WSPÓŁPRACA Z KLIENTEM – 15 prostych, „złotych” rad według Beaty Niemczuk:
1. Dbaj o swoich aktualnych klientów. Pozyskanie nowego klienta jest i wiele bardziej kosztowne i trwa dłużej niż otrzymanie dodatkowej pracy od swojego aktualnego klienta.
2. Poświęcaj swój czas i wysiłek na poznanie działalności i branż swoich klientów.
3. W relacjach z klientami bądź czujny, także w kontekście zdarzeń biznesowych, nie tylko prawnych. Bądź proaktywny, godny zaufania, dbaj o interesy klienta.
4. Buduj kontakty i relacje także z potencjalnymi klientami. Bądź aktywny w środowisku biznesowym, bywaj na spotkaniach biznesowych. To, czego się dowiesz, będziesz być może mógł wykorzystać dla swoich klientów. Może poznasz potencjalnych klientów.
5. Bądź dyspozycyjny. Szybko reaguj na próbę kontaktu klienta z tobą. Nie odkładaj tego kontaktu w czasie, a zniwelujesz niecierpliwość i irytację klienta.
6. Przygotowując dla klienta opinie prawne, posługuj się prostym i zwięzłym językiem, który jest zrozumiały dla klienta. Szczególną uwagę zwracaj na wnioski, które powinny być jednoznaczne. Bierz pod uwagę, kim jest odbiorca po stronie klienta – prawnik czy nie-prawnik. Opinie przygotowywane dla kadry zarządzającej powinny być absolutnie zwięzłe i proste. Nie prowadź dyskusji na temat litery prawa i jego interpretacji. Klient doceni twoją konkretność.
7. Przyjmując zlecenie od klienta, upewnij się, że wiesz, czego dotyczy zlecenie i jakie są oczekiwania klienta. Klienci nie mają czasu i irytują się, gdy prawnicy powracają do nich z dodatkowymi pytaniami, które powinni byli zadać w momencie przyjęcia zlecenia.
8. Jeżeli to ty przedstawiasz klientowi opinię w danej sprawie, nad którą ty sam nie pracowałeś, tylko twoi współpracownicy, upewnij się, że dogłębnie znasz sprawę klienta. Największą kompromitacją są sytuacje, gdy klient widzi, że prawnik nie ma pojęcia o jego zleceniu.
9. Prowadź klienta za rękę i „pilnuj go” - czy dokumenty, które klient podpisuje są ostatecznymi wersjami, czy też roboczymi projektami. Ty sam także sprawdzaj wszystko dokładnie przed przekazaniem klientowi. Zasada „czterech oczu” - sprawdzenia wszystkiego przez dwie osoby z pewnością pomoże.
10. Szata graficzna wszystkich dokumentów, które przekazujesz klientowi także ma znaczenie. Może kreować silny wizerunek profesjonalnej organizacji albo... . Zwracaj więc uwagę nawet na ten z pozoru błahy aspekt.
11. Bądź otwarty w stosunku do klienta i natychmiast informuj go o ewentualnych utrudnieniach związanych z wykonaniem zlecenia. Np. o możliwości opóźnienia z przedstawieniem opinii w danej sprawie.
12. Działaj terminowo. Nie traktuj terminu wykonania zlecenia w kontekście 24 godzin. Klient rozumie termin, „do końca dnia” jako do końca godzin jego pracy, czyli najczęściej godz. 17.00. Nie zaś do godz. 23.00 czy 24.00 tego samego dnia. Jeśli jest to możliwe, przekazuj klientowi sprawy przed umówionym terminem. Z pewnością będzie to docenione.
13. W przypadku doradztwa przy projektach realizowanych w dłuższym okresie, informuj klienta na bieżąco o statusie realizowanych przez ciebie czynnościach. Pamiętanie o komunikacji z klientem jest kluczowe. Później gdy wystawisz fakturę, klient nie będzie zaskoczony.
14. Pracując z klientem przede wszystkim zrozum odpowiedzialności i cele, jakie stawia twojemu klientowi jego organizacja (budżet, strategia firmy, prezes i członkowie zarządu). Często twój klient działa pomiędzy oczekiwaniami swoich przełożonych a tobą.
15. Pośród wszystkich zawodów w sektorze usług profesjonalnych, relacja z prawnikiem jest najbardziej osobista.
Kolejne warsztaty:
1 grudnia: Kraków
4 grudnia: Łódź
9 grudnia: Wrocław
Liczba miejsc ograniczona, decyduje kolejność zgłoszeń.
Rejestracja:
www.lex.com.pl/?cmd=formularz_kancelaria_warsztaty