Wadium wnoszone w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego pełni kilka funkcji. Pierwszą i najważniejszą z nich jest zabezpieczenie złożonej oferty przez cały okres terminu związania ofertą. Przedsiębiorcy startujący w postępowaniu, wnosząc wadium są świadomi tego, iż w ściśle określonych sytuacjach ich zachowanie może doprowadzić do utraty wniesionego wadium.

Treść gwarancji nie może budzić wątpliwości >>

Zaangażowanie do udziału w postępowaniu dodatkowych środków finansowych powinno więc skutecznie powstrzymywać wykonawców np. przed składaniem oferty dla pozoru. Po drugie, wymóg wniesienia wadium wymaga od wykonawcy wygospodarowania środków, które na czas prowadzenia procedury przekazywane są zamawiającemu. W ten sposób tworzy się barierę dla przedsiębiorców, którzy nie są w stanie „zamrozić” na czas trwania postępowania środków finansowych.

Wadium nie musi być wnoszone tylko i wyłącznie w formie pieniężnej. Wśród dopuszczalnych form składania wadium wymienia się także gwarancję ubezpieczeniową (art. 45 ust. 6 pkt 4 ustawy P.z.p.). Gwarancja ubezpieczeniowa może być dołączona do oferty w oryginale bądź kopi poświadczonej za zgodność z oryginałem. Co do zasady złożenie oryginału lub kopi gwarancji ubezpieczeniowej nie wywiera wpływu na skuteczność zabezpieczenia oferty wadium.

Wyjątkiem w tym zakresie są jednak sytuacje, gdy wymóg złożenia oryginału gwarancji wynika wprost z postanowień SIWZ, bądź gdy konieczność dołączenia oryginału gwarancji wadialnej do oferty wynika pośrednio z treści samej gwarancji.

Wadium stanowi zabezpieczenie prawidłowości postępowania >>

Z ostatnim z przywołanych przypadków mamy do czynienia wówczas, gdy z treści gwarancji wynika, iż jej ważność wygasa np. nie tylko po upływie wskazanej okresu czasu, ale także wówczas, gdy oryginał dokumentu zostanie zwrócony ubezpieczycielowi. Przy takim zapisie gwarancji ubezpieczeniowej skuteczne zabezpieczenie oferty wymaga dołączenia do niej oryginału dokumentu. Dołączenie do oferty kopii gwarancji ubezpieczeniowej nie daje bowiem zamawiającemu pewności, że w całym okresie związania ofertą będzie mógł bez przeszkód zaspokoić się z tak złożonej gwarancji.

Wykonawca posługując się kopią gwarancji obciąża zamawiającego ryzykiem braku możliwości zaspokojenia się z tak złożonego dokumentu. W związku z powyższym zapisem dokumentu gwarancyjnego posiadanie kopii gwarancji przez zamawiającego jest niewystarczające, gdyż istnieje ryzyko, że wykonawca zwróci gwarancję gwarantowi i zamawiający nie będzie mógł jej zrealizować. W tym zakresie należy w pełni zgodzić się ze stanowiskiem Krajowej Izby Odwoławczej wyartykułowanym w wyroku z dnia 15 października 2012 r. (Sygn. akt. KIO 2090/12; KIO 2121/12), z którym czytamy m.in.: „... Z funkcji zabezpieczającej wadium wynika, że forma jego wniesienia musi dawać zamawiającemu pewność, że będzie on mógł zatrzymać wadium (zrealizować gwarancję wadialną) w określonych w P.z.p. okolicznościach...”.

Prawidłowo wniesione wadium to wadium złożone w taki sposób, by zamawiający mógł się z niego zaspokoić bez udziału wykonawcy. Przykładem tak złożonego wadium jest gotówka przelana na rachunek bankowy zamawiającego, czy też dołączony do oferty oryginał gwarancji wadialnej. Jak słusznie podkreśliła KIO w wyroku z dnia z dnia 9 lutego 2012 r. (Sygn. akt. KIO 150/12): „Zamawiający nie może domniemywać, czy wadium wniesiono czy też nie - fakt wniesienia wadium musi być niewątpliwy i wynikać wprost z czynności wykonawcy, który składa ofertę”.