Nie można także zapominać, iż w niektórych spółdzielniach funkcjonują także organy inne niż przewidziane ustawami spółdzielczymi, w obradach których nierzadko uczestniczyć może kilkudziesięciu lub nawet kilkuset członków. Obowiązujące restrykcje uniemożliwiają zwołanie posiedzeń tychże organów, jednakże nie zawierają uniwersalnej recepty jak w czasie pandemii mają zostać podjęte decyzje nie cierpiące zwłoki.

 

Ustawy związane z COVID-19 dają pewne możliwości

Polskie władze dostrzegły problem związany z niemożnością zwołania posiedzeń organów spółdzielni i wprowadziły w tej mierze odpowiednie regulacje. W szczególności wskazano, że obowiązkowe doroczne walne zgromadzenia członków w spółdzielniach mogą odbyć się w terminie 6 tygodni od ustania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Takie unormowanie nie rozwiązuje jednak problemów związanych z koniecznością pozyskania uchwał wyrażających zgodę na określone działania jakie ma podjąć zarząd (np. w zakresie zbywania nieruchomości).  W szczególności, problemy mogą pojawić się jeżeli istnieje konieczność podjęcia natychmiastowych zadań, jednakże z uwagi na ich rodzaj niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie zgody innych organów spółdzielni wyrażonych w formie uchwały. Ustawy wydane w związku z epidemią pozwalają jednak na pozyskanie takich uchwał w zgodzie z obowiązującymi restrykcjami.

Czytaj w LEX: Posiedzenie zarządu, rady nadzorczej w spółkach i spółdzielniach oraz zebranie organów właścicielskich w spółkach i walne zgromadzenie w izbach gospodarczych a koronawirus >

 

Może być zdalnie lub pisemnie 

Ustawodawca umożliwia podjęcie przez Walne Zgromadzenie uchwał w drodze pisemnej. Ustawą z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 wprowadzono do art. 36 ustawy Prawo Spółdzielcze dodatkowe paragrafy 9-13. Na mocy tych przepisów możliwe jest aby zarząd lub rada nadzorcza spółdzielni zarządzili podjęcie określonej uchwały przez walne zgromadzenie w trybie głosowania pisemnego. Jej podjęcie możliwe jest w razie zawiadomienia wszystkich członków spółdzielni o zamiarze podjęcia uchwały w ten sposób. Regulacja ta może być również stosowana w przypadku zebrania przedstawicieli członków na mocy art. 37 § 2 Prawa spółdzielczego. Warto zauważyć, że nowa regulacja umożliwia podejmowanie uchwał tą drogą nawet w razie gdyby zapisy statutowe tego zabraniały.

Sprawdź w LEX: Jaki status prawny ma prezes zarządu banku spółdzielczego, który rozwiązał z bankiem umowę o pracę za wypowiedzeniem, ale nie został odwołany uchwałą rady nadzorczej?  >

Niejasna regulacja dotycząca głosowania

Nowa regulacja zamieszczona w Prawie spółdzielczym jest skąpa i budzi wiele wątpliwości. W szczególności chodzi tutaj o prawa członków związane z obradami walnego zgromadzenia np. uprawnieniem do składania członkowskich projektów uchwał oraz poprawek do uchwał zgłoszonych przez organa spółdzielni. Wydaje się jednak, że treść przepisów art. 36 § 9-13 – jako regulacji szczególnych przewidzianych na czas epidemii – pozwala na przeprowadzenie głosowania pisemnego bez rozbudowanych czynności przygotowawczych przewidzianych np. w ustawie o spółdzielniach mieszkaniowych. Ustawa mówi bowiem o zarządzeniu głosowania nad określoną uchwałą, a nie przeprowadzeniu pełnych obrad walnego zgromadzenia. Nie są zatem konieczne czynności polegające na przygotowaniu porządku obrad, umożliwieniu złożenia projektów uchwał. Te są bowiem zastępowane przed zarządzenie rady nadzorczej lub zarządu.

 


Przepisy o głosowaniu pisemnym w spółdzielniach mieszkaniowych

Po wejściu w życie przepisów umożliwiających podjęcie uchwał w drodze głosowania pisemnego lub w drodze środków porozumiewania się na odległość pojawiło się stanowisko Ministerstwa Sprawiedliwości, jakoby tryb ten był niedostępny dla spółdzielni mieszkaniowych. Ministerstwo uzasadnia swoje stanowisko odrębną regulacją trybu organizacji i zwoływania walnego zgromadzenia spółdzielni mieszkaniowej w art. 83 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Ministerstwo wyjaśniając swój pogląd powołuje się na art. 1 ust. 7 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Przepis ten stanowi, że normy Prawa spółdzielczego stosuje się do spółdzielni mieszkaniowych tylko tam, gdzie ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych nie zawiera własnego unormowania określonego zagadnienia. 

