Chodzi o zmianę par. 24b rozporządzenia w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia. Obecnie zakłada on, że system teleinformatyczny, określony w przepisach kodeksu postępowania cywilnego spełnia funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytułów wykonawczych obejmujących orzeczenia wydane w tym postępowaniu. MS chce by brzmiał: system teleinformatyczny obsługujący postępowanie sądowe spełnia funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw prowadzonych w tym systemie oraz tytułów wykonawczych obejmujących orzeczenia wydane w postępowaniach prowadzonych w tym systemie.

Czytaj: Skarga nadzwyczajna topi sądowe archiwa>>
 

Idą zmiany, czas na rozszerzenie e-archiwum

Ministerstwo uzasadnia projektowaną zmianę rozporządzenia tym, że dotychczasowy przepis odnosi się tylko do akt spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytułów wykonawczych obejmujących orzeczenia wydane w tym postępowaniu. 

Zobacz procedurę w LEX: Wszczęcie postępowania w elektronicznym postępowaniu upominawczym >

- Ze względu na coraz szersze wykorzystywanie systemu teleinformatycznego do prowadzenia akt spraw, należało zmienić dotychczasowe brzmienie ww. przepisu tak aby odnosił się on nie tylko do akt spraw prowadzonych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytułów wykonawczych obejmujących orzeczenia wydane w tym postępowaniu, ale obejmował również akta spraw prowadzonych w innych postępowaniach oraz tytuły wykonawcze obejmujące orzeczenia w nich wydane - wskazuje resort.

I przypomina, że 1 lipca 2021 r. wejdzie w życie ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy Krajowy Rejestr Sądowy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 398) oraz ustawa z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz.U. z 2019 r. poz. 55, z późn. zm.). 

- Zgodnie z zawartymi w nich przepisami, akta podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz akta postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych, prowadzone będą w systemie teleinformatycznym. W związku z powyższym konieczna jest zmiana rozporządzenia poprzez wprowadzenie regulacji, które będą odnosiły się do akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym, obsługującym również te postępowania - uzasadniono. 

Zobacz procedurę w LEX: Wniesienie sprzeciwu od nakazu zapłaty wydanego w elektronicznym postępowaniu upominawczym >

Projektodawca przyznaje przy tym, że zdecydowano się na wprowadzenie ogólnego odniesienia do systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe "w związku z brakiem możliwości jednoznacznego określenia relacji systemu teleinformatycznego, o którym mowa w k.p.c i systemu teleinformatycznego wskazanego w - oczekującym na wejście w życie - art. 53 par. 1a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych". 

Zobacz procedurę w LEX: Nadanie klauzuli wykonalności orzeczeniu sądowemu wydanemu w elektronicznym postępowaniu upominawczym >

 

A tymczasem sądy toną w papierze

W Polsce jest 377 sądów, zgodnie ze statystykami Krajowego Niezależnego Samorządnego Związku Zawodowego Ad Rem archiwa najmniejszych mają około 1000 metrów bieżących akt, a największe międzyzakładowe archiwa sądowe mają nawet ponad 20 tys. metrów bieżących akt. Przeciętny sąd rejonowy przechowuje około 5000 metrów bieżących akt. Zakładając przeciętną ilość dokumentacji w każdym archiwum sądowym na 5000 metrów bieżących wychodzi - 1 885 000 metrów bieżących w skali kraju. A co roku do polskich sądów wpływa ok. 14-16 mln spraw.

Sytuację zdecydowanie utrudniała skarga nadzwyczajna, bo jednym z jej skutków jest wstrzymanie możliwości brakowania (niszczenia) akt sądowych po upływie okresu ich przechowywania, w sprawach które uprawomocniły się po 17 października 1997 r.

Zobacz procedurę w LEX: Wniesienie skargi nadzwyczajnej od orzeczenia sądu powszechnego w sprawie cywilnej >

-  Zazwyczaj zakłada się dla nich osobne akta, które po zakończeniu należy oczywiście przechowywać. Czyli zablokowanie niszczenia dokumentacji przez 5 lat daje nam w skali kraju około 75 mln dodatkowych akt, które należy gdzieś przechować.  W chwili obecnej niszczone są akta spraw sprzed 1997 r., bo taka jest granica wnoszenia skargi nadzwyczajnej. Nie możemy natomiast niszczyć akt sprawy karnych i cywilnych z ostatnich 20 lat. Skarga nadzwyczajna nie dotyczy też spraw wykroczeniowych - czyli w tym zakresie nie ma problemu, ale tych akt jest mało w porównaniu z tym co zostaje. Obrazowo - w tym roku, w naszym sądzie zniszczymy 75 metrów bieżących akt, a zbierzemy z wydziałów... 500 - mówi jeden z archiwistów.  

Do tego - jak dodaje - dochodzą braki kadrowe, cięcia także w archiwach. - Bywa, że musimy wybierać co jest ważniejsze, dla mnie najważniejsze jest wypożyczenie akt, które są potrzebne do bieżącej sprawy, a potem schowanie ich na regał. Na drugim jest przyjmowanie dokumentacji, na trzecim niszczenie, na resztę zazwyczaj nikomu z nas nie starcza czasu - wskazuje.

Czytaj: MS chce ułatwić digitalizację i przechowywanie akt komorniczych>>

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.