zacytowano obszerne fragmenty opisu z SIWZ, to zmiana SIWZ w tym zakresie skutkuje koniecznością zmiany treści ogłoszenia, w konsekwencji przesunięciem terminu składania ofert. Oczywiście wyznaczenie nowego terminu składania ofert będzie w pełni zasadne jeśli wprowadzane zmiany w przedmiocie zamówienia są istotne, ale często zdarzają się sytuacje w których zmiany nie wpływają na konieczność wyznaczenia dodatkowego czasu na złożenie oferty, ale równocześnie dotyczą „określenia przedmiotu zamówienia” o jakim stanowi art. 12 a ust. 2 p.z.p. W związku z tym, iż istotna zmiana treści ogłoszenia, to zawsze zmiana dotycząca m.in. „określenia przedmiotu zamówienia”, zamawiający są niekiedy zmuszeni przesunąć termin składania ofert, choć równocześnie znaczenie wprowadzanej zmiany nie wpływa istotnie na przedmiot zamówienia.

Zmiany terminu składania ofert można oczywiście uniknąć, o ile na etapie przygotowania postępowania wypełnienie projektu ogłoszenia nie będzie polegało na skopiowaniu opisu przedmiotu zamówienia z treści projektowanej SIWZ. Określenie przedmiotu zamówienia w ogłoszeniu winno z jednej strony nie wprowadzać wykonawców w błąd co do planowanego zakupu, a równocześnie winno ograniczać się do najistotniejszych elementów przedmiotu zakupu.