Pilotaż trwać będzie trzy miesiące, po czym zostanie wprowadzony we wszystkich 318 sądach rejonowych, 45 okręgowych i 11 apelacyjnych w Polsce. Niezależnie, czy system się sprawdzi i czy wymagać będzie zmian. Jak zapewnił minister sprawiedliwości "musimy działać szybko".

System  losuje i przydziela
Każdego dnia pracownicy sekretariatów będą ręcznie wprowadzać dane  o sprawach ( sygnatura, rodzaj sprawy). o godzinach pracy sądu, o tej samej porze w całym kraju, automatycznie rozpocznie się losowanie - wyjaśniał na konferencji prasowej 16 października br. wiceminister Michał Woś.
System losowy kolejno zajmie się każdym wydziałem i dokona podziału spraw, co ma trwać zaledwie kilka sekund. Następnego dnia wynik z raportu o przydzieleniu sędziego do danej sprawy, zostanie wydrukowany i włożony do akt.
Algorytm jest tak opracowany, że uwzględnia urlopy sędziów, zwolnienia chorobowe, liczbę spraw w referacie oraz co istotne - wagę i trudność problemu - zapewnił min. Woś. - Część spraw - w tym apelacje wymagają składu trzech sędziów co system losowego przydziału również bierze pod uwagę.
System zachowuje dotychczasową specjalizację sędziów oraz sekcje i wydziały w sądach - dodaje wiceminister Łukasz Piebiak. - Nie będzie możliwe, że sędzia cywilny dostanie sprawę karną, a także, że sędzia specjalizujący się w prawie spółdzielczym otrzyma sprawę rozwodową.
System uwzględnia funkcje sędziowskie np. przewodniczącego wydziału, liczbę stron i świadków do przesłuchania.

Wyjątki od systemu
Do wyjątków należeć będą sprawy opiekuńcze, gdyż zachowany zostanie odział terytorialny czynności.  Sędzia zna lepiej rodziny i podejmuje stałą współpracę z kuratorem.
Wyjątkiem będą sędziowie na dyżurach aresztowych. Specyfika tych czynności wymaga natychmiastowych decyzji. Prokurator ma tylko 72 godziny na wystąpienie o ttymczasowe aresztowanie.

Koszty jeszcze nie znane
Administracja systemu będzie znajdowała się w  Sądzie Apelacyjnym w Gdańsku i informatyk tego sądu będzie jego administratorem. Zaznaczył, że administrator ma ograniczone uprawnienia, a jego zadaniem będzie m.in. sprawdzanie, czy system funkcjonuje sprawnie.
Minister Zbigniew Ziobro mówił, że zdarzały się incydenty ustawiania spraw, według sędziego, jednak nie podał  w których sądach tak się działo. Nie podano też kosztów inwestycji i wdrożenia systemu informatycznego opartego na losowaniu. Nie podano ile Ministerstwo Sprawiedliwości wyda na bieżącą obsługę losowania.

Sekretariaty też dostaną jeden program

- Obecnie w sądach funkcjonują trzy różne systemy informatyczne, wytwarzane przez podmioty komercyjne  - powiedział Michał Woś.- Ale my chcemy to zmienić - dodał.

Ministerstwo Sprawiedliwości podjęło intensywne prace, w celu przygotowywania powszechnego systemu, który ujmie w całość wszystkie funkcje trzech programów informatycznych. Korzystanie z różnych systemów jest rozwiązaniem dużo droższym.

Nowy system przyjmowania pism, ich rejestracji i archiwizowania będzie gwarantował wysoką jakość i bezpieczeństwo, profesjonalną obsługę sędziom i poczucie jasności komunikatów dla wszystkich stron - powiedział min. Ziobro.