Wydaje się, że jest to pogląd błędny. W pierwszej bowiem kolejności wskazać trzeba, że nowe przepisy zostały umiejscowione w art. 36 Prawa spółdzielczego, który nie dotyczy zwoływania walnego zgromadzenia lecz określa jego pozycję wśród organów spółdzielni. Przepisem ogólnym – którego zastosowanie wyłączają przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych – regulującym tryb zwołania walnego zgromadzenia jest art. 39 Prawa spółdzielczego. Regulacja walnego zgromadzenia w ustawie o spółdzielniach mieszkaniowych jest jednak szczątkowa i nie jest w stanie funkcjonować samodzielnie bez przepisów zamieszczonych w prawie spółdzielczym. Przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych dotyczą bowiem tylko i wyłącznie trybu jej zwoływania i uprawnień członków w zakresie przygotowania obrad walnego zgromadzenia.

Wskazać trzeba także, że § 9-13 art. 36 Prawa spółdzielczego nie przewidują zwołania walnego zgromadzenia lecz podjęcie określonej uchwały na piśmie. W przypadku wykorzystania tychże przepisów tryb zwoływania walnego zgromadzenia – przewidziany w art. 83 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych – w ogóle nie jest aktywowany. Unormowanie art. 83 dotyczy innej materii niż nowe przepisy art. 36 § 9-13 i w konsekwencji przepis ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych nie ma wpływu na zastosowanie nowych przepisów prawa spółdzielczego o podejmowaniu uchwał w drodze głosowania pisemnego.

Przede wszystkim jednak ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych nie zawiera przepisów szczególnych przewidzianych na okres stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Unormowania w tym zakresie zamieszczono jedynie w ustawie Prawo spółdzielcze. Gdyby racjonalny ustawodawca rzeczywiście – jak twierdzi się w stanowisku Ministerstwa Sprawiedliwości -  pragnął wyłączyć zastosowanie przepisów art. 36 § 9-13 do spółdzielni mieszkaniowych winien był wprowadzić wyraźne uregulowanie w tej mierze.

Tym samym uznać należy, że w stanie epidemii lub zagrożenia epidemicznego także spółdzielnie mieszkaniowe mogą doprowadzić do podjęcia uchwały przez walne zgromadzenie w drodze głosowania pisemnego bez formalnego zwoływania obrad wyżej powołanego organu.

Czytaj w LEX: Łączenie spółdzielni mieszkaniowych >

 

Posiedzenia rad nadzorczych i zarządów

Także rady nadzorcze i zarządy spółdzielni mogą podejmować uchwały w trybie głosowania pisemnego lub przy użyciu środków porozumiewania się na odległość. Odbycie posiedzenia lub podjęcie uchwał tą drogą może nastąpić na wniosek każdego z członków tych organów. Wniosek powinien zawierać porządek obrad lub projekt uchwały jaka miałby zostać podjęta. Pewne trudności budzi dochowanie wymogów głosowania tajnego. W tym przypadku może być konieczne skorzystanie z specjalistycznych systemów umożliwiających podejmowanie uchwał w takim trybie.

 

Organy statutowe

W wielu spółdzielniach – w szczególności zrzeszających dużą liczbę członków – funkcjonują organy nie wymienione w ustawach spółdzielczych i znajdujące umocowanie do swojego działania w statucie. Część statutów spółdzielni wymaga zgody takich organów na podjęcie określonych czynności. Przykładowo można wskazać tutaj np. zebrania osiedlowe pełniące funkcję „lokalnych” walnych zgromadzeń a nierzadko posiadających kompetencję do współdecydowania o inwestycjach w danej części spółdzielni. W czasie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego także te organy mogą podejmować uchwały w drodze głosowania pisemnego lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zgodnie bowiem z art. 35 § 3 Prawa spółdzielczego do takich organów stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące rady nadzorczej i zarządu. Stosowanie to jest odpowiednie i przy organizacji posiedzenia lub podjęcia uchwały przez taki organ możliwe jest dokonywanie stosownych modyfikacji umożliwiających podjęcie przez ten organ decyzji koniecznej dla sprawnego funkcjonowania spółdzielni.

W czasie zagrożenia pandemią proces decyzyjny w podmiotach o charakterze spółdzielczym nie musi być zawieszony. Ustawodawca przewidział bowiem tryb pozwalający na podjęcie uchwał umożliwiających prowadzenie przez spółdzielnie działalności, dla których inicjacji konieczna jest zgoda właściwego organu.