W aptece co miesiąc sporządzane są protokoły leków przeterminowanych. Leki te są składane w osobnym pomieszczeniu. Ze względu na odrębne przepisy (prawa farmaceutycznego), leki te nie mogą być sprzedawane, ani w darowane. Do firmy utylizacyjnej są przekazywane raz na rok, czasami po 2 latach.
W którym momencie leki przeterminowane mogą być kosztem podatkowym?
Oczywiście przy zachowaniu przez kierownika apteki staranności, by na bieżąco pilnować terminów ważności leków. Proszę o podanie podstawy prawnej w podatku dochodowym od osób fizycznych
Straty w środkach obrotowych powinny być księgowane na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów stwierdzających powstanie straty zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w dacie stwierdzenia zaistnienia zdarzeń powodujących ich zaistnienie.
W literaturze tematu przyjmuje się, że ujęcie straty w środkach obrotowych firmy (w tym w towarach handlowych) winno być każdorazowo oceniane m.in. z tytułu:
1) rodzaju prowadzonej działalności,
2) okoliczności powstania straty i możliwości jej uniknięcia tzw. "racjonalnego działania",
3) prawidłowości udokumentowania zdarzenia powodującego postanie straty.
W praktyce celem udokumentowania straty w środkach obrotowych sporządza się tzw. protokół strat i o ile pozostałe warunki umożliwiające zaliczenie straty do kosztów uzyskania przychodów zostały spełnione (co zostało zasugerowane w treści pytania) - to wartość zakupu może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
W pytaniu brakuje określenia, jaki rodzaj ksiąg dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych Państwo prowadzicie. Zakładam, iż jest to podatkowa księga przychodów i rozchodów. Otóż, zgodnie z § 13 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) - dalej r.p.k.p.r., za dowody księgowe uważa się także dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 r.p.k.p.r. Jednocześnie przywołane przepisy § 12 ust. 1 i 3 pkt 2 r.p.k.p.r. wskazują, że zapisy w księdze powinny być dokonywane na podstawie prawidłowych i rzetelnych innych dowodów (czytaj m.in. protokoły strat) stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. W mojej ocenie oznacza to, iż prawidłowym postępowaniem będzie księgowanie protokołu strat leków przeterminowanych w momencie (dacie) stwierdzenia ich powstania i sporządzenia prawidłowego dowodu - bez znaczenia pozostaje tutaj fakt późniejszego przekazania do utylizacji. To już w momencie przeterminowania leki te nie mogą być przedmiotem dalszego obrotu gospodarczego i wtedy też powstaje strata w środkach obrotowych z tego tytułu. Przekazanie do firmy utylizacyjnej wygeneruje z czasem dodatkowy koszt w postaci opłaty za utylizację tych towarów, a nie stratę z tytułu ich przeterminowania.
Potwierdzenie powyższego stanowiska odnajdziemy również w wytycznych § 11 ust. 3 r.p.k.p.r., zgodnie z którymi księgę uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W przypadku gdybyśmy księgowali protokoły strat dopiero w momencie przekazania leków do utylizacji, ww. przepisy zostałyby naruszone.
Uwagi
Identycznie sytuacja będzie przedstawiała się u podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Otóż zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dalej u.r., do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapisów tych dokonujemy w oparciu o dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowód księgowy powinien oprócz wszelkich innych niezbędnych danych zawierać także datę dokonania operacji, a gdy został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu (art. 21 ust. 1 pkt 4 u.r.). Ponadto, zgodnie z wytycznymi art. 22 ust. 1 u.r., dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, i kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w art. 21 u.r.
Na zakończenie warto też przytoczyć zapisy art. 24 ust. 1 i 2 u.r. stanowiące, iż księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdza-lnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Powyższe normy, odnośnie samych zasad sporządzania dowodów księgowych, jak i prowadzenia ksiąg rachunkowych, wprost wskazują na księgowanie protokołu strat w środkach obrotowych w momencie faktycznego powstania straty, także gdy jednostka obowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
W którym momencie leki przeterminowane mogą być kosztem podatkowym?
Oczywiście przy zachowaniu przez kierownika apteki staranności, by na bieżąco pilnować terminów ważności leków. Proszę o podanie podstawy prawnej w podatku dochodowym od osób fizycznych
Straty w środkach obrotowych powinny być księgowane na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów stwierdzających powstanie straty zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w dacie stwierdzenia zaistnienia zdarzeń powodujących ich zaistnienie.
W literaturze tematu przyjmuje się, że ujęcie straty w środkach obrotowych firmy (w tym w towarach handlowych) winno być każdorazowo oceniane m.in. z tytułu:
1) rodzaju prowadzonej działalności,
2) okoliczności powstania straty i możliwości jej uniknięcia tzw. "racjonalnego działania",
3) prawidłowości udokumentowania zdarzenia powodującego postanie straty.
W praktyce celem udokumentowania straty w środkach obrotowych sporządza się tzw. protokół strat i o ile pozostałe warunki umożliwiające zaliczenie straty do kosztów uzyskania przychodów zostały spełnione (co zostało zasugerowane w treści pytania) - to wartość zakupu może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
W pytaniu brakuje określenia, jaki rodzaj ksiąg dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych Państwo prowadzicie. Zakładam, iż jest to podatkowa księga przychodów i rozchodów. Otóż, zgodnie z § 13 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) - dalej r.p.k.p.r., za dowody księgowe uważa się także dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 r.p.k.p.r. Jednocześnie przywołane przepisy § 12 ust. 1 i 3 pkt 2 r.p.k.p.r. wskazują, że zapisy w księdze powinny być dokonywane na podstawie prawidłowych i rzetelnych innych dowodów (czytaj m.in. protokoły strat) stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. W mojej ocenie oznacza to, iż prawidłowym postępowaniem będzie księgowanie protokołu strat leków przeterminowanych w momencie (dacie) stwierdzenia ich powstania i sporządzenia prawidłowego dowodu - bez znaczenia pozostaje tutaj fakt późniejszego przekazania do utylizacji. To już w momencie przeterminowania leki te nie mogą być przedmiotem dalszego obrotu gospodarczego i wtedy też powstaje strata w środkach obrotowych z tego tytułu. Przekazanie do firmy utylizacyjnej wygeneruje z czasem dodatkowy koszt w postaci opłaty za utylizację tych towarów, a nie stratę z tytułu ich przeterminowania.
Potwierdzenie powyższego stanowiska odnajdziemy również w wytycznych § 11 ust. 3 r.p.k.p.r., zgodnie z którymi księgę uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W przypadku gdybyśmy księgowali protokoły strat dopiero w momencie przekazania leków do utylizacji, ww. przepisy zostałyby naruszone.
Uwagi
Identycznie sytuacja będzie przedstawiała się u podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Otóż zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dalej u.r., do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapisów tych dokonujemy w oparciu o dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowód księgowy powinien oprócz wszelkich innych niezbędnych danych zawierać także datę dokonania operacji, a gdy został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu (art. 21 ust. 1 pkt 4 u.r.). Ponadto, zgodnie z wytycznymi art. 22 ust. 1 u.r., dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, i kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w art. 21 u.r.
Na zakończenie warto też przytoczyć zapisy art. 24 ust. 1 i 2 u.r. stanowiące, iż księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdza-lnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Powyższe normy, odnośnie samych zasad sporządzania dowodów księgowych, jak i prowadzenia ksiąg rachunkowych, wprost wskazują na księgowanie protokołu strat w środkach obrotowych w momencie faktycznego powstania straty, także gdy jednostka obowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych.