Dnia 12 lutego 2010 r. uchwalona została ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230). Ustawa ta weszła w życie w dniu 17 czerwca 2010 r., za wyjątkiem art. 3, 4, 7, 8 i 10, które zaczną obowiązywać dopiero w dniu 1 stycznia 2011 r.

Aktem powyższym zmieniono dwie najważniejsze ustawy proceduralne:   Kodeks postępowania administracyjnego oraz  Ordynację podatkową . Zmiany te podyktowane zostały, po pierwsze, koniecznością uporządkowania dotychczasowych regulacji. Po drugie, dzięki nowelizacji miały zostać usunięte istniejące bariery faktycznej informatyzacji postępowania administracyjnego. W tym też celu wprowadzono do  kodeksu postępowania administracyjnego   i do Ordynacji podatkowej postanowienia, które modyfikują aktualne rozwiązania np. dotyczące wnoszenia podań, doręczeń pism przez organ oraz nowe postanowienia np. w przedmiocie dostępu do akt sprawy, wydawania zaświadczeń elektronicznych. Wysoce prawdopodobne jest, iż w najbliższym czasie w życie będą wprowadzane dalsze zmiany w obu ustawach proceduralnych, jak na przykład postanowienia dotyczące elektronicznego protokołowania, czy sporządzania urzędowych adnotacji (uzasadnienie do projektu ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, druk 2110/VI Kadencja).

Zmiany w Ordynacji podatkowej mają głównie charakter dostosowawczych, na co zwracano uwagę w uzasadnieniu do projektu ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i innych ustaw, i, w szczególności, polegają na uwzględnieniu: nowych zasad kontaktu między organem a podatnikiem przez elektroniczną skrzynkę podawczą, urzędowego poświadczenia odbioru i identyfikacji użytkownika systemów teleinformatycznych.

Za pierwszą z istotnych zmian należy uznać wprowadzenie w art. 3 pkt 13 Ordynacji podatkowej definicji dokumentu elektronicznego, w której odesłano do przepisu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej jako ustawo o informatyzacji Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.) i w ten sposób wyeliminowano wątpliwości interpretacyjne powstające w związku ze stosowaniem tego pojęcia na gruncie Ordynacji podatkowej .

Druga zmiana polega na kompleksowym uregulowaniu zagadnienia wnoszenia podań w formie elektronicznej w przepisie art. 168 Ordynacji podatkowej , z równoczesnym usunięciem podania z art. 3 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej zawierającego obecnie postanowienia tylko w zakresie składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z przepisem art. 168 § 1 Ordynacji podatkowej podania, czyli żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, ponaglenia, wnioski, mogą być wnoszone pisemnie lub ustnie do protokołu, a także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z tym że ograniczono się do wnoszenia podań przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego, utworzoną na podstawie ustawy o informatyzacji. Wymóg składania podań przez elektroniczną skrzynkę podawczą uznać należy za wymóg co do formy podania, a nie warunek co do jego treści. W przepisie tym ponadto określono, poprzez odwołanie do ustawy o informatyzacji, zasady identyfikacji składającego podanie. Identyfikacja ta odbywa się zgodnie z treścią art. 20a ust. 1, 2 ustawy o informatyzacji poprzez tzw. kwalifikowany podpis (na dotychczasowych zasadach) albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP (art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji), ewentualnie przy wykorzystaniu innych technologii identyfikacji użytkowników, chyba że z przepisów wynika obowiązek dokonania czynności w siedzibie podmiotu publicznego (art. 20a ust. 2 ustawy o informatyzacji).

Gdy chodzi o podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP (czyli Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej), to należy go uznać za nowy rodzaj podpisu elektronicznego, którego szczegółowe warunki składania określi rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wydane na podstawie upoważnienia zawartego w art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji. Natomiast identyfikacja użytkownika przy wykorzystaniu innych technologii może polegać na zastosowaniu różnorodnych technologii, a właściwe każdej technologii – nawet przybrać formę deklaracji potwierdzającej dane osobowe – chyba że z przepisów odrębnych wynika, że czynności należy dokonać w siedzibie podmiotu publicznego (Patrz: G. Sibiga, Zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego – informatyzacji postępowania administracyjnego ciąg dalszy. Wprowadzenie do tematu, Czas informacji, nr 1(2) 2010).

Elektroniczne podanie, musi spełniać jeszcze jeden wymóg co do formy, tzn. zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym przepisami odrębnymi, jeżeli przepisy te nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru (art. 168 § 3a pkt 2 Ordynacji podatkowej ). Wniesienie podania przez stronę skutkuje, w myśl przepisu art. 168 § 4 Ordynacji podatkowej , powstaniem obowiązku organu urzędowego poświadczenia odbioru przesyłanego na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny, jeżeli strona wystąpiła ze stosownym żądaniem.

W miejscu tym także należy zwrócić uwagę na dwa przepisy, których treść łączy się z art. 168 § 1 Ordynacji podatkowej . Pierwszy to przepis art. 165 Ordynacji podatkowej – w przepisie tym doprecyzowano datę wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione za pomocą środków komunikacji elektronicznej i jest to dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu podatkowego. Drugi zaś, to przepis art. 12 § 6 pkt 1, z którego wynika, że w przypadku wniesienia podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej na elektroniczną skrzynkę podawczą organu, termin uważa się za zachowany, jeżeli nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru (zastąpiło dotychczas obowiązujące „przedłożenie poświadczenia”).

