Zniszczenie nagrania rozprawy po uprawomocnieniu wyroku

Przez 20 lat przechowywać się będzie elektroniczne tytuły wykonawcze oraz akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Przez 5 lat archiwizuje się dokumenty z ich pomocniczego zbioru.

Gotowy już jest projekt rozporządzenia ministra sprawiedliwości zmieniający rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych. Ma on na celu dostosowanie rozporządzenia już obowiązującego do przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, które powodują konieczność prowadzenia akt elektronicznych oraz ksiąg i urządzeń teleinformatycznych.
Zasadnicza zmiana dotyczy dodania do rozporządzenia nowego rozdziału 7a, noszącego tytuł „Okresy przechowywania akt spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz elektronicznych tytułów wykonawczych''. Przepisy dotyczące elektronicznego postępowania upominawczego nie regulują problematyki archiwizacji akt sądowych prowadzonych w systemie teleinformatycznym, zaś przepisy rozporządzenia w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych dotyczą jedynie archiwizacji akt na nośniku papierowym.

Tytuły wykonawcze przechowuje się 20 lat
Do kategorii A zalicza się elektroniczne tytuły wykonawcze, o których mowa w przepisach
wydanych na podstawie ad. 783 § 5 kpc, zaś do kategorii B zalicza się dokumenty z pomocniczego zbioru, o którym mowa w regulaminie urzędowania sądów.
Przez 20 lat przechowuje się elektroniczne tytuły wykonawcze oraz akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Przez okres 5 lat przechowuje się dokumenty z ich pomocniczego zbioru, z wyjątkiem potwierdzeń odbioru.
Projekt rozporządzenia przewiduje, że księgi i urządzenia ewidencyjne prowadzone są w systemie teleinformatycznym, a przechowuje się je z metadanymi, w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość ich wyodrębnienia. Metadane zostały wcześniej określone w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Należy do nich np. tytuł, twórca, data, identyfikator, uprawnienia, opis, język itd.

Zniszczenie protokołu elektronicznego
Jeżeli sporządzono protokół za pomocą urządzenia rejestrującego obraz i dźwięk, to dopuszcza się zniszczenie zapisu obrazu bez zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, po uprawomocnieniu się orzeczenia sądu kończącego postępowanie w sprawie. W przypadku sprawy, w której przysługuje skarga kasacyjna, zniszczenie może nastąpić po upływie terminu do jej wniesienia, a w razie złożenia skargi, po zakończeniu postępowania wywołanego jej wniesieniem. W takim przypadku pozostawia się w systemie teleinformatycznym wyłącznie zapis dźwięku. Jeśli planuje się zniszczenie zapisu obrazu, należy to zrobić zgodnie z procedurą opisaną w § 27 rozporządzenia. Umożliwienie wcześniejszego zniszczenia zapisu obrazu niż zapisu dźwięku pozwoli na zmniejszenie kosztów przechowywania protokołu elektronicznego.
Planuje się, że rozporządzenie wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia