Czy istnieje obowiązek przechowywania próbek artykułów spożywczych?
Czy zamawiający ma obowiązek przechowywać próbki artykułów spożywczych przez 4 lata od daty zakończenia postępowania? Jak przechowywać te próbki, skoro ulegają zepsuciu?
Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.
Zgodnie z art. 96 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) - dalej p.z.p., załącznikami do protokołu są między innymi oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców. Z kolei w myśl art. 97 ust. 1 p.z.p. zamawiający ma obowiązek przechowywać protokół z postępowania przez okres 4 lat od jego zakończenia.
Możliwość żądania przez zamawiającego próbek oferowanego towaru wynika z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. poz. 231). Wobec powyższego umiejscowienie próbek we wskazanym rozporządzeniu powoduje, że są one traktowane jako dokument będący załącznikiem do protokołu i według literalnych zapisów p.z.p. próbki te, powinny zostać przechowane wraz z protokołem przez cały wymagany przepisami okres.
Biorąc jednak pod uwagę że próbki artykułów spożywczych służą do oceny produktu przede wszystkim pod kątem smakowym, więc podlegają degustacji a pozostałe ulegają zepsuciu, wskazane w przepisach p.z.p. wymogi stają się w tym przypadku nierealne. Dlatego też, w ocenie autora, artykuły spożywcze ulegające zepsuciu, które stanowiły próbki w postępowaniu, powinny zostać sfotografowane oraz opisane i w ten sposób załączone jako dokument do protokołu. Można też sporządzić materiał filmowy z badania i oceny próbek, który również będzie stanowił załącznik do protokołu.
Zamawiający może dodatkowo sporządzić notatkę wyjaśniającą, dlaczego nie załączył oryginalnych próbek artykułów spożywczych. Takie działanie, w ocenie autora, będzie najrozsądniejszym rozwiązaniem w świetle obowiązujących przepisów p.z.p. oraz rodzaju wymaganych próbek.
Autor: Marta Mikulska-Nawacka, współpracuje z programem LEX Zamówienia Publiczne