Po trzecie równie istotne zmiany nastąpiły w sferze doręczeń. Z dotychczas obowiązujących uregulowań wynikała możliwość doręczania pism, za wyjątkiem zaświadczeń, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wystąpiła do organu podatkowego o doręczenie pism w ten sposób. Obecnie po zmianie przepisu art. 144a Ordynacji podatkowej , rozszerzono katalog przesłanek doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej o przypadki, gdy strona wyraża zgodę na powyższy sposób doręczania. Ponadto z nowego sformułowania przepisu art. 144a Ordynacji podatkowej wynika obowiązek organu dokonywania doręczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej – w poprzednim stanie prawnym taki sposób doręczeń pozostawiano uznaniu organu. Równocześnie, w dodanym art. 152a Ordynacji podatkowej , określono zasady doręczania dokumentów elektronicznych. W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny strony (wspomnieć należy, iż obowiązkiem strony, przedstawiciela lub pełnomocnika wynikającym z przepisu art. 146 § 1 Ordynacji podatkowej , jest informowanie organu o zmianie adresu elektronicznego, jeżeli wniesiono o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyrażono na to zgodę), informację wskazującą adres elektroniczny, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma (art. 146 § 1 Ordynacji podatkowej ). Informacja ta zawiera również pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu podatkowego oraz obowiązku podpisania urzędowego poświadczenia odbioru zgodnie z przepisami ustawy o informatyzacji, która określa warunki techniczne i organizacyjne doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego (art. 146 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej ). Aby dokonać więc odbioru pisma konieczne będzie wejście na podany adres i pobranie dokumentu elektronicznego za potwierdzeniem. Przy czym identyfikacja pobierającego pismo odbywać się będzie w ten sam sposób, jak przy składaniu podania. Pewne wątpliwości mogą jednak powstać, gdy organ nie otrzyma potwierdzenia doręczenia pisma w formie elektronicznej. Doręczenie uważa się bowiem za skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ otrzyma również w formie elektronicznej potwierdzenie doręczenia pisma (art. 152 § 3 Ordynacji podatkowej ). W tej sytuacji organ obowiązany jest doręczyć pismo w sposób określony art. 144 Ordynacji podatkowej , czyli w „sposób tradycyjny”, to jest przez pocztę, swoich pracowników lub osoby uprawnione na mocy przepisów odrębnych.

Wspomnieć także należy, że szczegółowe kwestie techniczne i organizacyjne dotyczące doręczania elektronicznych dokumentów określi nowe rozporządzenie wydane na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji. Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż w przypadku adresatów zaliczanych do kategorii podmiotów publicznych, doręczenie następować będzie poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu.

Za istotne novum uznać można dodane przepisem art. 178 § 4 Ordynacji podatkowej i art. 306d § 1 Ordynacji podatkowej postanowienia w przedmiocie elektronicznego dostępu do akt sprawy oraz rozszerzenia zakazu żądania zaświadczenia potwierdzającego fakty lub stan prawny.

Na mocy art. 178 § 4 Ordynacji podatkowej umożliwiono stronie dostęp on–line do pism składanych w formie dokumentu elektronicznego i doręczanych w tej formie przez organ podatkowy. Z przepisu tego po pierwsze wynika, że dostęp dotyczy tylko i wyłącznie tych pism, które zostały złożone lub doręczone w formie elektronicznej. Po drugie nie można mówić w tym przypadku o nałożeniu na organ obowiązku zapewnienia elektronicznego dostępu do akt sprawy, tylko o stworzeniu stronie możliwości realizacji prawa dostępu do akt własnej sprawy w szerszym zakresie. Z kolei w art. 306 d § 1 Ordynacji podatkowej rozszerzono katalog przypadków, w których organ podatkowy nie może żądać od strony zaświadczenia, ze względu na zapewniony organom dostęp do informacji pochodzących od innych podmiotów publicznych (wymiana informacji między tymi podmiotami) oraz do elektronicznych rejestrów publicznych. W sytuacji, gdy organ może więc, na powyższe dwa sposoby, uzyskać informacje od innych podmiotów publicznych, nie powinien domagać się od strony przedstawienia zaświadczenia. Zdaniem G. Sibigi, z którym to poglądem należy się zgodzić, w praktyce będzie to równoznaczne z tym, że to sam organ występować będzie z wnioskami na elektroniczną skrzynkę podawczą innego podmiotu publicznego i gromadzić udzielone mu odpowiedzi potrzebne w sprawie do potwierdzenia stanu faktycznego i prawnego (G. Sibiga, Zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego – informatyzacji postępowania administracyjnego ciąg dalszy. Wprowadzenie do tematu, Czas informacji nr 1(2) 2010).


Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230).
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.)
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)
Pisaliśmy o tym również:
Zmiany w procesie informatyzacji administracji publicznej

______________________________________________________________________________________________________
Zachęcamy do zapoznania się z książką autorstwa Henryka Gawrońskiego pt. Zarządzanie strategiczne w samorządach lokalnych. Podstawę publikacji stanowią rzetelne studia literaturowe i analiza źródeł prawa, wsparte analizą strategii rozwoju lokalnego w badanych gminach i powiatach, badaniami ankietowymi oraz obserwacjami własnymi autora i rozmowami sondażowymi z przedstawicielami władz lokalnych. .
Książka dostępna jest w ofercie internetowej księgarni profinfo.pl