Pracownik udający się w zagraniczną podróż służbową wyjechał z zakładu pracy o godzinie 8.25 (samochodem służbowym) i przekroczył granicę o godzinie 8.30. W Niemczech przebywał od godziny 8.30 do 15.05, w zakładzie pracy był o godzinie 16.10.

W jaki sposób obliczyć wysokość przysługującej pracownikowi diety?

Odpowiedź

Podkreślić należy, iż pracownikowi wysłanemu służbowo za granicę przysługują diety w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. W myśl przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) - dalej r.w.w.u.n pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego powinien wskazać docelową miejscowość podróży służbowej. Również środek transportu właściwy do odbycia podróży także określa pracodawca. Kraj, w którym pracownik ma wykonać zadanie służbowe, jest krajem docelowym podróży służbowej.
W myśl § 2 r.w.w.u.n. pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przysługują:
diety,
zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (§ 2 r.w.w.u.n.).

Dieta za czas pobytu w podróży służbowej poza granicami kraju jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i na inne drobne wydatki (§ 4 ust. 1 r.w.w.u.n.). Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do r.w.w.u.n. Dieta przysługuje bowiem w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży (§ 4 ust. 3 r.w.w.u.n.).

Za niepełną dobę podróży, tj. do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety.

Nie w każdej sytuacji pracownikowi będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości. Przepisy r.w.w.u.n. przewidują w ściśle określonych sytuacjach kilka wyjątków w tym zakresie. Pracownikom, którzy:
otrzymują za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie wliczane jest w cenę karty okrętowej (promowej) - przysługuje 25% diety,
otrzymują za granicą częściowe wyżywienie - przysługuje odpowiednio na:
śniadanie - 15% diety,
obiad - 30% diety,
kolację - 30% diety,
inne wydatki - 25% diety.

Zgodnie z § 3 r.w.w.u.n. czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

Jeżeli pracownik przebywał w zagranicznej podróży służbowej (licząc od momentu przekroczenia granicy) mniej niż 8 godzin - nie otrzyma diety w pełnej wysokości. Pracownik otrzymał częściowe wyżywienie - bezpłatny obiad (całodniowe wyżywienie oznacza śniadanie, obiad i kolację), jednakże z uwagi na fakt, iż podróż służbowa była krótsza niż doba fakt otrzymania bezpłatnego obiadu nie na wpływu na wysokość diety. Oznacza to, iż pracownikowi przysługuje dieta, zgodnie z poniższym schematem:

Obliczenie diety:
czas pobytu za granicą - mniej niż 8 h,
kwota diety za pobyt w Niemczech - 42 euro,
pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
wysokość diet należna pracownikowi - 14 euro tj. 1/3 * 42 euro.