Dnia 26 maja 2014 r. weszła w życie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (dalej: Dyrektywa). Okres na wdrożenie Dyrektywy przez poszczególne państwa członkowskie jest dość odległy i został określony na 27 listopada 2018 r. Najpóźniej do tego czasu wszystkie systemy wykorzystywane przez organy publiczne będą musiały być przygotowane na przyjmowanie elektronicznych faktur.
Impulsem dla wprowadzenia jednolitego systemu fakturowania elektronicznego były przede wszystkim koszty jakie muszą ponosić wykonawcy wykorzystujący faktury elektroniczne w różnych państwach członkowskich. Od wykonawców, którzy chcą prowadzić działalność w dziedzinie zamówień transgranicznych, często oczekuje się spełniania różnych wymogów w zależności od państwa w którym jest aktywny wykonawca. Tego rodzaju ograniczenia zniechęcają do aktywności transgranicznej, a w konsekwencji ograniczają wolność przepływu towarów i wywierają negatywny wpływ na funkcjonowanie rynku wewnętrznego.
Dyrektywa będzie miała zastosowanie do faktur elektronicznych odbieranych przez instytucje zamawiające i podmioty zamawiające, ale równocześnie wskazano, iż z instrumentów wypracowanych na jej bazie winni także korzystać przedsiębiorcy w ramach prywatnych transakcji handlowych. Wypracowany system musi więc być przyjazny w obsłudze, nieskomplikowany i niedrogi we wdrażaniu i utrzymaniu, tak by nie stwarzać barier w korzystaniu z fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych także przez małe i średnie przedsiębiorstwa.
Zgodnie z art. 3 Dyrektywy pierwszym krokiem będzie zwrócenie się Komisji do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej z wnioskiem o sporządzenie normy europejskiej dotyczącej semantycznego modelu danych dla podstawowych elementów faktury elektronicznej (tzw. "norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego"). Stworzona norma będzie musiała być m.in. technologiczne neutralna, zgodna z normami międzynarodowymi dotyczącymi fakturowania elektronicznego. Dodatkowe wymogi jakie będzie musiała spełniać norma dotyczą stworzenia praktycznych, przyjaznych użytkownikowi, elastycznych i oszczędnych systemów fakturowania elektronicznego, a także uwzględnienie potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw oraz możliwość wykorzystania w transakcjach handlowych między przedsiębiorstwami.
Zgodnie z art. 7 Dyrektywy obowiązkiem państw członkowskich jest zapewnienie by instytucje zamawiające i podmioty zamawiające odbierały i przetwarzały faktury elektroniczne spełniające normę europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego.
Autor: Bartłomiej Kardas, współpracuje z programem LEX Zamówienia Publiczne